Les renseignements seront repris dans les éditions à caractère commercial (Commande d'achat, Devis client, Facturation client, Bordereau de livraison...).

NOM SOCIETE ABREGE : Saisir le nom de la société (8 caractères alphanumériques). Cette zone permet de structurer l’arborescence de la GEIDE.

Il est nécessaire que le nom saisi soit identique au nom de la société lors du choix de connexion. Ceci afin que la saisie du PU des achats soit opérationnelle dans la réception des commandes fournisseurs. (Voir Paramètres Stocks ).

FORME JURIQUE : Permet de saisir la forme juridique de la société.
Ce code doit exister dans le "Paramétrage / Tables", table CDTITR (recherche en cliquant sur la zone).

RAISON SOCIALE : Saisir la raison sociale de la société (32 caractères alphanumériques).

RAISON SOCIALE COMPLEMENTAIRE : Saisir le complément de la raison sociale (32 caractères alphanumériques).

ADRESSE : Saisir l’adresse de la société (32 caractères alphanumériques)

ADRESSE COMPLEMENTAIRE : Saisir le complément de l’adresse de la société (32 caractères alphanumériques).

CODE POSTAL : Saisir le code postal de la société (10 caractères alphanumériques)

VILLE : Saisir la ville de la société (26 caractères alphanumériques).

PAYS : Permet de saisir le pays où se situe la société.
Ce code doit exister dans le "Paramétrage / Tables", table CDPAYS (recherche en cliquant sur la zone).

LANGUE : Permet de saisir la langue de la société.
Ce code doit exister dans le "Paramétrage / Tables", table CDLANG (recherche en cliquant sur la zone).

DEVISE : Permet de saisir la devise de gestion de la société.
Ce code doit exister dans le menu "Société / Paramétrage / Codes devises" (recherche en cliquant sur la zone).

TELEPHONE : Saisir le numéro de téléphone de la société (24 caractères alphanumériques).

TELECOPIE : Saisir le numéro du fax de la société (24 caractères alphanumériques).

ADRESSE INTERNET : Saisir l’adresse internet de la société (256 caractères alphanumériques). En double cliquant, ouverture d’internet à l’adresse saisie.

ADRESSE EMAIL : Saisir l’adresse mail de la société (50 caractères alphanumériques)

Tous ces renseignements sont pris dans l’entête des éditions de Focus Evolution.

LOGO SOCIETE : Sélectionner l’image correspondant au logo de la société. Ce logo s’affichera sur les écrans tactiles des pointages.

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

SIREN : Saisir le code SIREN de la société

N° ETABLISSEMENT : Saisir le code de l’établissement

LOCALITE DU REGISTRE : Saisir la localité de l’enregistrement des statuts de la société.

CODE NAF : Saisir le code NAF de la société

N° INTRACOMMUNAUTAIRE : Saisir le n° intracommunautaire de la société

CAPITAL SOCIAL : Saisir le capital de la société dans la devise sélectionnée.

ADHERENT CENTRE DE GESTION AGREE : Cocher la case afin que dans l’édition de la facturation client, l’information ‘Adhérent à un Centre de Gestion Agréé, acceptant à ce titre les règlements par chèque.’ soit affichée.

ESCOMPTE ACCEPTE : Cocher la case afin que l’édition de la facturation client, affiche ‘Paiement sous huitaine : escompte accepté’.

Case non cochée, la facturation client affiche la mention suivante :'Aucun escompte ne sera pratiqué en cas de paiement anticipé'.

Tous ces renseignements peuvent pris dans l’entête des éditions de Focus Evolution.

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AGENCES

Dans le cas où la société possède plusieurs établissements, cet onglet permet de saisir les coordonnées de chacun d’entre eux et d’affecter les utilisateurs.

Lorsqu’au moins une agence est renseignée dans la fiche société, le code agence devra être renseigné dans les saisies suivantes :

- Salarié (Facultatif),

- Tiers (Facultatif),

- Machine (Facultatif),

- Projet,

- Devis,

- Affaire,

- Consultations fournisseurs,

- Commandes d’achats.

AJOUTER ou SUPPRIMER une agence :

AGENCE :

Cet écran permet de saisir l'identification de l’agence.

Les coordonnées de l’agence se substitueront à l’adresse de la société lors de la sélection d’une agence.

RAISON SOCIALE : Saisir la raison sociale de la société (32 caractères alphanumériques).

RAISON SOCIALE COMPLEMENTAIRE : Saisir le complément de la raison sociale (32 caractères alphanumériques).

ADRESSE : Saisir l’adresse de la société (32 caractères alphanumériques)

ADRESSE COMPLEMENTAIRE : Saisir le complément de l’adresse de la société (32 caractères alphanumériques).

CODE POSTAL : Saisir le code postal de la société (10 caractères alphanumériques)

VILLE : Saisir la ville de la société (32 caractères alphanumériques).

PAYS : Permet de saisir le pays où se situe la société.
Ce code doit exister dans le "Paramétrage / Tables", table CDPAYS (recherche en cliquant sur la zone).

TELEPHONE : Saisir le numéro de téléphone de la société (24 caractères alphanumériques).

TELECOPIE : Saisir le numéro du fax de la société (24 caractères alphanumériques).

ADRESSE INTERNET : Saisir l’adresse internet de la société (256 caractères alphanumériques). En double cliquant, ouverture d’internet à l’adresse saisie.

N° ETABLISSEMENT : Saisir le code de l’établissement

TYPE D’AGENCE : Sélectionner si l’agence est :

Le siège,

Une agence locale

Une agence régionale

AGENCE DE RATTACHEMENT : Saisir le code l’agence dont elle dépend (8 caractères alphanumériques).

LOCALISATION DES SCANS : Si le module de Geide a été activé : Permet de saisir le dossier dans lequel les documents scannés seront stockées avant d’être indexées lors de la saisie des factures dans Focus. Pour plus d’informations concernant ce module, voir : documentation Générale de la Geide

ARCHIVAGES DES PDF : Si le module de Geide a été activé : Saisir le chemin d’accès au répertoire de base pour l’archivage de la GEIDE, pour plus d’informations concernant ce module, voir : Geide

Si le module Geide n’a pas été activé : Permet de renseigner le chemin d'accès aux éditions au format PDF (Portable Document Format). Les éditions des factures seront directement transformées en PDF dans le répertoire de l’archivage et pouvant être ainsi rééditées.

Envoi d’E-mails

Ces options sont visibles uniquement pour les utilisateurs administrateur de Focus Evolution. Ces paramètres permettent à Focus Evolution d’envoyer certaines éditions vers l’extérieur via les e-mails, de chaque agence, sans passer par votre logiciel de messagerie (Outlook). Ces états sont le devis, l’accusé réception des affaires, les consultations fournisseurs, les commandes d’achats, les bons de livraison clients, les factures clients.

Serveur SMTP : Saisir le nom du serveur SMTP.

Utilisateur SMTP : Saisir le nom de l’utilisateur SMTP.

Mot de passe : Saisir le mot de passe, si nécessaire du serveur SMTP.

Port SMTP : Saisir le port pour l’envoi des e-mails.

Taille max. en pièces jointes (Mo) : Indiquer la taille maxi des pièces jointes par e-mails supportée par votre messagerie.

Mettre l’expéditeur en copie (Coché / décoché) : Permet à l’expéditeur de l’e-mail d’avoir une copie dans sa messagerie en tant que pièce reçue.

Affectation des utilisateurs aux agences

Cette fonctionnalité permet d’affecter les utilisateurs à une ou plusieurs agences afin qu’ils consultent uniquement les données liées à ces agences.

L’affectation se fera lorsque le chargé d’affaire sera renseigné dans le devis et ou l’affaire.

Faire un double-clique sur l’agence souhaitée afin d’afficher la liste des utilisateurs créés (voir Société / Administration des utilisateurs).

USER : Affichage du code de l’utilisateur.

NOM : Affichage du nom de l’utilisateur.

AUTORISE : Cocher la case pour affecter l’utilisateur à l’agence sélectionnée. Décocher la case pour ne pas affecter l’utilisateur à l’agence sélectionnée.

AUTORISE PLANNING : Cocher la case pour affecter l’utilisateur à la mise à jour des affectations des salariés aux affaires de l’agence.

Cliquer sur permet d’affecter tous les utilisateurs à l’agence.

Cliquer sur permet de désaffecter tous les utilisateurs à l’agence.

Cliquer sur permet de valider la saisie de l’affectation des utilisateurs à l’agence.

Cliquer sur permet de quitter l’affectation des utilisateurs.

NB : si le code utilisateur défini dans la gestion des utilisateurs (voir Société / Administration des utilisateurs) est différent du code du chargé d’affaire (voir Société / Paramétrage / Table), il est possible de faire un lien entre ces deux valeurs, via la table AGEN.

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PARAMETRES

Les paramètres sont découpés par modules.

Paramètres Généraux	Devis	Affaire	Livraison
Facturation	Achats	Stocks	Pointages
Fabrication	Suivi Affaire	Paramètres Système

P aramètres Généraux

MODULES SOUS LICENCES

Nomenclature multi niveaux : (Coché / Décoché) : Permet d'opter pour l’utilisation ou non des nomenclatures multi niveaux, en fonction de la clé de licence.

Case Cochée : Permet de saisir une nomenclature à plus de 2 niveaux, ainsi que la gestion des fiches techniques (voir Société / Paramétrage / Fiches Techniques).

Case Non Cochée : Permet de saisir au maximum une nomenclature sur 2 niveaux. Pas de gestion des fiches techniques.

Module GEIDE : (Coché / Décoché) : Permet d’archiver les documents issus de Focus ainsi que les documents externes.

Pour plus d’informations concernant le module GEIDE, (Menu Geide)

FICHIERS DE BASE

Reporter la modification des commentaires des articles réels, articles virtuels et opérations dans la nomenclature des articles virtuels (Oui / Non) :

Ce paramétrage permet de reporter ou non, les commentaires modifiés des articles réels, des virtuels et des opérations dans les articles virtuels qui les utilisent.

Ce report sera effectué uniquement dans le cas où le commentaire dans l’article virtuel n’a jamais été modifié.

Gestion des indices : Cette option permet d’activer la gestion des indices dans les articles réels et virtuels.

Articles réels (Coché / Décoché) : Permet de gérer les indices sur les articles réels uniquement.

Articles virtuels (Coché / Décoché) : Permet de gérer les indices sur les articles virtuels uniquement.

Les indices sont à saisir dans la fiche article, et sont modifiables dans :

Le détail des devis

Le budget de l’affaire

et sont non modifiables dans le détail des articles virtuels.

Fiche Tiers

Les zones SIREN et NIC permettre de définir les règles de paramétrage du SIRET dans la fiche tiers (SIREN + NIC = SIRET).

SIREN Unique : Indiquer si cette zone est obligatoire en saisie.

SIRET Unique : Indiquer si le code SIRET doit être unique par Type de Tiers, (ce paramètre disparait lorsque SIREN unique est coché)
Si oui, 2 clients ne peuvent pas avoir le même Siret, mais un client et un fournisseur, peuvent avoir le même SIRET
Un Client et un fournisseur peuvent avoir le même code SIRET mais un message est affiché pour information.

Gestion des Actions Commerciales : Cette option permet d’ajouter dans les fiches des clients et des prospects les onglets relatifs aux actions commerciales.

Actions commerciales

Historiques actions commerciales

Observation actions commerciales

Edition actions commerciales

Création directe des tiers avec affichage de la liste : Cette option permet de générer la création des tiers créés directement avec une recherche préalable. Si le tiers est inexistant, le code du tiers sera complété avec un suffixe numérique.

Exemple : création du compte client MARTIN sera complété par 01. Si un second client se prénommant MARTIN, aura un suffixe 02.

La zone Autoriser toutes les familles de produits à la création d’un fournisseur (Coché / Décoché) permet, lorsque l’on gère la Qualité, à ce que toutes les familles de produits soient autorisées afin de pourvoir passer des commandes d’achats sans contrôle. Dans la fiche du nouveau fournisseur, les familles seront cochées par défaut avec une date de fin de validité au 31/12/2099. Ces paramètres sont modifiables par la suite. (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers). Il faut que la gestion de la qualité soit activée (voir Gestion Qualité)

Fournisseur TVA Intracommunautaire obligatoire (Coché / Décoché) : Ce paramètre coché rend obligatoire la saisie du n° de la TVA intracommunautaire dans la fiche des fournisseurs (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

Cette information est nécessaire dans la dématérialisation des factures fournisseurs.

SAISIES COMPLEMENTAIRES

Gestion de l'analytique Section (Coché / Décoché) : Permet d'affecter les factures d'achats et de ventes dans les comptes analytiques "SECTION" en plus des imputations dans les comptes analytiques "AFFAIRE". Ces imputations seront utilisées lors de la génération des écritures en comptabilité. Elles n'ont aucun rôle dans le suivi d'affaire de Focus Evolution.

Contrôle de l'analytique Affaire (Coché / Décoché) : Permet de contrôler l'analytique affaire saisie dans la facturation libre.

Case Cochée, contrôle que le numéro d'affaire saisi dans la zone analytique affaire existe dans Focus Evolution.

Case Non Cochée, pas de contrôle de la zone analytique affaire.

Gestion des Fonctions (Coché / Décoché) : Permet d'opter pour la gestion des fonctions dans Focus. Les fonctions permettent d'obtenir un résultat d'affaire plus fin selon par exemple différents stades de fabrication.

Dans ce cas, chaque article (réel ou virtuel) inséré dans une affaire et chaque ligne de dépense (commande, facture, sortie de stock, pointage) devront être affectés à l'affaire et à la fonction concernée

Il est possible de définir une valeur par défaut, valeur qui sera proposée lors des différentes saisies (Voir Paramétrage / Tables), table NMCL (recherche en cliquant sur la zone).

Gestion des Blocs (Coché / Décoché) : Permet d'opter pour la gestion des blocs dans Focus. Les blocs permettent de réaliser un autre découpage de l'affaire différent de celui de la fonction.

Il est possible de définir une valeur par défaut, valeur qui sera proposée lors des différentes saisies (Voir Paramétrage / Tables), table NBLOC (recherche en cliquant sur la zone).

Gestion de la qualité (Coché / Décoché) : Permet d’activer la qualité. Lorsque la qualité est activée, la zone mot de passe s’affiche. Ce mot de passe (10 caractères alphanumériques) validera les articles dans les commandes d’achat non prévu par la qualité. (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes Achats). La zone qualité de l’affaire est obligatoirement à renseigner. Dans la fiche des fournisseurs, accès à l’onglet Qualité afin de paramétrer les familles d’articles auxquelles le fournisseur est habilité à vendre.

Gestion du matériel (Coché / Décoché) : Non Utilisé.

Batch de nuit (Coché / Décoché) : Uniquement pour les profils administrateurs.

Permet d’activer le Batch de nuit (Voir le Batch) qui sert au calcul des statistiques, aux affectations de besoins sur stock et pour les arrêtés d’affaires

Colisage : (Coché / Décoché) : Permet de gérer le colisage des articles livrés générées à partir des BL sur affaire et des BL Libres.

Case Cochée, les articles livrés à partir des BL sur affaire et des BL libres pourront être colisés, à partir du menu Affaire/Livraison/Gestion Colisage. Une nouvelle zone s’affiche dans les BL libres Transporteur (Colisage).

Case Non Cochée, les articles livrés ne pourront pas être colisés.

Gestion montant TTC (Coché / Décoché) : Permet de saisir directement les montants TTC dans les devis, les affaires, la facturation libre, la facturation sur BL. Les montants ainsi saisis recalculeront les montants HT et TVA.

Post-it (Coché / Décoché) : Permet de saisir une information interne dans un Post-it. apparait dans :

Projets

Devis

Affaires

Commandes fournisseurs

Réception commandes fournisseurs

Interrogation du suivi d’affaire

Audit fiable (Coché / Décoché) : Permet de gérer les pistes d’audit fiable. Lorsque l’option est activée, création de nouveaux programmes Société/ Paramétrage/ Audit fiable et Suivi/ Audit fiable synthèse.

Egalement ajout des PAF dans :

Les commandes fournisseurs

Les réceptions fournisseurs

La facturation fournisseur

Ajout d’un nouvel onglet dans les fiches tiers : Document Audit Fiable.

Gestion des interventions (Coché / Décoché) : Permet de gérer les interventions dans Focus Evolution. Lorsque l’option est activée, affichage d’un nouveau module.

Interventions

Création et mise à jour des interventions

Affichage des interventions

Et également, d’une nouvelle zone dans :

- Les devis

- Les affaires.

GEIDE : Gestion automatique des indices des documents fournisseurs (Coché/ Décoché) : Permet que FocusEvo gère un numéro d’indice (-@@) automatiquement avant l’insertion d’un document fournisseur dans la GEIDE. Cet indice s’ajoute dès lors que le duo type de document/ numéro existe déjà dans la GEIDE.

D EVIS

Blocage des devis : (Coché / Décoché) : Ce paramétrage permet de bloquer les devis dépassant un montant maximum.

Case Cochée : Saisir un montant au-delà duquel les devis seront bloqués.

Ces devis devront faire l’objet d’un déblocage pour pouvoir être édités, acceptés ou dupliqués. (Voir Devis / Déblocage des Devis)

Case Non Cochée : Pas de devis bloqués.

Gestion des chapitres dans l’arborescence : (Coché / Décoché) : Cette option permet d’afficher les chapitres des devis dans l’affichage en liste du devis et également dans l’arborescence du devis.

Il permet d’afficher également le total des matières et le total des heures par chapitre (Voir Devis / Création et Mise à jour des Devis)

Chargé d’affaire obligatoire (Coché / Décoché) : Permet de rendre le chargé d’affaire obligatoire dans le devis.

Calcul des marges par multiplication ou division des cœfficients : (Multiplication / Division) : Cette option permet d’indiquer le mode d’application du coefficient de marge dans le calcul du devis (Voir Devis / Création et Mise à Jour des Devis).

Blocage de la saisie des adresses clients (Coché / Décoché) : Permet de verrouiller les coordonnées du client et du maître d’œuvre (Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour des Tiers, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour des Clients, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour Sélective des Tiers, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour Sélective des Clients).

Case Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) ne peuvent pas être modifiées manuellement, mais à partir des adresses complémentaires du client ou du prospect.

Case Non Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) peuvent être modifiées manuellement.

Calcul par défaut de la marge sur : Cette option permet de définir si la marge est calculée par défaut sur le montant HT ou le montant des ventes nettes. Cette information est modifiable dans le devis.

Durée de validité par défaut d’un devis : Exprimé en nombre de semaines, ce délai sera reporté dans l’information ‘ Délai validité des devis créés.

Durée de validité obligatoire : Permet de définir si le délai, la date, l’un ou l’autre, ou aucun des valeurs n’est obligatoire dans la saisie du devis.

La valeur par défaut est « Aucun » pour conserver le fonctionnement actuel de Focus.

Coefficient à appliquer sur : Cette option permet de définir si les coefficients du devis seront calculés sur le chapitre, la ligne budgétaire ou le chapitre + la ligne budgétaire.

Si cette option est modifiée, Les changements ne seront valables que pour les nouveaux devis. Sélectionner, par ailleurs, si cette option doit être :

Affiché et modifié : par les utilisateurs

Affiché : pas de possibilité de modifier le choix par défaut.

Caché : Le coefficient n’est pas visible.

Budget obligatoire : Permet d’interdire la validation d’un devis lorsque l’onglet Détail du devis n’a aucun articles (réels, virtuels) et d’opérations (Voir Devis / Création et Mise à jour des Devis).

Référence obligatoire : Permet de rentre obligatoire la saisie de la référence client du devis (Voir Devis / Création et Mise à jour des Devis).

Coloration des chapitres dans le budget : Permet d’afficher les chapitres colorisés dans l’onglet Détail. La couleur des chapitres est définie dans la table CDCHAP.

Duplication de l’onglet perso de l’affaire vers devis : Permet de dupliquer certaines informations de l’onglet Personnalisation des affaires dans le devis. (Voir Société/ Paramétrage/ Perso : Duplication Affaire en Devis).

A FFAIRE

Paramètres

Contrôle du devis dans l'affaire (Coché / Décoché) : Permet de contrôler le numéro du devis saisi dans l'affaire afin d’ouvrir une fenêtre de recherche.

Case Cochée : contrôle que le numéro du devis saisi dans l'affaire existe dans Focus Evolution.

Case Non Cochée : pas de contrôle du numéro du devis. Permet de saisir un devis non connu dans Focus Evolution.

Mise à jour des affaires complètes (Coché / Décoché) : Permet de modifier le budget de l’affaire soit totalement soit article par article (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires)

Case Cochée : Modification du budget totalement

Case Non Cochée : Modification du budget article par article.

Transfert affaire client sur affaire de stock : (Coché / Décoché) Permet d’activer l’affectation automatique des articles des affaires clients vers des affaires de stock (Voir Affaire / Affectation des lignes d'affaires clients à des affaires de stock.). Cet automatisme est géré par le Batch (Voir le Batch)

Chargé d'affaire obligatoire (Coché / Décoché) : Permet de rendre le chargé d'affaire obligatoire dans l’affaire.

Affichage des affaires : (Liste / Propriété). Affiche par défaut le budget du devis (Voir Devis / Création et Mise à jour des Devis) et de l’affaire (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires) soit en liste, soit en propriété.

Afficher la marge brute dans l’onglet budget : (Coché / Décoché) Permet d’afficher ou non le % de la marge brute sur l'onglet budget des affaires (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires)

Case Cochée : Affichage du pourcentage de marge brute sur l’onglet Budget.

Case Non Cochée : Pas d’affichage du pourcentage de marge brute sur l’onglet Budget.

Case Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) ne peuvent pas être modifiées manuellement, mais à partir des adresses complémentaires du client ou du prospect.

Case Non Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) peuvent être modifiées manuellement.

Budget obligatoire (Coché / Décoché) : Permet d’interdire la validation de l’affaire lorsque l’onglet Budget de l’affaire n’a aucun articles (réels, virtuels) et d’opérations (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires).

Neutralisation du budget : (Coché / Décoché) : Permet d’activer le menu contextuel Neutralisation du budget dans la saisie et mise à jour des affaires (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires), saisie et mise à jour sélective des affaires (Voir Affaire / Création et Mise à jour Sélective des Affaires). Le but de ce menu est de mettre à 0 les prix unitaires des composants des articles virtuels afin de ne pas avoir de budget doublé entre les articles réels, et ces mêmes articles à lancer en fabrication. La neutralisation du budget est permise uniquement sur les articles virtuels de niveau 1.

Case Cochée : menu contextuel Neutralisation du Budget activé.

Case Non Cochée : menu contextuel Neutralisation du Budget non activé.

Référence obligatoire (Coché / Décoché) : Permet de rendre obligatoire la saisie de la référence client de l’affaire (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires).

Autoriser les articles réels et les opérations au niveau 1 des devis et des affaires : (Coché / Décoché) Permet de paramétrer la saisie des éléments du devis (Voir Devis / Création et Mise à jour des Devis) et de l’affaire (Voir Affaire / Création et Mise à jour des Affaires)

Case Cochée : La saisie, d’articles réels, d’opérations et d’articles virtuels, est autorisée dans le devis et dans l’affaire (au niveau 1)

Case Non Cochée : Il est impossible de saisir des articles réels et des opérations au niveau 1 du devis, il est uniquement possible de saisir des articles virtuels.

Gestion multi documents (Coché / Décoché) : Permet de gérer les documents associés (format Crystal Report et Word ou OpenOffice) aux affaires. Lorsque cette option est activée, une zone s’affiche afin de sélectionner une table REGAN (REGAN1, REGAN2, REGAN3, REGAN4 ou REGAN5) afin de déclencher les documents associés en fonction du choix du détail de cette table. Voir Société/ Paramétrage/ Publipostage pour les documents Word ou OpenOffice.

Coloration des chapitres dans le budget : Permet d’afficher les articles colorisés dans l’onglet budget en fonction de la couleur du chapitre auquel l’article est associé. La couleur des chapitres est définie dans la table CDCHAP.

Duplication de l’onglet perso de l’affaire vers devis : Permet de dupliquer certaines informations de l’onglet Personnalisation des devis dans les affaires. (Voir Société/ Paramétrage/ Perso : Duplication Devis en Affaire).

BESOINs SUR AFFAIRE

Génération automatique des besoins (Coché / Décoché) : Permet de générer des besoins à partir des budgets des devis, des affaires.

Case Cochée : il est possible de préciser dans la saisie et mise à jour des articles virtuels si celui-ci génère par défaut des besoins ou non lorsqu'il est utilisé pour une affaire. De même, pour chaque ligne de budget, il est possible de préciser si celle-ci doit générer des besoins.
Les besoins générés à partir du budget reprennent toutes les propriétés de ceux-ci, y compris les commentaires.
Toute modification ultérieure du budget se reportera aussi sur le besoin. Par contre, la modification du besoin ne modifiera pas le budget.

Case Non Cochée : Pas de gestion des besoins dans le budget des devis et des affaires.

Affectation des besoins sur stock : permet d’affecter les besoins sur affaire en priorité sur le stock (Voir schéma de l’affectation).

Total : Affectation du besoin sur affaire si la quantité en stock est supérieure ou égale à la quantité du besoin

Partielle : Affectation du besoin sur affaire jusqu’à hauteur du stock de sécurité saisi dans la fiche article

Non : Pas d’affectation

A partir de feuille de débit : permet de générer les besoins à partir de la saisie de la feuille de débit (voir Affaires/ Feuille de débits/ Feuille de Débits).

Disponibilité des besoins (Validation immédiate / En attente de validation) : Permet de valider directement les besoins ou pas.

Validation immédiate : Les besoins sont directement validés afin de pourvoir soit les consulter, soit les commander, soit les sortir du stock.

En attente de validation : Les besoins sont à valider par l’option ‘Création et mise à jour des besoins’.

Initialiser le fournisseur principal en création de besoins (Coché / Décoché) : Lors de la création d’un besoin, le fournisseur principal de l’article sera renseigné automatiquement si l’option est Cochée. Cette information est modifiable.

Autoriser la modification des lignes affaires dont le besoin est totalement ou partiellement couvert : (Coché / Décoché) : Permet de modifier dans le budget de l’affaire, un article dont son besoin est satisfait partiellement ou totalement.

Case Cochée : Permet la suppression des lignes dont le besoin est déjà entièrement ou partiellement satisfait. Il est également permis de diminuer la quantité d’une ligne sous le seuil des besoins déjà satisfait pour cette ligne.

Case Non Cochée : N’autorise pas la diminution et la suppression d’un article.

Mot de passe (sortie sur stock de sécu) : lorsque le choix de l’affectation des besoins sur stock est Total ou Partiel, ce paramétrage apparaît. Il confirme la sortie des matières puisées dans le stock de sécurité (10 caractères alphanumériques).

Sous-traitance : Permet d’activer des zones supplémentaires ainsi qu’un nouvel onglet dans la fiche des articles réels pour gérer la sous-traitance (ajout d’un ou de plusieurs traitements sur un article dont la pièce est fournie au fournisseur), et d’un nouveau menu dans le module Achats.

BUDGET DEVIS / AFFAIRE

Budget Devis / Affaires (valeur par défaut) : Prix de revient / Prix de vente

Sélectionner pour les devis et les affaires, la valorisation par défaut du budget.

Dans le cas d’un budget exprimé en prix de vente, désirez-vous utiliser le prix de revient comme valeur par défaut si aucun prix de vente n’est renseigné (Coché / Décoché) : Permet d’affecter le prix de revient des articles ou des opérations qui n’ont pas de prix de vente dans un devis ou une affaire dont le budget est valorisé en prix de vente.

DEPENSES SUR AFFAIRE

Valorisation des heures salariés au taux : (du Salarié / de l’Activité)

Cocher le type de valorisation des pointages des salariés internes, soit au taux de l’activité, soit au taux horaire saisi dans la fiche du salarié.

Valorisation des heures intérimaires au taux : (de l’Intérimaire / de l’Activité).

Cocher le type de valorisation des pointages des salariés intérimaires, soit au taux de l’activité, soit au taux horaire de facturation saisi dans la fiche du salarié intérimaire.

Valorisation des heures machines au taux : (de la Machine / de l’Activité).

Cocher le type de valorisation des pointages des machines, soit au taux de la machine, soit au taux de l’activité.

Type de valorisation salariés/ machines : (Activité Simultanée/ Non). :

Cocher activité simultanée, lorsque l’on veut que le pointage machine démarre simultanément avec le pointage salarié. Cocher Non, pour lancer indépendamment le pointage machine de celui du salarié.

Uniquement pour les pointages tactiles.

Valorisation des heures apprentis au taux : (de l’apprenti / de l’Activité).

Non utilisé actuellement

Valorisation du mouvement de stock au prix : au PMP (Prix Moyen Pondéré) / Prix de revient de chaque article.

Cocher le type de valorisation des mouvements de stock, soit au PMP, soit au prix de revient issu de la fiche article.

Valorisation du mvt de stock avec majoration : (Coché / Décoché). Cette option permet de valoriser les mouvements de stocks avec le coefficient saisi dans la table TYPPRO.

Gestion des coefficients horaires (Coché / Décoché). Permet pour les pointages ateliers, de définir des coefficients horaires sur des tranches horaires. Ces coefficients ont pour objectif de permettre une majoration des coûts liés aux pointages, et ce en fonction des heures pendant lesquelles ont été réalisées les activités. (Voir Paramétrage Coefficients Taux Horaire)

Tolérance supportée sur les pointages atelier : (minutes) Saisir un nombre de minutes. Cette zone est à renseigner si l’on opte pour le pointage atelier.

Initialisation des pointages par date : (Journée / Semaine) : Dans la saisie et mise à jour des pointages par date, possibilité de récupérer les données issues du calendrier, salarié par salarié, soit jour par jour, soit toute la semaine. Valeur par défaut avec modification possible.

Autoriser la revalorisation des pointages pour toutes les activités de type heure (Coché / Décoché) : Permet de revaloriser les pointages en heures avec un nouveau taux issu du logiciel de paie.

Uniquement avec la paie Sage ligne 100.

Affectation des salariés

Gestion des étapes : permet d’affecter du personnel sur les étapes des affaires. (Voir Affaires/ Affectation/ Affectation des salariés aux affaires).

L IVRAISON

Gestion des kits : (Coché / Décoché) : Cette option permet de livrer les articles virtuels, tous en livrant partiellement les composants.

Case Cochée : Gere les livraisons complémentaires clients

Case Non Cochée : Ne gère pas les livraisons complémentaires clients

Sortir du stock et du hors stocks les articles livrés (BL sur Affaire) : (Coché / Décoché) : permet lors de la validation d’un BL sur Affaire de passer le mouvement de stock de sortie soit du stock, soit du hors stock. (voir Affaires / Livraisons / Saisie des Bons de Livraison)

Case Cochée : Une fenêtre s’affichera afin de sélectionner l’emplacement et la quantité d’article à sortir du stock et/ou du hors stock.

Case Non Cochée : Les sorties de stock se feront manuellement.

FAC TURATION

FACTURATION CLIENT

Mention duplicata en réédition : (Coché / Décoché) : Permet de lors de la réédition des factures sur BL affaires que la mention ‘Duplicata’ apparaisse.

Autoriser la modification du journal des ventes : (Coché / Décoché) : Permet de rendre modifiable le code journal lors de la saisie d’une facture client sur BL Affaire (voir Affaire/Facturation/Saisie de la Facturation sur BL).

Comptabilisation automatique des factures sur échéancier : (Coché / Décoché) : Permet de définir si les factures sur échéancier doivent être comptabilisées automatiquement lors de la génération des factures (voir Affaire/Facturation/Facturation sur Echéancier).

Case Cochée : Les factures sont comptabilisées et définitives et ne peuvent faire l’objet d’aucune modification.

Case Non Cochée : Les factures restent provisoires et peuvent être complétées dans le module de facturation libre, elles seront ensuite comptabilisées par l’option prévue dans le module de facturation.

Comptabilisation automatique des factures sur BL libres : (Coché / Décoché) : Permet de définir si les factures sur BL libres doivent être comptabilisées automatiquement lors de la génération des factures (voir Affaire/Livraison/Saisie des Bons de Livraison Libres).

Case Cochée : Les factures sont comptabilisées et définitives et ne peuvent faire l’objet d’aucune modification.

Blocage de la Saisie des adresses du client : (Coché / Décoché) : Permet de verrouiller les coordonnées du client et du maître d’œuvre (Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour des Tiers, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour des Clients, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour Sélective des Tiers, Fichiers de Base/Tiers/Saisie et Mise à Jour Sélective des Clients).

Case Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) ne peuvent pas être modifiées manuellement, mais à partir des adresses complémentaires du client ou du prospect.

Case Non Cochée : Les adresses (contact et mail du contact compris) peuvent être modifiées manuellement.

Message « Pas de prix de vente associé à l’article réel saisi » : (Coché / Décoché) : Permet d’afficher le message d’avertissement dans la facturation libre, indiquant que l’article facturé n’a pas de prix de vente associé.

Case Cochée : Le message ne s’affiche plus.

Case Non Cochée : Le message ne s’affiche plus.

FACTURATION FOURNISSEUR

Modifier le libellé de la pièce comptable (Coché / Décoché) : Permet de mettre un libellé personnalisé à chaque facture fournisseur.

Case Cochée : Saisir un libellé manuel lors de la saisie de la facture fournisseur.

Case Non Cochée : Prendre le libellé par défaut de la facture fournisseur.

Autoriser la modification du journal des achats : (Coché / Décoché) : Permet de rendre modifiable le code journal lors de la saisie d’une facture fournisseur.

Accès protégé pour ajout de ligne sans BL en saisie de facture fournisseur :

Case Cochée : Génère une fenêtre avec un mot de passe dans la facturation fournisseur lors du choix de présentation facture qui n’ont pas de BL:

v Commande / Ligne

v Date / Commande / Ligne

v Date / Article / Commande

v Date / Article.

Case Non Cochée : Aucun blocage pour la saisie des factures fournisseurs sans BL (Valeur par défaut).

Facture scannée obligatoire (Coché / Décoché) : Dans le cadre de l’utilisation du module Geide (Menu Geide)

Case Cochée : Pour rendre Obligatoire l’affectation d’une Facture scannée lors de la saisie de la facture fournisseur

Case Non Cochée : Pas d’obligation d’affecter une Facture scannée lors de la saisie de la facture fournisseur

Supprimer le Scan après la mise en Geide (Coché / Décoché) :

Case Cochée : Pour effectuer l’épuration du dossier SCAN au fur et à mesure de la saisie des factures dans Focus.

Case Non Cochée : Pas d’épuration du dossier SCAN au fur et à mesure de la saisie des factures dans Focus.

Pour plus d’informations concernant le module GEIDE (Menu Geide)

Mise à jour des PU de la commande lors de la facturation fournisseur (Coché / Décoché) : Permet de mettre à jour le prix unitaire de la commande d’achat à partir de la saisie de la facture fournisseur.

Case Cochée : Lors de la facturation d’un article livré, si le prix net de la facture n’est pas identique à celui de la commande, possibilité lors de la validation de la facture, que le prix facturé mette à jour la commande d’achat.

Case Non Cochée : pas de mise à jour du prix unitaire commandé.

A CHATS

SAISIES COMPLEMENTAIRES

Cet écran permet de définir les paramétrages concernant les achats et les stocks.

Gestion des demandes d'achats (Coché / Décoché) : Permet d'indiquer si le module de "Gestion des demandes d'achats" doit être utilisé.
Dans ce cas des zones supplémentaires apparaissent lors de la saisie d'une commande d'achat et d'une consultation fournisseur. Ces zones permettent de renseigner les informations concernant la demande d'achat émise (numéro et date de D.A., quantité, unité et délai de D.A.).
Deux options apparaissent en plus dans le menu Achats : Affichage des D.A. et Edition des D.A. par affaire dans le sous menu D.A.

Commande à partir des besoins, gérer sans les agences (Coché / Décoché) : Permet dans le menu Achat/Création des Commandes à Partir des Besoins, et si l’on gère les agences (Société/Modifier/Agences) de pourvoir commander sans la notion d’agence.

Case Cochée : Le critère Agence n’est plus obligatoire à renseigner lors de la passation des commandes d’achats à partir des besoins.

Case Non Cochée : Le critère Agence est obligatoire à renseigner lors de la passation des commandes d’achats à partir des besoins.

PARAMETRES CONCERNANT LES ACHATS SUR STOCK

Code de contrôle de saisie pour le stock :

Rendre obligatoire la saisie de la zone "Affaire" de l'onglet "Propriétés de la ligne de commande" en saisie des commandes d'achats (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats).
Pour rendre la zone obligatoire, saisir une affaire "dite de stock"

Si l'achat n'est pas pour du stock, remplacer alors cette affaire "dite de stock" par le numéro d'affaire souhaité.

Ne pas rendre obligatoire la saisie de la zone "Affaire" de l'onglet "Propriétés de la ligne de commande" en saisie des commandes d'achats : laisser la zone à blanc (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats).
Dans ce cas, en passation de commande d'achats pour affaire, préciser le numéro d'affaire souhaité.
Si passation de commande d'achats pour du stock, laisser la zone à blanc.

Ce code ne doit pas exister en tant qu'affaire dans Focus Evolution.

SAISIE MANUELLE OBLIGATOIRE : (Coché / Décoché) Cocher ce paramètre afin de rendre obligatoire la zone Affaire dans le détail de la commande fournisseur (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats / Détail).

ADRESSE DE LIVRAISON PAR DEFAUT

Cet écran permet également de compléter l'adresse de livraison par défaut qui doit apparaître notamment sur l'édition des bons de commande.
Cette adresse est présentée lors de la saisie des commandes d'achats, d'une consultation fournisseur et peut être modifiée si nécessaire.

Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats

PARAMETRES CONCERNANT LA SAISIE DES COMMANDES D’ACHATS

Contrôle de cohérence du délai demandé au fournisseur par rapport à la date de livraison affaire (Coché / Décoché) Permet de contrôler la date du délai demandé des commandes fournisseur (voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats) avec la date de livraison des affaires (Voir Affaires / Création et Mise à Jour des Affaires). Affichage d’un message informatif dans la saisie de la commande d’achats.

Ligne budgétaire des articles modifiable (Coché / Décoché) Paramétrage utilisé dans la saisie des commandes fournisseurs sur affaire.

Case Cochée : La modification de la ligne budgétaire de l’article est autorisée lors de la saisie d’une commande (onglet propriété ligne de commande).

Case Non Cochée : La modification de la ligne budgétaire de l’article n’est pas autorisée lors de la saisie d’une commande (onglet propriété ligne de commande).

Autoriser le bouton de Maj de l’adresse fournisseur (Coché / Décoché) Paramétrage utilisé dans la saisie des commandes fournisseurs.

Case Cochée : Le bouton permettant la mise à jour d’une adresse fournisseur complémentaire dans la fiche du fournisseur apparait.

Case Non Cochée : Le bouton n’apparaît pas et la mise à jour d’une adresse complémentaire n’est pas autorisée dans la commande.

Autoriser les fonctions qui n’existent pas dans l’affaire (Coché / Décoché) Paramétrage utilisé dans la saisie des commandes fournisseurs sur affaire.

Case Cochée : Toutes les fonctions de la table NMCL, non bloquées, sont autorisées lors de la saisie d’une commande.

Case Non Cochée : Seules les fonctions définies dans le budget de l’affaire sont proposées et autorisées lors de la saisie d’une commande.

Initialiser le délai demandé (Coché / Décoché) :

Case Cochée : Le délai demandé dans les lignes de détail de la commande d’achat est par défaut à la date du jour.

Case Non Cochée : Le délai demandé dans les lignes de détails de la commande d’achat est initialisé à 00/00/0000.

Délai de lancement Obligatoire en commande à partir des besoins (Coché / Décoché) : (Voir Achats / Création des Commandes à Partir des Besoins Non Affectés)

Case Cochée : Le délai de lancement dans la grille de sélection des commandes d’achats à partir des besoins est obligatoire.

Case Non Cochée : Le délai de lancement dans la grille de sélection des commandes d’achats à partir des besoins n’est plus obligatoire.

Date butoir régularisation achat : Saisir un nombre de jour calendaire afin de permettre de passer les commandes d’achats sur le dernier du mois précédent jusqu’à cette date (voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats).

Exemple : nombre de jour : 5. Toutes les commandes fournisseurs comprises entre le 1^er et le 5^ème jour du mois en cours pourront être passées sur le dernier jour du mois précédent (soit le 28 (29), 30 ou 31).

Interdire la suppression des commandes éditées (Coché / Décoché) : (voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes d’Achats)

Case Cochée : Il n’est plus possible de supprimer une commande éditée.

Case Non Cochée : Il est possible de supprimer une commande éditée n’ayant pas fait l’objet d’une réception.

Est considérée comme une commande d’achat éditée, le fait qu’elle soit visualisée à l’écran.

Adresse complémentaire par défaut (Coché/ Décoché)

Case Cochée : Lors de la création d’une commande d’achat, l’adresse de la commande est issue des adresses complémentaires du fournisseur. Si plusieurs adresses existent pour un même fournisseur, il prend la première de la liste.

Case Non Cochée : Lors de la création d’une commande d’achat, l’adresse de la commande est celle du fournisseur.

S TOCKS

GESTION DU HORS STOCK (Valeur par défaut)

Réception fournisseurs : (Coché / Décoché) : Cette option permet de gérer le hors stock (Fabrication/Hors Stock-Stock Affaire/Mise à jour du Hors Stock-Stock Affaire).

Case Cochée : Le hors stock se génère, en automatique, à partir des réceptions fournisseur sur affaires. Nécessaire si l’on souhaite générer la mise à jour du stock affaire à partir des BL Libres.

Case Non Cochée : Le hors stock n’est pas généré lors des réceptions fournisseurs. Le module ‘Stock / Retour Réception Fournisseur’ n’est pas possible pour les réceptions sur affaires.

NB : Dit être coché si l’on souhaite gérer les retours fournisseurs.

Ordre de fabrication (Coché / Décoché) : Permet à l’issue de la clôture d’un O.F. ou à la saisie de l’avancement des O.F. d’imputer des articles semi-finis dans le hors stock automatiquement (Fabrication/Hors Stock-Stock Affaire/Mise à jour du Hors Stock-Stock Affaire). La sortie de ces produits ne peut se faire que lorsque les OF de niveaux supérieurs sont soldés.

Case Cochée : Alimentation automatique du hors stock.

Case Non Cochée : Le hors stock doit être mis à jour manuellement.

Mouvements de stock manuel et sur besoins : (Coché / Décoché) : Cette option permet de gérer le hors stock.

Case Cochée : Permet de mettre par défaut le paramétrage à Oui pour gérer le hors stock (Voir Stock / Mouvements de stock, Stock / Mouvements de stock à partir des besoins non affectés, Mouvements de stock à partir des besoins affectés).

Case Non Cochée : Permet de mettre par défaut le paramétrage à Non pour ne pas gérer le hors stock (Voir Stock / Mouvements de stock, Stock / Mouvements de stock à partir des besoins non affectés, Mouvements de stock à partir des besoins affectés).

Possibilité de modifier le choix dans les transactions.

SaiSies Complémentaires

Gestion des emplacements de stockage (Coché / Décoché) : Cette option permet d'indiquer si les mouvements de stock doivent obligatoirement être affectés à un emplacement de stockage.
Si la gestion des emplacements de stockage est active, une zone supplémentaire "Gestion lots" apparaît dans la table CDFAM qui permet de gérer les lots et les références pour une famille donnée.

Voir Fichiers de Base / Gestion des Emplacements de Stockage

Attention ce choix entraîne l'affichage de nombreux écrans supplémentaires dans la réception fournisseur, les mouvements de stock, les inventaires….
Une option apparaît en plus dans le menu Fabrication : mise à jour du hors stock.
Deux options apparaissent en plus dans le menu Stocks : Affichage des emplacements de stockage et Affichage des mouvements de stock par lots.

Ce choix est irréversible.

Autoriser les stocks négatifs (Coché / Décoché) : Permet d’éviter, à un instant T, d’avoir des stocks négatifs. Un message d’interdiction est affiché dans la saisie des mouvements de stock.

Envoi d’une alerte sur les écarts entre quantité en stock et emplacement de stockage (Coché/ Décoché) : Affiche un message informatif en bas à droite de l’écran lors de la sélection de la société. Ce message avertit qu’il y a un déphasage entre la quantité en stock de l’article et sa répartition dans les emplacements de stockage (voir Stock/Correction de la quantité stock de la fiche article et de la quantité par emplacement).

PARAMETRES CONCERNANT LES RECEPTIONS FOURNISSEURS

Initialiser la date de livraison à la date du jour (Coché / Décoché) :

Case Cochée : La date de livraison dans les réceptions fournisseur est par défaut la date du jour.

Case Non Cochée : La date de livraison est initialisée à 00/00/0000.

Interdire la réception des articles avec un PU à 0 (Coché / Décoché) :

Case Cochée : La réception des articles dont le PU de la commande fournisseur est 0 ne pourra se faire. Un message indique que le PU est 0.

Case Non Cochée : La réception des articles avec un PU de la commande se fera.

Mise à jour des PU de la commande lors de la réception (Coché/ Non Coché) : Ce paramètre permet de mettre à jour le prix unitaire et le taux de remise des articles commandés lors de la réception de ces dernier dans la commande fournisseur. (Voir Stock/ Fournisseurs/ Réception Fournisseurs)

Ce paramètre est couplé à l’autorisation des profils d’utiliser cette fonctionnalité (voir Société/ Utilisateurs/ Administration des utilisateurs).

Il est nécessaire que le nom de la société lors de la sélection soit identique au nom saisi dans le champ Nom société abrégé (Voir Renseignement de la fiche société).

PARAMETRES CONCERNANT LE REAPPROVISIONNEMENT

Gestion automatique (Coché / Décoché) : Permet de générer à partir de l’édition de réapprovisionnement du stock (voir Stock/Proposition de Réapprovisionnement par Articles Réels) la possibilité de passer les commandes d’achat sur les articles en rupture de stock à partir du menu Achats/Création des Commandes pour le Réapprovisionnement de Stock.

Inclure la quantité de besoin (Coché / Décoché) : Cette zone s’affiche lorsque la gestion automatique du réapprovisionnement est activée.

Case Cochée : les besoins calculés dans le réapprovisionnement du stock sont inclus dans la quantité à commander pour le stock.

Case Non Cochée : les besoins calculés dans le réapprovisionnement du stock ne sont pas inclus dans la quantité à commander pour le stock.

PO INTAGES

POINTAGE ATELIER

Pointage code à barres : (Coché / Décoché) : A titre indicatif, les tests ont été réalisés à l'aide de douchette Intermec SR30, distribuée par la société A3Dis, (www.a3dis.fr).
Editer des étiquettes code à barres (Voir Temps / Edition / Editions des Etiquettes Code A Barre) Pour utiliser ces éditions, il vous sera nécessaire de vous procurer sur Internet la police utilisée à cet effet. Pour ce, aller sur le site, www.azalea.com puis "Purchase" puis "Ordering" pour commander la police de caractères code 39 : C39Tools.

Case Cochée : Permet la saisie du pointage à partir de douchette et de codes à barre (Voir Temps/ Saisie et Mise à Jour/ Saisie Pointage Atelier, Temps / Edition / Editions des Etiquettes Code A Barre).

Case Non Cochée : Saisie du pointage à partir du clavier.

Type de valorisation (Simple / Multiple). Permet le pointage du temps soit affaire par affaire ou OF par OF, soit plusieurs affaires en même temps ou plusieurs OF en même temps (Voir Temps/ Saisie et Mise à Jour/ Saisie Pointage Atelier).

Simple : Saisie du pointage atelier, affaire par affaire ou OF par OF en début de pointage.

Multiple : Saisie du pointage atelier, plusieurs affaires en même temps ou plusieurs OF en même temps à la fin du pointage.

Affectation par défaut : (Affaire / OF) : Permet d’affecter le pointage en priorité sur le choix sélectionné (Voir Temps/ Saisie et Mise à Jour/ Saisie Pointage Atelier).

Affaire : le pointage se fera par défaut sur des affaires.

OF : le pointage se fera par défaut sur des ordres de fabrication.

Possibilité de modifier la sélection lors du pointage.

Saisie des pointages

Proposition automatique des activités d’absence inscrites au calendrier : (Coché / Décoché) : Cette option permet, de transférer automatiquement les activités inscrites au calendrier salarié lors de la saisie/mise à jour des pointages par date.

Proposition automatique des affectations sur affaire ou planification salariés : (Coché / Décoché) : Cette option permet, lorsqu’il y a affectation des salariés à une affaire, de transférer ces données automatiquement dans l’option de saisie/mise à jour des pointages par date.

Autoriser les fonctions qui n’existent pas dans l’affaire : (Coché / Décoché) : Paramétrage utilisé dans la saisie des mouvements sur affaire, la saisie des pointages, les mouvements de stock.

Case Cochée : Toutes les fonctions de la table NMCL sont autorisées lors de la saisie d’un mouvement de ses trois programmes.

Case Non Cochée : Seules les fonctions de l’affaire sont proposées et autorisées lors de la saisie d’un mouvement de ses trois programmes.

Affaire de correction des pointages automatiques : Permet de mettre à jour le nombre d’heures des salariés. Le surplus des corrections est imputé sur l’affaire définie sur cette option (Voir Temps/ Saisie et Mise à Jour/ Correction automatique des pointages).

F ABRICATION

Fabrication

A l’issue de la fabrication, désirez-vous réalisez les opérations suivantes ? : Cette option permet, lors de la clôture des O.F., d’effectuer la sortie des articles utilisés lors de la fabrication, et également, de générer l’entrée en stock de l’article fabriqué.

Sortie de stock des articles consommés (Coché / Décoché) : Effectuer la sortie des matières lors de la clôture de l’O.F. Affecter le code de mouvement de stock pour identifier ces sorties.

Par défaut, le code SOF (Sortie sur OF), est initialisé. Possibilité de le modifier, à partir de la table TYPMST.

Entrée en stock des articles fabriqués (Coché / Décoché) : Possibilité de faire des entrées en stock d’articles fabriqués. Renseigner le préfixe des affaires qui va générer les mouvements de stock (ex : STK à STK).

Affecter le code de mouvement de stock pour identifier les entrées. Par défaut, le code E02 (Entrée en stock manuelle), est initialisé. Possibilité de le modifier, à partir de la table TYPMST.

Afficher le budget dans le suivi d’affaires (Coché/ Décoché) : Permet pour les affaires de stock de ne pas afficher le budget de cette affaire, lorsqu’elles sont une sous-affaire d’une affaire client dans l’interrogation du suivi d’affaire en affaire de regroupement.

Case Cochée : Dans l’affaire, ajout d’une zone modifiable, indiquant si l’on souhaite afficher le budget (valeur par défaut) ou pas.

Case Non Cochée : Pas de nouvelle zone dans l’affaire, affichage du budget dans l’interrogation d’une affaire de regroupement.

Clôturer les besoins à l’issu de la fabrication : (Coché / Décoché) : Permet lors de la clôture des O.F. de clôturer tous les besoins se référant à l’O.F.

Case Cochée : Suppression de tous les besoins de l’OF clôturé.

Case Non Cochée : Pas de suppression des besoins lorsque l’OF est clôturé.

Besoins

Afficher le dernier prix d’achat de l’article dans la mise à jour des besoins (Coché/ Décoché) : Permet d’afficher le prix d’achat de l’article réel en besoin. Ce prix indiqué permet de valoriser les besoins filtrés.

S UIVI AFFAIRE

Détail par fonction (Coché / Décoché) : Si l’option est cochée, il y aura un détail par fonction dans le suivi d’affaire.

La liste déroulante définie si vous souhaitez :

Affiché : juste affiché l’option sur le suivi, sans modification possible de l’utilisateur.

Affiché et Modifiable : affiché l’option sur le suivi avec modification possible de l’utilisateur.

Caché : défini par défaut le suivi d’affaire sans modification possible de la part de l’utilisateur.

Edition du suivi : Code affaire obligatoire (Coché / Décoché) : si l’option est cochée, toutes les éditions du suivi d’affaire auront le code affaire à renseigner obligatoirement pour générer l’édition.

Affichage de la colonne Unité Fournisseur (Coché/ Décoché) : si l’option est cochée, dans l’interrogation du suivi d’affaire, une colonne s’affiche, UN Frs, indiquant l’unité de commande de l’article budgétisé.

Lorsque cette unité est différente de celle du budget, il n’y a pas de calcul des écarts sur les quantités, et la valeur.

Ce paramétrage influe uniquement l’affichage du suivi d’affaire en quantités

Le fait de cocher cette option pourra entrainer l’affichage des lignes en double, au minimum. Ceci est dû, si pour un article, les fournisseurs n’ont pas la même unité fournisseur.

Cela n’impacte pas l’affichage des montants, seule l’affichage des quantités est impacté.

Affichage du RAD (Coché / Décoché) : Si l’option est cochée, le RAD apparaîtra.

La liste déroulante définie si vous souhaitez :

Affiché : juste affiché l’option sur le suivi, sans modification possible de l’utilisateur.

Affiché et Modifiable : affiché l’option sur le suivi avec modification possible de l’utilisateur.

Caché : défini par défaut le suivi d’affaire sans modification possible de la part de l’utilisateur.

Minorer le RAD à zéro (Coché / Décoché) : Si l’option est cochée, le RAD sera minoré à zéro.

La liste déroulante définie si vous souhaitez :

Affiché : juste affiché l’option sur le suivi, sans modification possible de l’utilisateur.

Affiché et Modifiable : affiché l’option sur le suivi avec modification possible de l’utilisateur.

Caché : défini par défaut le suivi d’affaire sans modification possible de la part de l’utilisateur.

Affichage des engagements rétroactifs (Coché / Décoché) : Cette option permet de gérer l’historique des commandes d’achats à partir de la date d’arrêté dans le suivi d’affaire.

Affichage des engagements livrés / non livrés (Coché / Décoché) : Cette option permet de gérer l’affichage des engagements livrés et des engagements non livrés dans le suivi d’affaire (Voir Suivi / Interrogation du Suivi), et de gérer dans l’export du suivi d’affaire (Voir Société / Interfaces / Suivi d’Affaires / Exportation du Suivi vers Excel).

Affichage des décimales (Coché / Décoché) : Si cette option est cochée, les décimales n’apparaissent pas dans le détail du suivi mais dans les comparatifs budgets.

Journaux pour récupération des ventes : Possibilité de sélectionner 5 journaux de ventes différents (ex : Journal de ventes Agence 1, Journal de ventes Agence 2, etc.). Ces journaux de ventes permettent de récupérer dans le suivi d’affaire (Voir Suivi / Interrogation du Suivi), le montant total de la facturation client quel que soit la méthode de facturation utilisée.

Cliquer sur la zone pour sélectionner le code journal (Voir Fichiers de base / Gestion Comptable / Code Journaux).

Classe ou compte CG : Possibilité de paramétrer 5 comptes comptables (ou début de comptes ex 70) à rechercher pour afficher ou éditer le montant facturé dans le suivi d’affaire ‘en affichage et en édition)

Journaux pour récupération des règlements : Possibilité de sélectionner 5 journaux de banque différents (ex : Journal de Banque 1, Journal de Banque 2, etc.). Ces journaux seront utilisés dans la saisie du brouillard comptable afin d’affecter les règlements clients aux factures clients (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Saisie Brouillard Comptable).

Ces informations seront ensuite reprises dans l’affichage du suivi d’affaire (Voir Suivi / Interrogation du Suivi).

Cliquer sur la zone pour sélectionner le code journal (Voir Fichiers de base / Gestion Comptable / Code Journaux).

Archiver le suivi d’affaire pour Qlikview : (Coché / Décoché) : Permet de générer automatiquement via le Batch (Voir le Batch), tous les montants des affaires afin qu’ils soient rapatriés dans les états Qlikview.

P ARAMETRES SYSTEMES

MESSAGERIE

Ces options sont visibles uniquement pour les utilisateurs administrateur de Focus Evolution. Ces paramètres permettent à Focus Evolution d’envoyer certaines éditions vers l’extérieur via les e-mails sans passer par votre logiciel de messagerie (Outlook ou Gmail). Ces états sont le devis, l’accusé réception des affaires, les consultations fournisseurs, les commandes d’achats, les bons de livraison clients, les factures clients.

SMTP Requis : Nécessaire pour l’envoi de mail

Serveur SMTP : Saisir le nom du serveur SMTP.

Exécutable envoi de mail : Sélectionner le programme permettant d’envoyer les mails directement à partir de focus et en passant soit par Outlook (BLAT), soit en passant par Gmail (CMAIL), soit ouverture directe d’Outlook (OUTLOOK).

Utilisateur SMTP : Saisir le nom de l’utilisateur SMTP.

Mot de passe : Saisir le mot de passe, si nécessaire du serveur SMTP.

Starttls : Cocher la case pour utiliser le protocole StartTls. STARTTLS est le protocole permettant d'améliorer une connexion classique vers une sécurisée en utilisant TLS (Transport Layer Security).

Port SMTP : Saisir le port pour l’envoi des e-mails. (Pour Gmail, utiliser le port 587).

Taille max. en pièces jointes (Mo) : Indiquer la taille maxi des pièces jointes par e-mails supportée par votre messagerie.

Authentification par compte utilisateur sans domaine (@domaine.xxx) : Cocher cette case afin d’indiquer que vous n’utilisez aucun compte avec votre nom de domaine pour l’envoi de mails.

Mettre l’expéditeur en copie : Cocher la case si l’on souhaite que l’expéditeur des mails reçoivent les mails qu’il a envoyé (uniquement avec les options BLAT ou CMAIL)

Taux de compression des images : Saisir une valeur en pourcentage afin de compresser automatiques les images mises en PJ dans les mails à cette valeur.

Fenêtre Outlook ouverte : Ce champ s’affiche lorsque l’envoi par mail a été paramétré avec OUTLOOK. Cocher cette case afin que la fenêtre de nouveau mail d’Outlook s’ouvre automatiquement ave en PJ, le document édité au format PDF.

Emplacements de stockage

Etats Crystal Reports Personnalisés : Permet de renseigner le chemin d'accès aux états Crystal Report personnalisés (éditions de document à caractère commercial).

A droite de la zone de saisie, un bouton permet (par un seul clic) d'afficher une fenêtre. Rechercher le répertoire où sont situés les états Crystal Report personnalisés. Cliquer sur un état personnalisé puis sur le bouton Ouvrir. Le chemin d'accès aux états personnalisés est reporté automatiquement dans la zone. Ces états personnalisés remplacent alors les états standards.

Scans des documents externes :

Si le module de Geide a été activé : Permet de saisir le dossier dans lequel les factures scannées seront stockées avant d’être indexées lors de la saisie des factures dans Focus. Pour plus d’informations concernant ce module, voir : documentation Générale de la Geide

Si le module Geide n’a pas été activé : Permet de renseigner le chemin d'accès aux factures fournisseurs numérisés, afin de les afficher via l’option Affichage des factures fournisseurs (Voir Achats / Affichage des Factures Fournisseurs).

Archivages des PDF/ Geide

Si le module de Geide a été activé : Saisir le chemin d’accès au répertoire de base pour l’archivage de la GEIDE, pour plus d’informations concernant ce module, voir : Geide

Photos : Permet de renseigner le chemin de stockage des photos pouvant être insérées dans les fiches articles et des salariés.

Notes de frais : Permet de renseigner le chemin de stockage des notes de frais insérées lors de la saisie des pointages par date et/ ou par semaine.

Structure de l’arborescence du dossier :

- Dossier Matricule du salarié

- Numéro de l’affaire

- Fichiers PDF

PUBLIPOSTAGE

Permet de déterminer quel format auront les documents associés en plus de ceux créés avec Crystal Report (Voir Société/ Paramétrage/ Publipostage/ Association des documents à l’affaire).

Word : Utilisation des documents créés avec Microsoft Word.

OpenOffice : Utilisation des documents créés avec Apache OpenOffice Writer.

LECTEUR RFID

Uniquement pour le pointage tactile.

Utilisation du lecteur RFID : Cocher la case afin d’indiquer que le pointage tactile s’effectue par carte RFID (Radio Frequency IDentification). Cliquer sur le bouton Configurateur du lecteur, pour saisir les paramètres du lecteur.

TACTILE

Uniquement pour le pointage tactile.

Mot de Passe de fermeture : Saisir le mot de passe permettant de valider la fermeture de l’écran du pointage tactile.

COURS DES DEVISES

Ce paramètre permet de mettre à jour automatiquement le cours des devises quotidiennement (Voir Société/ Paramétrage/ Codes Devises).

Adresse internet openexchangerates : Saisir l’url du site permettant la connexion au taux de change mis à jour tous les jours.

Id openexchangerates : Saisie votre code d’identification de connexion au site des cours de devises.

Voir la procédure pour obtenir ce code et le paramétrage de ces zones.

EDITIONS

Les paramètres de Préférences Utilisateurs sont prioritaires sur ceux de la fiche société.

Ces paramètres permettent de définir quel écran ont les éditions Crystal Report dans les onglets Edition.

Edition Crystal Classique :

Edition Standard

Edition Classique

Edition Crystal Classique (options clients) :

Edition Standard

Edition Classique

Boîte d’imprimante CRYSTAL REPORT : Permet d’afficher soit la boîte d’impression de l’imprimante sélectionnée dans les éditions, soit la boîte d’imprimante propre à Crystal Report.

Ce paramètre s’affiche lorsque le paramètre Edition Crystal Classique n’est pas coché.

Boîte de l’imprimante	Boîte impression Crystal Report

MISE EN FORME

Activation du composant HTML : Permet d’activer le format HTML dans les onglets observations du logiciel.

Observation Format HTML

Observation Format Standard

Si le composant HTML est activé, il est obligatoire de modifier TOUTES vos éditions Crystal Report au niveau de l’interprétation des observations.

Fond d’écran : Permet de modifier l’image de l’onglet Bienvenue. Format d’image acceptée : BMP, JPG, PNG.

Haut de page

NUMEROTATIONS

Cet écran permet de définir le type de numérotation souhaitée (numérique pur ou alphanumérique) ainsi que le dernier numéro utilisé afin si besoin de poursuivre des codifications existantes.

NUMEROTATIONS AUTOMATIQUES

Cet écran permet d'indiquer si les numérotations sont effectuées en automatique ou en manuel.

Numérotation automatique des devis clients	Coché / Décoché
Numérotation automatique des affaires clients	Coché / Décoché
Numérotation automatique des factures clients	Coché / Décoché
Numérotation automatique des commandes achats	Coché / Décoché
Numérotation automatique des bons de livraison	Coché / Décoché
Numérotation automatique des Clients/ Prospects	Coché / Décoché
Numérotation automatique des Fournisseurs	Coché / Décoché
Numérotation automatique des Interventions	Coché / Décoché

Case Cochée : Permet une numérotation automatique.

Case Non Cochée : Permet une numérotation manuelle.

Idéal pour les compteurs Clients/ Prospects et Fournisseurs, lorsque les codes des tiers sont des numéros.

Récupérer les numéros de factures annulées : Ce critère permet de récupérer des numéros de factures clients « perdus » et de conserver ainsi une chronologie dans la numérotation des factures. Ce paramétrage permet de stocker les numéros de factures non utilisés dans les cas suivants :

Annulation d’une facture en cours, avant validation.

Suppression d’une facture provisoire

Lors de la saisie de la facture suivante le numéro stocké sera automatiquement réutilisé.

LIBELLE DE NUMEROTATION : Affichage du nom du compteur

TYPE DE ZONE : Affichage du type de la zone.

Alpha : le compteur peut contenir des lettres et des chiffres

Numérique : le compteur ne peut contenir que des chiffres

TAILLE MAXIMALE : Affichage de la longueur totale autorisée du compteur

TYPE D’INCREMENT : Permet pour les compteurs de type Alpha, d’augmenter la numérotation. Zone modifiable.

Exemple : Compteur Affaire Type d’incrément Alpha.

Codification du compteur :

AF : pour Affaire

23 : pour l’année 2023

01 : pour le mois de création

00 : n° d’incrémentation

Via ce paramétrage de l’affaire, on ne peut créer que 99 affaires par mois.

Pour augmenter le nombre d’affaires par mois, en sélectionnant le type d’incrément Alpha, on peut avoir plus de 99 affaires par mois.

AF230101, AF230102, AF230103, …, AF230109, puis il passera à AF23010A, AF23010B, … puis après AF23010Z, AF230110, etc. Après AF230119, il prendra en compte le n° AF23011A.

DERNIER NUMERO : Affichage du dernier n° créé. Zone modifiable, afin de configurer le compteur.

Contrôle le compteur lorsqu’il est purement numérique qu’il ne contient pas de lettres. Si ce n’est pas le cas, toutes les lettres sont supprimées.

Contrôle la longueur du code. Lorsqu’il est trop long, tous les caractères dépassant la longueur autorisée sont supprimés.

INFOS COMPLEMENTAIRES : Affichage du profil et la date de la dernière modification apportée au compteur.

Les compteurs suivants peuvent être au choix en alphanumérique ou en numérique pur :

L'affaire client : 8 caractères

Le bon de livraison client : 10 caractères

Le client/ prospect : 8 caractères

Le devis : 8 caractères

La facture client : 10 caractères

Le fournisseur : 8 caractères

La facturation proforma client : 10 caractères

L’intervention : 8 caractères

Les compteurs suivants sont toujours en numérique pur :

La commande d'achats (6 caractères),

La consultation fournisseur (6 caractères),

L’ordre de fabrication (9 caractères).

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INTERFACAGES

Cette option permet de paramétrer tous les exports et imports (Voir Société / Interfaces).

PARAMETRES CONCERNANT LE LOGICIEL DE COMPTABILITE

Cette option permet d'exporter des écritures comptables et des tiers par la création d'un fichier compatible avec les logiciels interfacés (Voir Société / Interfaces / Comptabilité / Exportation des Ecritures).

LOGICIEL COMPTABLE INTERFACE : La liste des logiciels interfacés avec Focus Evolution est proposée :

Apibat v2.10 R2

Business Soft

CCMX Compta 10

CEGID

EBP compta 2000

Leader400,

Microfirst GCompta

Proginov

Quadra

Sage 100 i7

Sage 1000

Totem

Par défaut, aucun logiciel n'est précisé.

ECRITURES EXPORTEES : Le fichier d'export des écritures comptables par défaut doit être précisé. Ce fichier pourra être changé au moment de l'export. Ce fichier peut avoir n'importe quelle extension sauf pour Sage 100 i7 qui doit être une extension « .PNM », et pour CEGID, l’extension doit être « .TRA ». Par défaut, le fichier proposé est dans "C:\FocusEvo\Export" et il se nomme "Ecriture.Txt".

REGIME DE TVA (Client) : Ce paramétrage permet de saisir par défaut le régime TVA de la société, celui-ci sera repris automatiquement lors de la création des clients.

Lorsque la création d’un client est effectuée sur la société « mère », le régime de TVA du client repris sur la fiche tiers est celui de la société « fille » (Voir Société / Dépendance).

JOURNAL DES ACHATS : Sélectionner le code journal des achats défini dans les codes journaux (Voir Fichiers de base / Gestion comptable / Codes Journaux).

COLLECTIF FOURNISSEUR : Saisir le compte collectif fournisseur défini et utilisé dans la comptabilité (Voir Fichier de base / Gestion comptable / Plan comptable) (8 caractères alphanumériques). Ce compte collectif est utilisé lors de l'enregistrement des factures et des avoirs fournisseurs.

JOURNAL DES VENTES : Sélectionner le code journal des ventes défini dans les codes journaux (Voir Fichiers de base / Gestion comptable / Codes Journaux)

COLLECTIF CLIENT : Saisir le compte collectif client défini et utilisé dans la comptabilité (Voir Fichier de base / Gestion comptable / Plan comptable) (8 caractères alphanumériques). Ce compte collectif est utilisé lors de l'enregistrement des factures et des avoirs clients.

JOURNAL DES O.D.A : Sélectionner le code journal des opérations diverses analytiques défini dans les codes journaux (Voir Fichiers de base / Gestion comptable / Codes Journaux)

COMPTE C.G. ODA : Saisir le compte de comptabilité générale par défaut à associer à une ODA (Opération Diverse Analytique) (Voir Fichier de base / Gestion comptable / Plan comptable). Ce numéro de compte sera proposé lors de la saisie des O.D sur affaire.

LONGUEUR COMPTE A EXPORTER : Information concernant la longueur du compte à exporter par défaut dans le logiciel de comptabilité. Saisir la longueur du code à exporter (numérique 2 caractères).

CARACTERE PAR DEFAUT : Valeur par défaut des positions non renseignées à droite du compte de Focus Evolution.

Exemple : Longueur compte = 11 Caractère par défaut : 0
Compte FE = 641100 Compte exporté : 64110000000

Axe Analytique « SECTION » : Permet de générer une écriture avec de l’analytique section (section de production) (Voir Société / Interfaces / Comptabilité / Exportations des écritures).

Axe Analytique « AFFAIRE « : Permet de générer une écriture avec de l’analytique affaire (n° affaire). (Voir Société / Interfaces / Comptabilité / Exportations des écritures).

PARAMETRES CONCERNANT LE LOGICIEL DE PAIE

Cette option permet d'exporter une période de pointage par la création d'un fichier exploitable par des logiciels de paie ou autres logiciels (Exemple : Excel, Lotus 1-2-3, etc…) (Voir Société / Interfaces / Paie / Extraction d'une Période Pointage).

LOGICIEL DE PAIE INTERFACE : Par défaut, aucun logiciel n'est précisé. Pour pouvoir exporter, choisir "Format ARIS".

ELEMENTS DE PAIE EXPORTES : Le fichier d'export par défaut doit être précisé. Ce fichier pourra être changé au moment de l'export. Ce fichier peut avoir n'importe quelle extension. Par défaut, le fichier proposé est dans "C:\FocusEvo\Export" et il se nomme "Elements.Txt".

GESTION DES TEMPS - SAGE LIGNE 100

Des zones supplémentaires s’affichent pour la revalorisation des pointages. (Voir La Revalorisation)

ELEMENTS DE PAIE POUR REVALO : Indiquer le chemin ou se trouve le fichier RubPai.txt (Fichier généré à partir de Paie Sage Lige ligne 100 nécessaire pour la revalorisation).

AFFAIRE : Saisir une affaire pour que les écarts des dépenses liées à la revalorisation doivent être imputés. Cette affaire doit exister (Voir Affaire / Création et Mise à Jour)

ACTIVITE : Sélectionner l’activité sur laquelle les écarts des dépenses liées à la revalorisation doivent être imputés. Ce code doit exister (Voir Société / Paramétrage / Codes Activités)

PARAMETRES CONCERNANT LE LOGICIEL DE CAO / DAO

Cette option permet d'importer des besoins par la récupération d'un fichier compatible avec le logiciel interfacé CAD LAB. (Voir Société / Interfaces / CAO DAO / Importation des Besoins).

LOGICIEL DE CAO INTERFACE : Par défaut, aucun logiciel n'est précisé. Pour pouvoir importer, choisir "CAD LAB".

BESOINS IMPORTES : Le fichier d'import par défaut doit être précisé. Ce fichier pourra être changé au moment de l'import. Ce fichier peut avoir n'importe quelle extension. Par défaut, le fichier proposé est dans "C:\FocusEvo\Import" et il se nomme "Besoins.Txt".

PARAMETRES CONCERNANT LE LOGICIEL DE DEVIS

Cette option permet d'importer des devis tels quels ou avec la création de l'affaire associée par la récupération d'un fichier compatible avec le logiciel ONAYA. (Voir Société / Interfaces / Devis / Importation des Devis).

LOGICIEL DE DEVIS INTERFACE : Par défaut, aucun logiciel n'est précisé. Pour pouvoir importer, choisir "ONAYA".

DEVIS IMPORTES : Le fichier d'import par défaut doit être précisé. Ce fichier pourra être changé au moment de l'import. Ce fichier peut avoir n'importe quelle extension. Par défaut, le fichier proposé est dans "C:\FocusEvo\Import" et il se nomme "Devis.Txt".

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Page Mise à Jour le 28/06/2024