NUMÉRISATION des DOCUMENTS Dans la geide.. 6

Numérisation automatique des documents émis par Focus. 6

Numérisation intégrée des factures fournisseurs. 7

Numérisation manuelle des autres documents. 8

ACCES AUX DONNEES NUMERISEES.. 9

Accès à la Geide via le menu Geide. 9

Accès à la Geide via les options standards de Focus. 13

Haut de page

PARAMÉTRAGE DE LA GEIDE

Fiche Société : Onglet paramètres

Les paramétrages de la GEIDE sont à définir dans la fiche Société

Répertoire de base pour l’archivage des PDF :

Saisir le chemin d’accès au répertoire de base pour l’archivage de la GEIDE

L’arborescence de classement sera la suivante :

Dossier GEIDE

Société

Agence

Clients

Affaires

Bon_de_livraison

Devis

Documents_Externes (Voir paramétrage type documents)

Factures_Bons_Livraisons

Factures_Libres

Fournisseurs

Commandes

Consultations

Documents_Externes (Voir paramétrage type documents)

Factures_fournisseurs

Facture scannée obligatoire :

Cocher OUI pour rendre Obligatoire l’affectation d’une Facture scannée lors de la saisie de la facture fournisseur.

Supprimer le Scan après la mise en Geide :

Cochez OUI pour épurer le dossier SCAN au fur et à mesure de la saisie des factures dans Focus.

Localisation des Scans Factures d’achats

Saisir le dossier dans lequel les factures scannées seront stockées avant d’être indexées lors de la saisie des factures dans Focus.

Haut de page

Mise à jour des types de documents

Cette option permet de paramétrer les types de documents à gérer dans la Geide

Ø Les types de documents numérisés en standard dans Focus sont définis sur les lignes grisées

Ø Il est possible d’ajouter d’autres types de documents qui feront l’objet d’une numérisation manuelle.

Pour chaque type de document créé, il est nécessaire d’indiquer,

- Le type de document
- La description du document

- Le nom du « Sous-dossier » dans l’arborescence (voir fiche société)

- Le type de « Tiers concerné » (client ou fournisseur)

CLIC droit pour Ajouter un nouveau type de document à gérer dans la Geide

CLIC Droit pour Valider les modifications

Décocher la zone « Actif » pour ne pas générer les documents dans la GEIDE.

Haut de page

Droits des utilisateurs

Ø Par agence.

Ø Par utilisateur.

Ø Par type de document.

Cliquer sur l’entête de colonne pour classer les lignes selon l’ordre souhaité.

Cocher la case « Autorisé » pour donner les droits sur une agence et un document.

TOUS ............ Permet d’attribuer des droits d’accès à tous les utilisateurs sur l’agence affichée.

AUCUN .......... Permet de supprimer les droits d’accès à tous les utilisateurs sur l’agence affichée

VALIDER ....... Permet de Valider les droits saisis.

Haut de page

NUMÉRISATION des DOCUMENTS Dans la geide

Numérisation automatique des documents émis par Focus

Ø Devis.

Ø Accusé de réception commande client.

Ø Bon de livraison client.

Ø Facture client.

Ø Consultation fournisseur.

Ø Bon de commande fournisseur.

Pour tous ces documents la numérisation est automatique lors de l’édition du document :

Haut de page

Numérisation intégrée des factures fournisseurs

Ø Etape 1 : SCAN des factures reçues dans le dossier paramétré dans la fiche société.

Ø Etape 2 En saisie de facture, association du document PDF scanné,
cette opération peut être obligatoire ou facultative selon le paramétrage défini dans la fiche société.

Cliquer ici afin d’associer la facture saisie au « document facture » préalablement numérisé.

La facture a été associée au document,
Elle est donc intégrée à la GEIDE.

Haut de page

Numérisation manuelle des autres documents

Ø Ajout des documents externes dans le menu « Geide ».

Compléter les informations concernant le document à intégrer dans la Geide.

Accès à la recherche du client et de l’agence par le %

Cliquer ici afin d’ajouter le « document externe » préalablement numérisé.

Cocher la zone pour supprimer le fichier du dossier d’origine lors de la validation

Clic Droit pour VALIDER

Le document externe est alors ajouté dans la GEIDE.

Haut de page

ACCES AUX DONNEES NUMERISEES

Accès à la Geide via le menu Geide

Option : Rechercher les documents

Ø Recherche sur l’agence.

Ø Recherche sur le tiers.

Ø Recherche sur l’affaire (de base ou de regroupement).

Ø Recherche sur la référence du document.

Ø Recherche sur la date du document.

Ø Recherche sur le type de document.

Les documents pourront alors être au choix :

Ø Visualisés

Ø Imprimés

Ø Copiés vers un support externe

Ø Envoyés par E-mail

Affichage des documents correspondant à la sélection précédente

Double Clic sur un document pour le visualiser et/ou l’imprimer

Haut de page

Les documents peuvent être copiés sur un support externe :

Sélectionner les documents avec les touches « MAJ » et « Ctrl » puis cliquer sur la flèche Jaune Bas pour les faire passer dans la deuxième partie de l’écran