Dématérialisation

La dématérialisation : un outil de gestion de documents pour les pros

ARIS, partenaire ABBYY FlexiCapture 12 For Invoices

Depuis 2010, on remarque l’entrée du numérique dans les processus de facturations des entreprises.

En effet, pour 71% des décideurs, la numérisation des factures est une réalité.

Qu’est-ce que c’est ?

La dématérialisation consiste à transformer des documents physiques en fichiers numériques. On peut aussi créer ces documents directement sous forme numérique pour les intégrer à un processus.
Il peut s'agir d'archiver des courriers, des relevés bancaires, … ou de traiter les commandes, les bons de livraison, les factures ou encore les bulletins de salaire.

Il existe deux catégories de dématérialisation :
-  La dématérialisation simple : l’entreprise réalise une copie numérique d’un document et l’archive mais elle conserve son original en version papier.

- La dématérialisation fiscale : le fichier est identifié grâce à une signature numérique et il est envoyé au format numérique. Cette peut permettre de s’affranchir du support papier.

Comment ça marche ?

Pour dématérialiser un document, c’est très simple : il suffit de le scanner et l’indexer, c'est-à-dire transformer l'image du document en texte ou en chiffres utilisables par un logiciel. Les documents créés à partir d'un logiciel (comme les courriers, les factures, …) peuvent être directement insérés dans le processus métier correspondant.

Plusieurs solutions de dématérialisation sont disponibles en ligne. Ce sont des plateformes collaboratives, accessibles par tout ou partie du personnel d’une entreprise.

L'utilisateur se connecte à un serveur distant sur lequel il dispose d'un logiciel d'application qui traite, enregistre ou encore classe les documents envoyés. Dans ce cas, les factures reçues par l'entreprise peuvent ainsi être enregistrées directement dans le logiciel de comptabilité et rapprochées des commandes.

Ce système permet d'automatiser différents pôles de l’entreprise, comme par exemple: la comptabilité, les finances, la gestion des achats (dématérialisation fiscale) ou encore la gestion des ressources humaines.

Quels avantages pour ma structure et moi ?

Si la dématérialisation fiscale est bien encadrée légalement, elle génère plusieurs avantages à l’entreprise et son activité :

- Des économies matérielles : Le premier objectif de cet outil est de réduire la production de documents papiers représentant jusqu’à 3% du chiffre d’affaires dans certaines entreprises!

- Des économies de temps : Elle simplifie les échanges et permet une diminution du temps de ressaisie comptable, des contrôles, mais aussi des rapprochements automatiques avec les bons de commande. Elle permet, de plus, une baisse des délais de traitement.

- Une gestion de l'entreprise facilitée : Avec cette fonction, l’entreprise s’assure d’une sécurisation et d’une traçabilité accrue de ses flux. En plus des certifications d’authenticité, les documents ne s’égarent plus et prennent beaucoup moins de place en termes de stockage.

- Un outil qui s’adapte à votre structure : Plusieurs solutions de dématérialisation sont aujourd’hui disponibles, quelle que soit la taille de votre entreprise et le volume des documents à dématérialiser. La dématérialisation est à la portée de toutes les entreprises y compris les TPE.

- Intégration possible avec les progiciels et logiciels de facturation ARIS

En plus de s’inscrire dans une démarche positive pour le développement durable, c’est une opportunité à long terme pour les entreprises soucieuses d’améliorer leur gestion et voulant faciliter leurs échanges entre leurs différents interlocuteurs (fournisseurs, clients, salariés…).

FOCUS Evolution & FOCUS Web intègrent déjà de nombreuses fonctionnalités permettant de dématérialiser simplement et en toute sécurité, vos documents professionnels.

ARIS partenaire ABBYY FlexiCapture V12 For Invoices
 

Quels aspects législatifs dois-je respecter ?

Les factures électroniques ont une valeur probante et irréfutable aux yeux de la loi : à partir du moment où la législation stricte qui les encadre est respectée, à savoir :

- Certifier l’authenticité de l’origine du document (via une signature électronique ou EDI : Echange de Données Informatiques). Ces techniques sont des clefs de cryptage propres à chaque organisation qui permettent ainsi de les identifier de façon sécurisée.

- Assurer l’intégrité du contenu des factures électroniques. L’export au format numérique doit se faire sans déperdition.

- Rendre pérenne le document (en garantissant sa lisibilité à long terme).

- Avoir l’accord du destinataire. Celui-ci doit être en accord pour la dématérialisation de documents lui étant adressés

Tout savoir sur la législation en vigueur