GEIDE : PARAMETRES

MEMO 1

AFFICHAGE DES DROITS 1

DROITS DES UTILISATEURS 1

TYPE DE DOCUMENTS 1

Ajout type de document. 1

Ajout tampon électronique. 1

définition. 1

Paramétrer. 1

MEMO

AFFICHAGE DES DROITS

Menu Geide/ Paramètres/ Affichage des droits

Cette option permet de visualiser les droits qui ont été attribués dans l’option des droits pour les utilisateurs de la Geide (voir Geide/ Paramètres/ Droits des utilisateurs)

Tri des données par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les entêtes des colonnes.

UTILISATEUR : Affichage du profil utilisateur

NOM : Affichage du nom du profil utilisateur.

AGENCE : Affichage du code de l’agence (voir Société/ Modifier/ Agence).

TYPE DE DOCUMENTS : Affichage des différents types de documents de la GEIDE (voir Geide/ Paramètres/ Type de Documents).

AUTORISE : Affichage du droit ou pas de l’exploitation des types de documents (voir Geide/ Paramètres/ Droits des utilisateurs).

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DROITS DES UTILISATEURS

Menu Geide/ Paramètres/ Droits des Utilisateurs

Cette option permet de définir les droits d’accès des utilisateurs aux documents de la Geide :

Les droits sont attribués selon les critères suivants :

· Par agence.

· Par utilisateur.

· Par type de document.

AGENCE : Choisir le code de l’Agence à paramétrer (voir Société/ Modifier/ Agence), cliquer sur la liste déroulante.

Tri des données par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les entêtes des colonnes.

UTILISATEUR : Affichage du profil utilisateur

NOM : Affichage du nom du profil utilisateur.

DOCUMENT : Nom du document dont l’utilisateur est autorisé à effectuer des recherches.

DOSSIER DE SCANERISATION : Sélectionner, en cliquant sur , le dossier où sont stockés les PDF de ce type de document pour l’utilisateur sélectionné. Ce paramétrage est uniquement utilisé dans le menu Ajouts de la GEIDE.

Cela permet à l’ouverture du programme d’ajout de document, d’afficher l’ensemble des PDF à traiter.

AUTORISE : Cocher ou décocher pour les donner l’accès ou non, sur la recherche des PDF du document sélectionné.

 : Permet d’attribuer des droits d’accès pour tous les utilisateurs sur l’agence sélectionnée sur l’ensemble des documents.

 : Permet de supprimer les droits d’accès pour tous les utilisateurs sur l’agence sélectionnée sur l’ensemble des documents.

 : Permet de sauvegarder les droits mis à jour.

 : Permet de sortir sans valider les mises à jour.

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TYPE DE DOCUMENTS

Menu Geide/ Paramètres/ Type de Documents

Cette option permet d’ajouter des documents non-système, fond vert, afin de classer les PDF ajouter dans la GEIDE dans le dossier voulu. Modifications possibles.

L’ajout de nouveaux documents est également possible.

Les documents systèmes, fond rouge, sont ceux qui sont les plus couramment utilisés et vont permettre les éditions d’être archivées dans la GEIDE. Modifications impossibles.

Menus permettant l’archivage des différents documents système.

Type	Modules	Editions	Commentaire
Clients
DEV	Devis	Edition du devis	Ajouté automatiquement
AFF	Affaire	Edition de l’accusé réception commande	Ajouté automatiquement
BLI	Livraison	Edition du bon de livraison affaire	Ajouté automatiquement
BLL		Edition du bon de livraison libre	Ajouté automatiquement
FAC	Facturation	Edition de la facture libre	Ajouté automatiquement
FBL		Edition de la facture Bon de Livraison	Ajouté automatiquement
FSI		Edition de la facture sur situation	Ajouté automatiquement
FNC	Qualité	Edition de la fiche de non-conformité	Ajouté automatiquement
Fournisseur
CNS	Achats	Edition de la consultation	Ajouté automatiquement
CDE		Edition de la commande fournisseur	Ajouté automatiquement
FFO		Saisie de la facture fournisseurs	Associé le PDF à la saisie de la facture

Les documents non-système sont ceux qui peuvent être ajoutés en fonction de l’activité de votre société.

L’ajout des documents non-système se fait par le biais de l’ajout de documents dans la Geide (menu Geide/ Ajouts/ Ajouter un document externe, Geide/ Ajouts/ Ajouter un certificat matière, Geide/ Ajouts/ Ajouter un document client, Geide/ Ajouts/ Ajouter un document fournisseur), ou par le biais de la piste d’audit fiable.

Type	Modules	Document	Commentaire
Client
COM		Commande client	Ajouté manuellement
EXT		Documents externes	Ajouté manuellement
Fournisseur
CTM		Certificats matières	Ajouté manuellement

TYPE : Codification du document à ajouter dans la GEIDE. Le code est limité à 3 caractères alphanumériques.

DESCRIPTION : Libellé du document à ajouter dans la GEIDE. La description est limitée à 50 caractères alphanumériques.

SOUS-DOSSIER : Nom du dossier ou seront archivés les PDF du document dans le répertoire déterminé ou tous les documents de la GEIDE sont stockés (Voir les paramètres système de la société).

Par défaut, il reprend la description saisie, à laquelle les espaces sont remplacés par des tirets du bas (underscores _). Modifications possibles, Le sous-dossier est limité à 50 caractères alphanumériques.

TYPE DE TIERS : Sélectionner le type de tiers (Client ou Fournisseur) auquel le document est requis.

DOSSIER DE SCANERISATION : Sélectionner, en cliquant sur , le dossier où sont stockés les PDF de ce type de document. Ce paramétrage est uniquement utilisé dans le menu Ajouts de la GEIDE.

Cela permet à l’ouverture du programme d’ajout de document, d’afficher l’ensemble des PDF à traiter.

ACTIF : Permet d’activer ou de désactiver les documents à mettre dans la GEIDE.

INDICE : Cette colonne s’affiche lorsque le paramètre de la gestion des indices dans la GEIDE est activé (voir les Paramètres Généraux de la société).

L’indice apparait uniquement sur les documents fournisseurs ajoutés manuelle.

La fonction de l’indice permet d’avoir une racine commune du n° de document ajouté dans la GEIDE suivi d’un chiffre s’agrémentant automatiquement qui représente le n° de l’indice.

Ajout type de document

L’ajout et/ ou la suppression d’un type de document se fait via le menu contextuel.

Ajout tampon électronique

Le tampon électronique est accessible via le menu contextuel pour création ou pour suppression.

définition

Un tampon électronique permet d’ajouter directement sur un document PDF des informations internes sans pour cela imprimer le PDF, puis de scanner de nouveau le document pour créer un nouveau PDF.

Le tampon électronique peut être créé au niveau du document ou au niveau de l’utilisateur.

Lorsque les deux tampons électroniques existent, c’est celui de l’utilisateur qui est pris en compte dans l’ajout des documents dans la GEIDE.

Le tampon électronique n’est utilisable que dans les Ajouts de documents, à savoir :

- L’ajout des certificats matière

- L’ajout des factures fournisseur

- L’ajout des documents fournisseur

- L’ajout des commandes client

- L’ajout des documents client

Exemple tampon électronique certificats matière	Exemple tampon électronique facture fournisseur

Paramétrer

Ecran de paramétrage du tampon électronique

Par défaut, tous les champs sont cochés à la création d’un tampon électronique.

Permet de mettre en forme les différents champs du tampon électronique (couleur, police, taille).

Liste des champs possible à intégrer dans le tampon électronique.

Cocher les champs nécessaires pour le tampon électronique. Ils s’affichent dans la visionneuse du tampon électronique.

Laissez certains champs sans valeur par défaut. Ils seront mis à jour lors de l’ajout du document dans la GEIDE.

Les valeurs par défaut sont limitées à 25 caractères alphanumériques, sauf pour tiers, affaire et agence sont limitées à 8 caractères alphanumériques.

En ce qui concerne commande fournisseur et facture fournisseur, ils sont limités à 30 caractères alphanumériques.

En cliquant sur , possibilité d’incorporer une image (type JPG ou PNG). Cette image peut être un gabarit afin d’insérer des champs ou logo.

Des modèles de gabarits sont disponibles dans le dossier de Focus Evolution (voir le dossier C:\Program Files\Focusevo\tampon).

Visionneuse du tampon électronique permettant de voir le résultat final.

Possibilité d’agrandir, de réduire les champs incorporés, lorsque le curseur est sous la forme , , , .

Possibilité de déplacer les champs incorporés, lorsque le curseur est sous cette forme .

Le nom du champ s’affiche lorsque le curseur est positionné sur le champ.

Permet de zoomer le tampon électronique.

 : Sauvegarder la création, les modifications apportées au tampon électronique.

 : Annuler les modifications apportées au tampon électronique.

 : Mettre à l’état initial les champs du tampon électronique.

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Page Mise à Jour le 28/03/2024