La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

La colonne ayant, indique que l’affaire a une information associée. Cette colonne s’affiche lorsque la gestion des post-it est activée (voir les Paramètres Généraux de la société).

La colonne ayant , indique que des documents ont été indexés à l’affaire.

L’indexation est possible lorsque la GEIDE est activée. (Voir les Paramètres Généraux de la société).

CREATION de l’AFFAIRE

Si la numérotation des affaires s’effectue en automatique, laisser toutes les zones à blanc et cliquer sur Créer.

Si la numérotation des affaires s’effectue manuellement, saisir le numéro de l'affaire (8 caractères alphanumériques maximum), tabuler puis cliquer sur Créer.

MODIFICATION DE l'AFFAIRE

Saisir le numéro de l'affaire à modifier parmi la liste des affaires non clôturées définitivement triées par date de création décroissante.

Si celui-ci est inconnu, compléter une ou plusieurs zones ci-dessous :

les premiers caractères du numéro d'affaire,

les premiers caractères du code client,

les premiers caractères du nom du client.

Ces trois critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche. Lorsque les critères sont complétés cliquer sur Rechercher. La liste des affaires correspondantes s’affiche. Sélectionner l'affaire souhaitée et cliquer sur Choisir.

Le numéro de projet. Cette zone s’affiche lorsque la gestion des projets est activée (voir les Paramètres Généraux de la société).

Contrat : Oui/ Non. Cette zone s’affiche lorsque la gestion des projets est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Cela permet de filtrer les affaires de type contrat.

Pour accéder à l'ensemble des affaires non clôturées définitivement triées par date de création décroissante, cliquer sur Rechercher. La liste complète des affaires s'affiche. Sélectionner l'affaire et cliquer sur Choisir.

Pour accéder à la recherche multicritère d'une affaire, cliquer sur le bouton Plus. Une fenêtre s'affiche avec l'ensemble des critères possibles. Saisir les critères qui sont à combiner pour rechercher l'affaire et cliquer sur le bouton Rechercher. La liste des affaires correspondantes s'affiche.

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Droits).

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société/ Modifier/ Agences)

Pour accéder à une affaire, sélectionner la et cliquer sur le bouton Sélectionner.

Pour modifier les critères de recherche, cliquer sur le bouton Paramètres.

Pour quitter l'écran de recherche multicritères d'une affaire, cliquer sur le bouton Annuler.

SUPPRESSION DE l'AFFAIRE

Saisir (ou rechercher) le numéro d'affaire et cliquer sur le bouton Supprimer.

Une affaire pour laquelle des engagements ou dépenses ont été imputés, des consultations fournisseurs, des factures clients ont générées, etc… ne peut pas être supprimée.

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Affaire

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées. Certaines zones peuvent ne pas s’afficher en raison de la personnalisation des affaires (Voir Société / Paramétrage / Personnalisation de l’Affichage des Affaires)

CREEE LE : Affichage de la date de création de l'affaire.

MODIFIEE LE : Affichage de la dernière date de modification de l'affaire.

ACCES GEIDE : Ce bouton permet d’accéder à tous les documents numérisés dans la Geide, concernant l’affaire en cours de Mise à jour.

Pour prendre connaissance de l’utilisation du module, voir la documentation Générale de la Geide

CLIENT : En création d’affaire, saisir le code du client s'il est connu ou les premiers caractères du code afin d'accéder aux critères de recherche d’un client.
En modification d’affaire, le code du client est modifiable sous certaines conditions : aucun engagement, aucune dépense, ni aucune facturation sur l’affaire.

DEVISE DE L'AFFAIRE : Par défaut, la devise de l'affaire est initialisée par la devise de la fiche client. Cette zone est accessible uniquement en création d'affaire et non modifiable en modification d'affaire.

COURS DEV. A LA CREATION : Affiche le cours de la devise de l’affaire à la date de création de l’affaire. Ce cours est non modifiable. Il doit exister dans les Cours de devises (voir Société / Paramétrages / Codes devises).

N° DE PROJET : Saisir le numéro de projet associé à l’affaire. Cette zone s’affiche lorsque la gestion des projets est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Seuls les projets du client, dont le statut est accepté, peuvent être associés (voir Projets/ Création et Mise à Jour des Projets). Saisir le numéro du projet, ou les premiers caractères afin d'accéder aux critères de recherche d’un projet.

Affichage des informations suivantes :

Le numéro du projet

Le code du tiers

La raison sociale du tiers

Le libellé du projet

Le statut du projet

La date du statut

Agence

Le chargé d’affaire

AGENCE : Cette zone apparaît lorsque l’on gère les agences dans Focus Evolution (voir Société / Modifier / Agences). Saisir le code de l’agence d’affectation de l’affaire ou les premiers caractères afin d’accéder aux critères de recherche d’une agence.

REF. DE LA DEMANDE / EN DATE DU : Saisir les références de la demande du client (zone alphanumérique 15 caractères) ainsi que la date. La référence peut être obligatoire lorsque le paramètre est actif (voir les Paramètres Généraux de la société). Les références saisies vont se reporter dans la grille de détail des références, en bas de la fenêtre, afin d’associer le document PDF de la demande.

Lorsque la zone de saisie se transforme en une zone de sélection, cela indique que des commandes clients ont été ajoutés à la GEIDE via l’ajout de documents (Voir Geide/ Ajouts/ Ajouter des commandes client).

AUDIT FIABLE / : Ces boutons s’affiche lorsque l’option Audit Fiable est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Permet d’indexer pour les pistes d’audit fiables les documents commerciaux de la facture finale, à savoir, Devis/ Accusé réception/ Bon de livraison/ Facture. Le bouton permet d’afficher les documents indexés et de masquer le tableau de l’audit fiable.

DESIGNATION : Saisir la désignation de l'affaire (50 caractères alphanumériques). Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, la désignation du devis est proposée par défaut. Cette zone est modifiable.

DIMENSIONS : Saisir les dimensions si nécessaire (zones numériques 5 entiers et 2 décimales). Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, les dimensions saisies dans le devis sont proposées par défaut. Ces zones sont modifiables.

INFOS COMPLEMENTAIRES :

Uniquement si le multi niveau est activé. (Voir clé de licence et les Paramètres Généraux de la société)

Saisir le code de la fiche technique correspondant à l’affaire. Le code doit exister dans la table FICTEQ (Cliquer sur la zone afin d’afficher le menu déroulant). Un onglet supplémentaire ‘Complément’ s’ajoute afin de renseigner les différents champs de la fiche technique (voir Société / Paramétrages / Fiches Techniques) (Voir Exemples).

: S’affiche lorsque la gestion des post-it est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Permet de saisir une note d’information propre à l’affaire. Lorsqu’une note d’information est renseignée, il devient . Lors de l’ouverture d’une affaire, la note d’information renseignée peut s’ouvrir automatiquement (voir Mes Préférences).

COORDONNEES DU CLIENT :

Ces informations sont reprises en automatique dans la fiche du client, elles peuvent être modifiées uniquement si elles n’ont pas été verrouillées (voir les paramètres des Affaires de la société).

RAISON SOCIALE : Saisir la raison sociale du client (32 caractères alphanumériques chaque zone).

En cliquant sur vous accéderez à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client. Les adresses doivent être créées dans la fiche du client Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est CDE pour commande client sont au début de la liste des adresses proposées. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées du client.

RUE : Saisir l'adresse (32 caractères alphanumériques chaque zone).

CODE POSTAL / VILLE / PAYS : Saisir le code postal, la ville et le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

TELEPHONE/TELECOPIE : Compléter les numéros de téléphone, et de télécopie.

NOM DU CORRESPONDANT Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

En cliquant sur , vous accéderez à la recherche d’un correspondant pour un client. Les correspondants doivent être créés dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner le correspondant qui correspond aux coordonnées du client.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail du client (260 caractères alphanumériques). Par défaut, il affiche celle saisie dans la fiche tiers (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients)

SIRET : Les zones SIREN et NIC compose le code SIRET, Ces informations sont reprises dans le code du client.
Si l’adresse a été sélectionnée à partir du bouton le code Siret est repris dans l’agence du tiers. Le code SIRET n’est pas modifiable.

COORDONNEES DU MAITRE D’ŒUVRE

RAISON SOCIALE : Saisir la raison sociale du maître d’œuvre (32 caractères alphanumériques chaque zone).

En cliquant sur , vous accéderez à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client. Les adresses doivent être créées dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est OEU pour maître d’œuvre sont au début de la liste des adresses proposées. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées du maître d’œuvre.

RUE : Saisir l'adresse (32 caractères alphanumériques chaque zone).

CODE POSTAL / VILLE / PAYS : Saisir le code postal, la ville et le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

TELEPHONE / TELECOPIE : Compléter les numéros de téléphone, et de télécopie.

NOM DU CORRESPONDANT Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

AFFICHAGE DU BUDGET : Sélectionnez le style de l’affichage de l’onglet budget :

En liste

En propriété

Par défaut, il prend la valeur définie dans la fiche société (voir les paramètres des Affaires de la société).

INIT. DU BUDGET COMMERCIAL : (Oui / Non) : Cette option permet de réinitialiser le budget commercial du suivi d’affaire après modification du budget (Voir Suivi / Interrogation du Suivi). Par défaut la valeur est à Non.

ENCHAINEMENT INSERTION : (Oui / Non) : Cette option permet d’afficher le masque de recherche multicritère pour l’insertion du détail après chaque validation, si option à Oui.

Si option à Non, faire à chaque fois clic droit, Insérer. Par défaut, la valeur est à Non.

BUDGET DANS LE SUIVI D’AFFAIRE : (Oui / Non) : Cette option s’affiche uniquement pour les affaires de stock liées à la fabrication (voir les paramètres des Affaires de la société). La valeur par défaut est déterminée par le paramètre de la fiche société (voir les paramètres des Affaires de la société). Elle peut être modifiée par affaire.

Lorsque le paramètre est Oui, l’affaire de stock, si elle est une sous affaire d’une affaire client, dans l’interrogation du suivi de l’affaire client, le budget sera affiché (Voir Suivi / Interrogation du Suivi).

Lorsque le paramètre est Non, l’affaire de stock, si elle est une sous affaire d’une affaire client, dans l’interrogation du suivi de l’affaire client, le budget ne sera pas affiché. Le budget s’affichera dans le suivi uniquement lorsque l’affaire de stock est interrogée en affaire de base (Voir Suivi / Interrogation du Suivi).

PHOTO : Ce bouton permet d’ajouter la photo de l’article (format BMP, GIF, JPG, JPEG, PNG). Il est nécessaire que le dossier de stockage de photo soit défini dans la fiche société (Voir les paramètres système de la société). Possibilité d’afficher la photo en plus grand, par un double clic.

TABLEAU RECAPITULATIF DES DEMANDES CLIENT :

Pour ajouter/ supprimer des documents soit :

Soit avoir renseigné ou sélectionné la commande dans la zone Référence de commande.

Document : Sélectionner le type de document indexé. Ce type doit exister dans les types de document de la GEIDE (voir Geide/ Paramètres/ Type de Documents).

Référence : Saisir de la référence du document, ou reprend la zone Référence de commande saisie auparavant.

Date : Saisir la date du document, date du jour par défaut, ou reprend la zone date de la référence de commande saisie auparavant.

Fichier PDF : Accessible lorsque la GEIDE est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Cliquer sur afin de sélectionner le document PDF. Ce document sera par la suite indexé dans la GEIDE.

Sur la partie droite de la fenêtre, le document indexé peut s’ouvrir automatiquement selon les préférences utilisateurs définies (voir Mes Préférences).

Détail des fonctionnalités de la visionneuse PDF

N° affaire_nom du document.pdf	Affichage du nom du document stocké dans la GEIDE
	Permet d’afficher le chemin de stockage du PDF.
	Permet d’aller à la première page du PDF, permet de visualiser les pages précédentes
Page 1/1	Indication du n° de page en cours de visualisation. Indication du nombre de page au total du PDF.
	Permet d’aller à la dernière page du PDF, permet de visualiser les pages suivantes.
0%	Possibilité de faire pivoter le document. Affichage du pourcentage de rotation
	Permet d’enregistrer le PDF sur le poste utilisateur
	Permet d’imprimer le PDF
	Permet d’envoyer le PDF par mail
	Permet d’ouvrir le PDF dans le lecteur PDF par défaut du poste utilisateur
	Permet d’agrandir le PDF, en sélectionnant le pourcentage d’agrandissement.

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Statistiques

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

TYPE DE PRIX : Indiquer le type de prix à utiliser pour le calcul du budget de l’affaire. Valeur par défaut défini dans la fiche société (voir les paramètres des Affaires de la société) :

Prix de revient : utilisation du prix de revient de l'article réel et du prix unitaire de l'opération.

Prix de vente : utilisation du prix de vente de l'article réel et de l'opération en vigueur à la date saisie où à la date de mise à jour du devis.

Cette zone est non modifiable en modification d'une affaire.

AFFAIRE DE REGROUPEMENT. Cette information permet de rattacher une affaire à une affaire de regroupement.
Ce regroupement d’affaires permettra d’afficher et d’éditer les résultats « d’une affaire consolidée » avec une ou plusieurs affaires.
Cette zone est non modifiable pour une affaire de regroupement à laquelle est rattachée une ou plusieurs affaires.
Cette zone est modifiable pour une affaire rattachée à une affaire de regroupement. Si la recherche du numéro d’affaire est activée alors il sera proposé pour cette affaire uniquement les affaires de regroupement.

CONTRAT : Cette zone s’affiche lorsque la gestion des projets est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Elle permet d’identifier si l’affaire est un contrat d’intervention.

NUMERO DE DEVIS : Lorsque l’affaire a été créée à partir d’un devis, le numéro du devis d’origine est indiqué par défaut. Il peut être modifié (saisir un caractère de recherche afin d’accéder à l’écran de recherche des devis). Le numéro de devis devra exister dans FOCUS dans le cas où l'option contrôle du devis dans l'affaire a été choisie dans la fiche société.
Si le numéro de devis saisi est inconnu de FOCUS alors son libellé sera : "ORIGINE DU DEVIS : AUTRE".

COMMERCIAL : Sélectionner le commercial de l’affaire. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone)

CHARGE D'AFFAIRE / INDICATEUR : Saisir le chargé d'affaire ainsi que celui de l’indicateur (apporteur d'affaire, extérieur à la société). Les codes doivent exister dans les tables AGEN (recherche dans la table en cliquant sur la zone) et INDI (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

Le chargé d'affaire correspond par défaut au chargé d'affaire de la fiche du client.
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, l'agent et l'indicateur sont repris par défaut du devis. Ils sont modifiables.

TYPE MARCHE : Permet de saisir le type de marché correspondant à l’affaire.
Le code doit exister dans la table TYPMAR (recherche dans la table en cliquant sur la zone).
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, le type de marché est repris par défaut du devis. Il est modifiable.

SECTEUR : Permet de saisir le secteur d'activité du client. Le code doit exister dans la table SACT (recherche dans la table en cliquant sur la zone).
Le secteur d'activité correspond par défaut au secteur d'activité de la fiche client.
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, le secteur est repris par défaut du devis. Il est modifiable.

LIEU DE MONTAGE : Permet de saisir le lieu de montage (Code postal et Ville).
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, le lieu de montage est repris par défaut du devis. Il est modifiable.

DATE D’INTERVENTION : Saisir la date de l’intervention sur l’affaire.

DATE DEBUT DE REALISATION : Saisir la date de début de fabrication souhaitée. Cette zone est obligatoire et modifiable. Par défaut c’est la date du jour.

Dans le cas où l'affaire a été créée à partir d'un devis, la date de début de fabrication correspond par défaut à la date de livraison saisie dans le devis.
Dans le cas où aucune date de livraison n'aurait été saisie dans le devis, la date de début de fabrication correspond par défaut à la date du jour + 1.

DATE FIN DE REALISATION : Saisir la date de livraison demandée. Cette zone est obligatoire et modifiable. Par défaut c’est la date du jour +1.

Dans le cas où l'affaire a été créée à partir d'un devis, la date de fin de fabrication correspond par défaut à la date de livraison saisie dans le devis.
Dans le cas où aucune date de livraison n'aurait été saisie dans le devis, la date de début de fabrication correspond par défaut à la date du jour + 1.

DELAI DE LIVRAISON : Saisir le délai de livraison en nombre de semaines estimé par la société pour satisfaire la commande du client.
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, le délai de livraison est repris par défaut du devis. Il est modifiable.

AFFECTATION DES SALARIES : Permet de saisir un nombre de personne par demi-journée. Les journées sont établies à partir des dates de fabrication début et fin. Affecter le nombre de personnes :

A l’ensemble de l’affaire,

Pour chaque virtuel de l’affaire (Voir le Budget).

Cliquer sur pour saisir le nombre de salariés affectés. Ce bouton disparaît si l’on a choisi ‘Au virtuel’.

DATE : Affichage de dates constituantes la période de fabrication.

NOMBRE DE SALARIES (AM / PM) : Saisir le nombre de salariés affectés le matin (AM) et l’après-midi (PM) par jour.

SALARIES AFFECTES (AM / PM) : Affichage du nombre de salariés déjà affectés. Zone non modifiable. Cette zone est alimentée par l’Affectation des salaries aux affaires’ (voir Affaires / Affectations/ Affectation des salariés aux affaires).

Cliquer sur OK pour valider la saisie ou sur Annuler pour revenir à l’écran précédent. Supprimer les affectations permet de remettre à 0 la saisie.

ASSURANCE QUALITE : Permet d'indiquer si la commande est soumise à un classement d'assurance qualité. Le code saisi doit exister dans la table QCERTE (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Par défaut, cette zone reprend l'agrément qualité renseigné dans la fiche client. Si on ne gère pas la qualité (voir les Paramètres Généraux de la société), cette zone n’est pas obligatoire.

NIVEAUX DE REGROUPEMENT : Cinq niveaux de regroupement d’affaire sont paramétrables par les utilisateurs. Ils seront utilisés comme critères de sélection dans les éditions de suivi des affaires (Voir Suivi / Editions).

Les titres des niveaux de regroupement sont définis dans la table REGAN (un niveau au minimum et 5 au maximum).

Les codes saisis sont créés dans les tables REGAN1 à REGAN5 (recherche dans la table en cliquant sur la zone).
Lorsque l'affaire a été créée à partir d'un devis, les niveaux de regroupement sont repris par défaut du devis. Ils sont modifiables.

SOLVABILITE CLIENT : Permet de préciser si le client est solvable. Cocher la case correspondante : solvabilité "vérifiée" ou solvabilité "non vérifiée". Par défaut, la solvabilité du client est "non vérifiée".

FICHES ET DOCUMENTS QUALITE OUVERTS SUR LE TACTILE : Permet de récupérer sur les écrans tactiles, les documents rattachés à l’affaire.

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Etapes

Cet écran permet de saisir les différentes étapes de réalisation prévues. Elles sont saisies à titre d'information et doivent être mises à jour par l'utilisateur.

Pour ajouter/ supprimer des étapes :

DATE DEBUT : Saisir la date de commencement de l’étape de réalisation des travaux.

DATE FIN : Saisir la date de fin de la réalisation des travaux.

ETAPE : Sélectionner l’étape. Le code doit exister dans la table CDETAP.

LIBELLE : Saisir la date prévue et le libellé de l'étape de réalisation des travaux.

Seul le libellé du 999999 Non défini peut être mis à jour

AVANCEMENT EN % : Saisie le pourcentage d’avancement de l’étape.

N°ORDRE : Permet de saisir un numéro de classement des différentes étapes de réalisation.

REALISEE LE : Saisir la date de réalisation de l'étape.

: Permet d’ouvrir la fenêtre d’affectation des salariés à l’étape. Ce bouton s’affiche lorsque le paramétrage de l’affectation des salariés via les étapes est activé (voir les paramètres des Affaires de la société).

DATE : Affichage de dates constituantes la période de fabrication.

NOMBRE DE SALARIES (AM / PM) : Saisir le nombre de salariés affectés le matin (AM) et l’après-midi (PM) par jour.

Cliquer sur OK pour valider la saisie ou sur Annuler pour revenir à l’écran précédent. Supprimer les affectations permet de remettre à 0 la saisie.

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ADRESSES

ADRESSE DE LIVRAISON PAR DEFAUT

Les informations de l’adresse de livraison par défaut sont issues de la première adresse complémentaire du tiers dont le code titre est LIV pour Livraison.

ADRESSE DE LIVRAISON : Ces informations seront proposées par défaut lors de la saisie des bons de livraison client.

Cliquer sur pour accéder à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client, saisie dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est LIV pour livraison sont au début de la liste des adresses proposées. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées de livraison client. Cet adresse sera repris pour éditer les BL (Voir Affaires / Livraison / Saisie des Bons de Livraison)

NOM DU CORRESPONDANT Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

Cliquer sur pour accéder à la recherche d’un correspondant pour un client. Les correspondants doivent être créés dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner le correspondant qui correspond aux coordonnées du client.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail du client.

SIRET : Les zones SIREN et NIC compose le code SIRET, Ces informations sont reprises dans le code du client et ne sont pas modifiables.

ADRESSE DE FACTURATION PAR DEFAUT :

Les informations de l’adresse de facturation par défaut sont issues de la première adresse complémentaire du tiers dont le code titre est FAC pour Facturation.

Ces informations sont reprises par défaut de la fiche du client, elles peuvent être modifiées.

Ces informations sont renseignées automatiquement, lorsque le client de l’affaire a un tiers de facture saisi dans sa fiche (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients).

CLIENT A FACTURER : Saisir le code du client à facturer s'il est connu ou les premiers caractères du code afin d'accéder aux critères de recherche d’un client. Il est issu de la fiche tiers lorsque le champ ‘Tiers destinataire facture’ (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients) est renseigné.

ADRESSE DE FACTURATION : Ces informations seront proposées par défaut lors de la facturation à partir des bons de livraison.

Cliquer sur pour accéder à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client, saisie dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients). Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est FAC pour facturation sont au début de la liste des adresses proposées. Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées de livraison client.

NOM DU CORRESPONDANT Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail du client.

SIRET : Les zones SIREN et NIC compose le code SIRET, Ces informations sont reprises dans le code du client et ne sont pas modifiables.

FACTURATION SUR BONS DE LIVRAISON

REMISE ACCORDEE : Saisir le pourcentage de remise globale accordé au client pour cette affaire.
Cette remise globale sera proposée par défaut dans la facturation à partir des bons de livraison (Voir Affaires / Facturation / Saisie de la Facturation des BL).

Dans le cas où l'affaire a été créée à partir d'un devis, la remise accordée est reprise par défaut du devis. Elle correspond au pourcentage de remise globale. Elle est modifiable. (Voir Devis / Création et Mise à Jour des Devis)

TAUX DE TVA : Repris par défaut dans le devis client lors de la duplication en affaire, ou dans la fiche client lors de la création d’une affaire sans duplication. Possibilité de le modifier, le code doit exister dans la table CDTVA.

Ce taux de TVA sera repris :

- lors de l’établissement de la facturation client.

- dans l’établissement du budget de l’affaire pour les articles de niveaux 1.

BANQUE : Sélectionner la banque afin de faire figurer le RIB sur la facture qui découlera de cette affaire, La banque doit être définie dans Société/ Paramétrages/ Banque. Par défaut, la banque est reprise de la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients).

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MarchE

Cet écran permet de saisir le montant du marché (prix de vente de l’affaire, 13 entiers et 2 décimales), la date du marché ainsi que les différents avenants et dates d'avenant.
Lorsque l'affaire fait suite à un devis en coefficients sur chapitre, par défaut, le montant du marché correspond au montant du prix de vente du devis après remise globale.

Pour ajouter/ supprimer des avenants :

MARCHE DE BASE :

MONTANT EN DEVISE DE L'AFFAIRE : Saisir le montant du marché en devise de l'affaire.

MONTANT EN DEVISE SOCIETE : Affichage du montant du marché en devise société.

DATE MARCHE : Saisir la date du marché.

LIBELLE : Saisir un commentaire.

AVENANT LIGNE X :

MONTANT EN DEVISE DE L'AFFAIRE : Saisir le montant de l'avenant en devise de l'affaire.

MONTANT EN DEVISE SOCIETE : Affichage du montant de l'avenant en devise société.

DATE AVENANT : Saisir la date de l'avenant.

LIBELLE : Saisir un commentaire.

Affichage en bas de page du montant total en devise de l'affaire et en devise société.

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echeancier

Cet écran permet de saisir les conditions de facturation.

Les conditions de facturation permettre d’utiliser la facturation sur échéancier (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier).

En création d'affaire, une ligne est proposée par défaut si le montant du marché et des avenants est positif avec les valeurs suivantes :

La date d'échéance correspond à la date de « fin de fabrication » renseignée dans l'onglet "Statistiques",

Le libellé du terme est "Facturation",

Le montant échéance en devise affaire correspond au montant du marché plus les avenants de la devise affaire,

Le montant échéance e devise société correspond au montant du marche plus les avenants de la devise société.

Le mode de règlement et l’échéance de règlement proviennent de la fiche du client.

Le taux de TVA correspond à celui saisi dans l’onglet ‘Facturation’

La base de TVA est sur la "Ligne",

Le compte de vente peut être saisi, il peut être recherché dans le plan comptable à l’aide du %.

Pour ajouter/ supprimer des avenants :

En ajout de ligne, les valeurs des champs suivants ne sont pas reconduites sur la nouvelle échéance, les autres sont modifiables :

Le commentaire de l’échéance

La date de facturation prévue

Le libellé du terme,

Le montant en devise affaire

: Cliquer sur l’icône afin d’ajouter un commentaire sur l’échéance.

: Indique qu’il y a un commentaire d’affectée à l’échéance.

: Cliquer sur l’icône afin d’affecter un document (format pdf, xls, doc, etc.). Ce document sera lancer lorsque l’échéance sera facturé (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier) afin de joindre à la facture le document joint. Ouverture de l’explorateur Windows afin de sélectionner le document à affecter.

: Indique qu’ii y a un document affecté à l’échéance. L’adresse du document est affichée après la zone de la date de facture. Faire un double clic sur l’adresse pour visualiser le document joint.

ECH. FACT. : Cette zone permet le calcul de la date de facturation prévue par rapport à la date précédente. Saisie impossible sur la première échéance.

Possibilité de saisir :

Un nombre de jour en indiquant J+ le nombre de jour,

Un nombre de mois en indiquant M +le nombre de mois

ECHEANCE	ECH. FACT.	FACTURATION PREVUE	COMMENTAIRES
1		01/01/2021
2	J15	16/01/2021	Ajout 15 jours au 01/01/2021
3	J30	15/02/2021	Ajout 30 jours au 16/01/2021
4	J120	14/06/2021	Ajout 120 jours au 15/02/2021
5	M2	14/08/2021	Ajout 2 mois au 14/06/2021
6	M10	14/06/2022	Ajout 10 mois au 14/08/2021

FACTURATION PREVUE LE : Date affiché en fonction de la valeur de la zone ECH FACT, ou saisir la date d'émission prévue de la facture client associée à cette échéance. Cette date permettra de retrouver les factures à émettre à partir de l’échéancier.

LIBELLE DU TERME : Saisir le libellé de la facture (Acompte de 10%, 10% à la commande, solde…). Zone alphanumérique de 30 caractères

MONTANT EN DEVISE AFFAIRE : Saisir le montant de l’échéance (13 entiers et 2 décimales) en devise affaire. Affichage de la devise affaire. Il est possible de saisir un montant négatif pour générer un avoir.

MONTANT EN DEVISE SOCIETE : Affichage du montant de l’échéance en devise société. Affichage de la devise société

MODE REGLEMENT : Ce code correspond au mode de règlement de l’échéance. Il doit exister dans la table MODREG (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Par défaut, il est repris de la fiche client. Il est modifiable.

CODE ECHEANCE : Ce code correspond au délai de paiement de l'échéance. Il doit exister dans la table CODECH (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Par défaut, il est repris de la fiche client. Il est modifiable.

TVA (%) : Saisir le taux de TVA imputé à l’échéance. Ce code doit exister dans la table CDTVA (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Par défaut, il correspond au taux défini dans l’onglet ‘Adresses’.

BASE : Indiquer pour cette échéance, la base de calcul de la TVA.

LIGNE : le calcul de la TVA est calculé sur le montant de la ligne

MARCHE : le calcul de la TVA est calculé sur le montant du marché

EXO : le montant de la ligne est exonéré de TVA

Il est interdit de cumuler une échéance en base ‘Marché’ avec une échéance en base ‘Ligne’, car il possible de facturer la globalité de la TVA sur le montant du marché (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier).

COMPTE : Saisir le compte comptable du produit pour générer l’écriture. Ce compte doit exister dans le plan comptable (voir Fichiers de base / Gestion comptable / Plan comptable). Saisir le début du compte et appuyer sur la touche de tabulation pour lancer la recherche.

FACTURE / AVOIR : Le numéro de la facture sera mis à jour automatiquement si la facture est générée à partir de l’échéancier (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier) sinon il peut être mis à jour manuellement après l’émission d’une facture libre.

DATE FACTURE : La date de la facture sera mise à jour automatiquement si la facture est générée à partir de l’échéancier (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier) sinon il peut être mis à jour manuellement après l’émission d’une facture libre.

GROUPE D’EDITION /NBRE EXEMPLAIRES : Sélectionner le nombre d’exemplaires de factures à éditer.

Ce nombre peut être paramétré dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour des Tiers, Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour Sélective des Tiers, Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour des Clients, Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour Sélective des Clients). Cette valeur est modifiable. Tout ajout de nouvelle échéance se verra proposé le groupe paramétré dans la fiche du client.

Cette zone est un critère de sélection pour la génération des factures sur échéancier (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier).

Affichage de l’adresse du document joint, faire un double clic pour visualiser le document.

Le montant total marché et le montant total des échéances sont affichés en bas de l'écran en devise affaire.

TOTAL MARCHE : Affichage du montant total marché en devise affaire saisi dans l'onglet ‘Marché’.

TOTAL ECHEANCES : Affichage du montant total des échéances en devise affaire. Il doit être égal au montant total du marché.

Le total du marché doit être égal au total des échéances, sinon impossible de valider l’affaire.

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Observations

Permet de saisir un commentaire général sur l’affaire. Lorsque l'affaire fait suite à un devis, les commentaires sont repris par défaut du devis. Ils sont modifiables.

Les commentaires sont saisis sous un format « Texte enrichi » ou HTML (voir les Paramètres Systèmes de la société) et peuvent être mise en forme avec les boutons affichés dans la barre d’outils (Type de Police, taille des caractères, gras, italique, souligné, alignement, centrage, …).

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Budget

Cet écran permet de saisir les articles virtuels et les articles réels entrant dans la composition de l’affaire. Lorsque l’affaire a été créée à partir d’un devis, on retrouve ici l’arborescence du devis qui peut être modifié.

Le budget ne gère pas les chapitres dans l’arborescence.

Il est impossible de valider l’affaire lorsque cet écran n’est pas renseigné. Ceci est possible lorsque le paramètre est activé (voir les paramètres des Affaires de la société).

Detail dE L’AFFAIRE

Les informations à gauche permettent d’afficher l’arborescence de l’affaire

CODE : Codes des articles réels ou articles virtuels inclus dans l’affaire concernée.

INDICE : Affichage de l’indice affecté à chaque article réel et/ou virtuel. Il peut être modifié mais il ne peut pas être supérieur à l’indice en cours dans la fiche article réel et / ou virtuel.

Cette zone s’affiche lorsque l’on gère les indices pour les articles réels et virtuels est à Oui (voir les Paramètres Généraux de la société).

LIBELLE : Libellés des articles réels ou articles virtuels inclus dans l’affaire concernée.

Présentation détaillée

Le signe + quand il apparaît à droite du code, indique que l’article contient un sous détail, il suffit de cliquer sur le signe pour développer l’arborescence de cet article.
Il est également possible de développer l’intégralité de l’arborescence : cliquer sur le bouton droit et choisir l’option « développer l’arborescence ».

Présentation non détaillée

Le signe - quand il apparaît à droite du code, affiche le détail de l’article, il suffit de cliquer sur le signe pour cacher l’arborescence de cet article.
Il est également possible de revenir à une présentation non détaillée : cliquer sur le bouton droit et choisir l’option « Réduire l’arborescence ».

· AJOUTER UNE OPÉRATION, UN ARTICLE RÉEL, UN ARTICLE VIRTUEL, UNE NOMENCLATURE D’ARTICLE VIRTUEL: Cliquer sur le bouton droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Insérer avant ou Insérer après la ligne sélectionnée, ou choisir Insérer dans un article virtuel sélectionné.

Si le paramètre société « Autoriser les articles réels et les opérations au niveau 1 des devis et des affaires » est à « non », il sera interdit de saisir des articles réels et des opérations au niveau 1 de l’affaire (voir les paramètres des Affaires de la société). Il sera uniquement possible de saisir des articles virtuels.

Légende de la composition d’une affaire :

: Articles réels,

: Opérations,

: Articles virtuels.

Sélection de ’Insérer dans + code article virtuel : Possibilité d’insérer en plus d’un article réel et d’une opération, un autre article virtuel, si gestion en multi niveau (voir Clé de licence et voir les Paramètres Généraux de la société)

INSERTION D’UNE NOMENCLATURE D’UN ARTICLE VIRTUEL : Cette insertion permet juste d’ajouter, au budget de l’affaire, la nomenclature d’un article virtuel. Ouverture d’une fenêtre de recherche de l’article virtuel. Puis, une fois l’article virtuel sélectionné, un écran s’affiche afin de saisir la quantité du virtuel à ajouter afin que la quantité des composants de l’article virtuel soit renseignée.

MODIFIER UNE LIGNE : Sélectionner la ligne et modifier la quantité dans la partie droite de l’écran.

SUPPRIMER UNE LIGNE : Cliquer sur le bouton droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Supprimer. On peut supprimer une ligne lorsque l’article n’appartient pas à un OF.

DUPLIQUER UNE LIGNE : Cliquer sur le bouton droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Dupliquer (uniquement les articles de niveau 1).

Deux modes d’affichages sont possibles (voir les paramètres des Affaires de la société).

Affichage en mode liste

Affichage en mode propriété

AFFICHAGE EN MODE LISTE

Les informations à droite permettent d’afficher les informations concernant chaque composant de l’arborescence.

QUANTITE : Quantité de l'opération ou de l'article (réel ou virtuel). La quantité est modifiable sur chaque composant de l’affaire.

Cas particuliers : Besoins, la nouvelle quantité ne peut pas être inférieure à la quantité initiale.

Cependant, il est possible de modifier une quantité en besoin totalement satisfaite, si je gère l’autorisation de modifier les articles dont le besoin est partiellement ou totalement satisfait (Voir Société/ Modifier / Paramètres)

Possibilité de saisir des quantités négatives sur des articles réels, des articles virtuels et des opérations.

Remarque : Les lignes négatives ne doivent plus avoir de besoins.

PRIX UNITAIRE (en devise société) : Correspond au prix revient de l’article ou prix de l’opération. Pas de prix unitaire pour les articles virtuels.

MONTANT : Pour les articles réels et les opérations : le montant (13 entiers et 2 décimales) par ligne est égal à la quantité de l’article ou de l’opération x Prix unitaire de l’article ou de l‘opération.

Pour les articles virtuels : le montant (13 entiers et 2 décimales) est égal à la somme des valeurs de chaque ligne de ses composants variables x Quantité du virtuel + la somme des valeurs de chaque ligne de ses composants fixes.

TAUX TVA : Affiche le taux de TVA défini dans l’onglet Adresses. Taux de TVA modifiable. Ce code doit exister dans la table CDTVA (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

FONCTION : Saisir le code de la fonction (table NMCL) correspondante aux articles réels, et aux articles virtuels de niveau 1.

La fonction proposée pour la première ligne de l’affaire saisie est celle renseignée par défaut dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société). Dans les autres cas, la fonction proposée est celle renseignée dans la ligne de l’affaire précédente.

Cliquer sur la zone pour afficher le menu déroulant. Il est possible de saisir une fonction qui n'existe pas dans la table NMCL. La nouvelle fonction saisie est rajoutée en fin de liste déroulante et dans la table NMCL. Cette zone s’affiche si l’on gère les fonctions (voir les Paramètres Généraux de la société).

BESOINS (Oui / Non) : Cette zone s’affiche si l’on gère les besoins (voir les paramètres des Affaires de la société). Elle s’applique uniquement aux articles réels. Oui : va générer un besoin pour l’affaire.

Le besoin (voir Fabrication / Besoins) permet de passer :

Des consultations fournisseurs (Voir Achats / Consultations fournisseurs / Création des consultations à partir des besoins sur affaires),

Des commandes d’achats (Voir Achats / Commandes d’achat à partir des besoins non affectés),

Des mouvements de stock (Voir Stock / Mouvements de stocks à partir des besoins non affectés).

Par défaut, la valeur est issue de la fiche article réel (Voir Fichiers de base / Articles réels).

Non modifiable en modification de l’affaire.

Il est possible de modifier une quantité, de supprimer un article, si l’autorisation de modifier les articles dont le besoin est partiellement ou totalement satisfait est activée (voir les paramètres des Affaires de la société).

DATE DU BUDGET : Affiche la date du jour lors de l’insertion des articles dans le budget. Date modifiable.

DATE SOUHAITEE : ENGAGEE : Affichage de la date de livraison souhaitée et de la date de livraison réelle. Ces dates sont modifiables en mode propriété. Elles ne concernent que les articles virtuels de niveau 1.

MONTANT TOTAL FACTURE / BL suivi de la devise société : Affiche le montant total, en devise société, de l’affaire.

Somme des Prix unitaires facturés sur BL de chaque article de niveau 1.

MONTANT TOTAL FACTURE / BL suivi de la devise affaire : Affiche le montant total, en devise affaire, de l’affaire.

Somme des Prix unitaires facturés sur BL de chaque article de niveau 1.

MONTANT BUDGET : Affiche le total du budget en devise de la société. Somme de la colonne montant.

MARGE BRUTE : Affiche la marge brute selon l’option choisie dans la fiche société (voir les paramètres des Affaires de la société).

Cette marge est égale à : (Montant facture/BL – Budget X 100) / Montant Facture BL

Cliquer sur le bouton ‘Propriété’ pour afficher la décomposition en mode propriété.

Affichage en mode propriete

Les informations à droite permettent d’afficher les informations concernant chaque composant de l’arborescence.

MONTANT FACTURE / BL (Devise société) : Ce montant correspond au montant total de la facturation suivi de la devise société si celle ci est émise à partir des bons de livraisons sur affaire.

MONTANT TOTAL DU POSTE :

Dans le cas d'un article virtuel, il correspond à la quantité saisie X Montant variable + Montant fixe

Dans le cas d'un article réel, il correspond au besoin net X Montant unitaire.

Dans le cas d’une opération, il correspond au besoin net x Taux horaire.

N° DE LIGNE : Permet de trier la composition du budget de l’affaire. Possibilité de le modifier. Par défaut, les numéros de ligne vont de 5 en 5.

ARTICLE VIRTUEL ORIGINE : Affichage du code article virtuel dont est issue la nomenclature. Cette information ne s’affiche que lorsqu’il y a eu une insertion d’une nomenclature d’un article virtuel.

Les affichages sont reconduits lors de la duplication d’une affaire.

CODE : Affichage du code de l’article réel, de l’opération ou de l’article virtuel.

INDICE : Affichage de l’indice affecté à chaque article réel et/ou virtuel. Si gestion des indices pour les articles réels et virtuels est à Oui (voir les Paramètres Généraux de la société). Modification possible (zone alphanumérique 2 caractères).

LIBELLE : Affichage du libellé technique de l’article réel, de l’opération ou de l’article virtuel. Possibilité de modifier le libellé (zone alphanumérique de 30 caractères)

NB : Le libellé commercial d’un article réel s’affiche s’il est différent du libellé technique.

DIMENSIONS : Reprise dans la fiche article réel et virtuel. Non modifiable.

LIGNE BUDGETAIRE : Reprise dans la fiche article, uniquement pour les articles réels, ou pour l’opération. La ligne peut être modifiée (recherche dans la table NUMLG en cliquant sur la zone).

FONCTION : Saisir le code de la fonction (table NMCL) correspondante aux articles réels, et aux articles virtuels de niveau 1.

La fonction proposée pour la première ligne de l’affaire saisie est celle renseignée par défaut dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société).

Dans les autres cas, la fonction proposée est celle renseignée dans la ligne de l’affaire précédente.

Cliquer sur la zone pour afficher le menu déroulant.

Il est possible de saisir une fonction qui n'existe pas dans la table NMCL. Possibilité de modifier son libellé. La nouvelle fonction saisie est rajoutée en fin de liste déroulante et dans la table NMCL. Cette zone s’affiche si l’on gère les fonctions (voir les Paramètres Généraux de la société).

BLOC : Cette zone permet d'affecter à la ligne de l’affaire un numéro de bloc. Cette zone apparaît si dans les paramètres de la société, l’option « gestion des blocs » a été cochée. (Voir les Paramètres Généraux de la société). Possibilité de modifier le bloc, le code doit exister dans la table NBLOC.
Le bloc proposé pour la première ligne du l’affaire saisie est celui renseigné par défaut dans la fiche société. Dans les autres cas, le bloc proposé est celui renseigné dans la ligne de l’affaire précédente.

IDENTIFICATION / REPERE : Permet de saisie les données par rapport à un plan (zones alphanumériques de 5 et 25 caractères respectivement).

FABRICATION PREVUE Du / Au : Saisir la date de début de fabrication prévue qui doit être supérieure ou égale à la date début de fabrication de l'affaire. Cette zone est obligatoire et modifiable.

Saisir la date de fin de fabrication prévue qui doit être inférieure ou égale à la date de fin de fabrication de l'affaire. Cette zone est obligatoire et modifiable. Elle s’affiche uniquement pour les articles virtuels.

Par défaut, elle correspond à la date début et fin de fabrication saisies dans l'onglet ‘Statistiques’.

Le bouton apparaît si l’on a choisi ‘L’affectation des salariés Au virtuel dans l’onglet ‘Statistiques’ et que l’article soit un article virtuel de niveau 1.

Cliquer sur pour saisir le nombre de salariés affectés à la fabrication de l’article virtuel.

DATE : Affichage de dates constituantes la période de fabrication.

NOMBRE DE SALARIES (AM / PM) : Saisir le nombre de salariés affectés le matin (AM) et l’après-midi (PM) par jour.

SALARIES AFFECTES (AM / PM) : Affichage du nombre de salariés déjà affectés. Zone non modifiable. Cette zone est alimentée par ‘l’Affectation des salaries aux affaires’ (voir Affaires / Affectations/ Affectation des salariés aux affaires).

Cliquer sur OK pour valider la saisie ou sur Annuler pour revenir à l’écran précédent. Supprimer les affectations permet de remettre à 0 la saisie.

LIVRAISON SOUHAITEE : Saisir une date de livraison souhaitée de l’article. Cette zone s’affiche uniquement pour les articles virtuels de niveau 1.

LIVRAISON ENGAGEE : Saisir une de livraison réalisée de l’article. Cette zone s’affiche uniquement pour les articles virtuels de niveau 1.

PU POUR FACTURE / BL + DEVISE DE L’AFFAIRE : Lorsque l’affaire est gérée en prix de vente (onglet Statistiques), le prix affiché est repris dans les conditions tarifaires du client ou de la famille de client (Voir Fichiers de base / Conditions tarifaires et prix de vente / Saisie des conditions tarifaires clients).

REMISE Lorsque l’affaire est gérée en prix de vente (onglet Statistiques), le prix affiché est repris dans les conditions tarifaires du client ou de la famille de client (Voir Fichiers de base / Conditions tarifaires et prix de vente / Saisie des conditions tarifaires clients).

QUANTITE : Quantité de l'opération ou de l'article (réel ou virtuel). La quantité est modifiable sur chaque composant de l’affaire.

Cas particuliers : Besoins, la nouvelle quantité ne peut pas être inférieure à la quantité initiale.

Possibilité de saisir des quantités négatives sur des articles réels, des articles virtuels et des opérations.

Les lignes négatives ne doivent plus avoir de besoins.

UNITE : Repris dans la fiche article réel, article virtuel et opération. Il ne peut pas être modifié.

EN (FIXE OU VARIABLE) : Cette information est reprise dans la fiche article ou dans la fiche de l'opération et ne peut pas être modifiée. Affichage uniquement pour les composants des articles virtuels.

Le besoin (voir Fabrication / Besoins) permet de passer :

Des consultations fournisseurs (Voir Achats / Consultations fournisseurs / Création des consultations à partir des besoins sur affaires),

Des commandes d’achats (Voir Achats / Commandes d’achat à partir des besoins non affectés),

Des mouvements de stock (Voir Stock / Mouvements de stocks à partir des besoins non affectés).

Par défaut, la valeur est issue de la fiche article réel (Voir Fichiers de base / Articles réels).

Non modifiable en modification de l’affaire.

Il est possible de modifier une quantité, de supprimer un article, si je gère l’autorisation de modifier les articles dont le besoin est partiellement ou totalement satisfait (voir les paramètres des Affaires de la société).

COEFF.D’UTILISATION : Ce coefficient apparaît uniquement pour les articles réels, il est repris dans la fiche article et peut être modifié.

COEFF. DE PERTE : Ce coefficient apparaît uniquement pour les articles réels, il est repris dans la fiche article et peut être modifié.

COEFF. DE PONDERATION : Ce coefficient apparaît uniquement pour les opérations et peut être modifié. Il permet de pondérer le temps unitaire dans le cadre d'une notion de série (Par exemple : coefficient de 1 pour une quantité d'articles virtuels comprise entre 0 et 500 et au-delà coefficient de pondération de 0,95).

BESOIN NET suivi de l’unité : Pour les articles réels. Il correspond à la quantité saisie X coefficient (utilisation / Perte). Pour les opérations, Il correspond à la quantité saisie X coefficient (Utilisation / Perte / Pondération)

PRIX UNITAIRE / TAUX HORAIRE : Repris dans la fiche article ou dans la fiche opération, il peut être modifié. Il correspond :

Prix de revient : utilisation du prix de revient de l'article réel et du prix unitaire de l'opération.

Prix de vente : utilisation du prix de vente de l'article réel et de l'opération en vigueur à la date saisie où à la date de mise à jour du devis.

Possibilité de saisir un prix unitaire négatif

MONTANT TOTAL DU POSTE + DEVISE DE L’AFFAIRE

Dans le cas d'un article virtuel, il correspond à la quantité saisie X Montant variable + Montant fixe

Dans le cas d'un article réel, il correspond au besoin net X Montant unitaire.

Dans le cas d’une opération, il correspond au besoin net x Taux horaire.

MONTANT FACTURE / BL (Devise société) : Ce montant correspond au montant total de la facturation en devise société si celle-ci est émise à partir des bons de livraisons sur affaire.

MONTANT FACTURE / BL (Devise affaire) : Ce montant correspond au montant total de la facturation en devise affaire si celle-ci est émise à partir des bons de livraisons sur affaire.

MONTANT BUDGET (Devise société) : Ce montant correspond au budget total de l’affaire.

CHANGER L’ADRESSE DE LIVRAISON : Cliquer sur le bouton pour affecter une adresse complémentaire de livraison différente de celle saisie dans l’onglet Facturation. Ce bouton n’apparaît que pour les articles de niveau 1.

Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses complémentaires (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients) pour lesquelles le code titre est LIV pour livraison sont au début de la liste des adresses proposées.

Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées de livraison client.

Cette adresse sera reprise pour éditer les BL (Voir Affaires / Livraison / Saisie des Bons de Livraison).

Cliquer sur le bouton ‘Liste’ pour afficher la décomposition en mode liste.

IMPRIMER

Possibilité d’imprimer l’onglet budget, en cliquant sur le bouton Imprimer. Il édite directement sur l’imprimante par défaut, les données issues de l’onglet ‘Budget’.

L’édition comporte les informations suivantes :

Le Niveau

Le Type (Réel, Virtuel, Opération)

Le Code

La Quantité Unitaire

Le Prix Unitaire

Le Montant

La Fonction

Les Besoins

Le Montant Total

Commentaire du composant

Pour accéder aux commentaires de chaque composant, il faut sélectionner la ligne souhaitée et cliquer sur Commentaire.

Saisir les commentaires du composant. Valider les commentaires saisis en appuyant sur le bouton Valider.

Le bouton ‘Commentaire’ passe en gras dès lors qu’il y un commentaire associé à l’article, à l’opération, à l’article virtuel.

FICHE TECHNIQUE DU composant

Cette option est uniquement disponible en multi niveau (voir Clé de licence, voir les Paramètres Généraux de la société).

Si Fiche est actif, le composant (soit l’article réel, soit l’article virtuel) a une fiche technique affectée (Voir Fichiers de Base / Articles Réels, Fichiers de Base / Articles Virtuels), cliquer sur Fiche pour la renseigner. Cliquer sur Fermer pour revenir à l’écran précédent.

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FICHE DE NON CONFORMITE

Permet d’afficher toutes les fiches de non-conformité saisies sur l’affaire (Voir Qualité/ Création et Mise à jour des fiches de non-conformité). Cet onglet ne s’affiche que lorsque des fiches de non-conformités ont été saisies.

N° DE FICHE : Indique le n° de la fiche de non-conformité

CREE PAR : Indique l’utilisateur de Focus Evolution qui a généré la fiche de non-conformité.

DATE DE CREATION : Indique la date de création de la fiche de non-conformité.

MODIFIEE PAR : Indique l’utilisateur ayant mis à jour la fiche de non-conformité.

DATE DE MODIFICATION : Indique la date à laquelle les dernières modifications ont été faites sur la fiche de non-conformité.

: Permet d’afficher la fiche de non-conformité.

: Permet d’ouvrir la visionneuse PDF pour afficher la fiche de non-conformité stocké dans la GED.

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Complements

Permet d’afficher la structure de la fiche technique lié à l’affaire. Cet onglet est visible si on l’a renseigné dans ‘Affaire’ (Voir Exemples).

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PERSO

Permet de saisir des informations supplémentaires. Cet onglet est visible si on l’a paramétré ‘Société / Paramétrages / Personnalisation / Saisie et Maj des affaire’.

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DOCUMENTS ASSOCIES

Cet onglet s’affiche lorsque la gestion multi documents est activée (voir les paramètres des Affaires de la société) et le paramétrage effectué (voir Société/ Paramétrage/ Publipostage/ Association des documents à l’affaire) et permet de générer des éditions complémentaires à l’affaire.

Les documents ainsi générés sont affichés dans un nouvel onglet dont le nom est le nom du document suivi du n° de l’affaire.

Un récapitulatif des documents est disponible dans le menu Suivi/ Contrôle des documents associés. Ce menu permet de visualiser par affaire l’ensemble des documents s’ils ont été édités ou envoyés par mail.

Détail des fonctionnalités de la visionneuse PDF

N° affaire_nom du document.pdf	Affichage du nom du document stocké dans la GEIDE
	Permet d’afficher le chemin de stockage du PDF.
	Permet d’aller à la première page du PDF, permet de visualiser les pages précédentes
Page 1/1	Indication du n° de page en cours de visualisation. Indication du nombre de page au total du PDF.
	Permet d’aller à la dernière page du PDF, permet de visualiser les pages suivantes.
0%	Possibilité de faire pivoter le document. Affichage du pourcentage de rotation
	Permet d’enregistrer le PDF sur le poste utilisateur
	Permet d’imprimer le PDF
	Permet d’envoyer le PDF par mail
	Permet d’ouvrir le PDF dans le lecteur PDF par défaut du poste utilisateur
	Permet d’agrandir le PDF, en sélectionnant le pourcentage d’agrandissement.

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Lors de la validation de l'affaire :

Le reste à dépenser de l'affaire est initialisé et correspond au montant du budget.

Un message apparaît :

DESIREZ VOUS INITIALISER LE BUDGET COMMERCIAL ? (Oui / Non) :

Si l’on répond OUI, le budget commercial ne sera plus modifié (sauf si l’on réinitialise le budget commercial dans l’onglet Affaire). Toutes les modifications du budget de l’affaire modifieront le budget technique (Voir Suivi / Interrogation du suivi).

Si l’on répond NON, seul le budget technique sera valorisé dans l’interrogation du suivi.

Ce message apparaîtra jusqu’à ce qu’on réponde OUI.

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eDITION

Cette option permet d'éditer l’accusé de réception de l’affaire destiné au client. L’édition se lance immédiatement à l’écran. L’édition de l’accusé de réception valide la création ou la modification de l’affaire.

Les informations figurant sur cette édition sont les suivantes :

L'adresse de la société,

Les coordonnées du client,

Le code client,

La référence et la date de la commande client,

Le numéro d'affaire,

Le numéro de devis associé à l'affaire,

La désignation de l'affaire,

Le chapitre,

Le code article réel ou virtuel,

Le libellé commercial de l'article,

La quantité d'articles et l'unité,

Les commentaires de l'article,

Le montant de la commande en EUR (montant du marché plus additifs de l'onglet ‘Marché’),

Les conditions de règlement qui sont celles de l'onglet ‘Echéancier’ de l'affaire s'il est renseigné sinon celles de la fiche client (Mode de règlement, Date d'échéance, Montant de l'échéance).

IMPRIMER

Cliquer sur pour lancer l’impression.

	Permet de sélectionner un maquettage différent de l’édition demandée. Le chemin et le nom du fichier s’affiche dans la zone Fichier.
	Envoi par mail le document
	Exporter sous Excel avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Excel uniquement les données dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Word avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter au format PDF dans le dossier Focusevo\Export
	Affiche le document issu de la GEIDE. Cliquer sur pour revenir à l’édition. Il ne s’affiche que si la GEIDE est activée (voir les paramètres généraux de la société)
	Affiche les paramètres envoyés à l’édition. Seuls les utilisateurs Administrateur ont ce bouton.

Cliquer sur pour envoyer l’édition par courrier électronique.

Pour ajouter de nouveaux destinataires et/ ou de pièces jointes :

DESTINATAIRES : L’adresse Mail est reprise par défaut dans l’entête de l’affaire « adresse E-mail des coordonnées du client ». Il est possible d’ajouter des destinataires.

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

PIECES JOINTES : La pièce jointe par défaut correspond au devis. Il est possible d’ajouter d’autres pièces jointes, puis cliquer sur pour rechercher une ou un lot de pièces à joindre (Exemples, cahier des charges, photo, plans…). Cliquer sur pour visualiser le PDF.

SUJET : La zone est renseignée par défaut par le numéro de l’affaire en cours d’envoi.

MESSAGE : Saisir le message à joindre à votre envoi ou sélectionner le message type (Voir Fichiers de Base / Message Type).

Puis Cliquer sur ‘Envoyer’ pour Valider l’envoi par Mail.

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CREATION ET MISE A JOUR SELECTIVE DES AFFAIRES

Menu Affaires/ Création-Mise à jour/ Création et mise à jour sélective des affaires.

Cette option permet de mettre à jour certains onglets de l’affaire et d’afficher les autres sans pouvoir procéder à des modifications et aussi de pourvoir autoriser la création, la duplication et la suppression des affaires (Voir Société / Paramétrage / Saisie Sélective / Module Affaire).

MEMO

L’onglet de recherche peut être personnalisé.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Création et mise à jour sélective des affaires

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

Affaire

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Statistiques

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

etape

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Adresses

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Marche

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

echeancier

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Observation

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Budget

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

FICHE DE NON-CONFORMITE

Cet écran reprend en affichage les éléments rattachés à l’affaire.

Complement

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

Personnalisation

Cet écran reprend en affichage ou en modification les éléments saisis lors de la création des affaires.

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CrEation d’une affaire à partir d’un devis

Menu Affaires/ Création-Mise à jour/ Création d’une affaire à partir d’un devis.

Cette option permet de créer une affaire à partir d’un devis existant dans Focus.

La duplication des devis en affaire peut se faire uniquement sur les devis propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

La duplication des devis en affaire peut se faire uniquement sur les devis des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La duplication des devis en affaire se fait uniquement sur les devis non bloqué (voir les paramètres des Devis de la société)

La note d’information d’un devis n’est pas dupliquée dans l’affaire.

DEVIS A DUPLIQUER : Saisir le numéro du devis à dupliquer.

AFFAIRE A CREER : Cette zone apparaît uniquement lorsque les affaires sont numérotées manuellement, dans ce cas, saisir le numéro de l’affaire à créer (zone alphanumérique de 8 caractères).

CODE CLIENT : Saisir le code du client pour lequel l’affaire doit être créée (s’il est différent du client du devis copié ou dans le cas d'un devis réalisé pour un prospect). Dans le cas où il est inconnu, saisir les premiers caractères du code afin d’accéder à l’écran de recherche d’un client.

Lorsque le devis a été réalisé sur un prospect, il faut transformer le prospect en client via l’option Fichiers de Base / Transformation d’un Prospect en Client.

RECONDUCTION DE LA DEVISE : Reporter la devise et le cours du devis initial vers la nouvelle affaire

ACTUALISATION DE LA DEVISE : Sélectionner soit une nouvelle devise, soit prendre le cours à jour de la devise du devis. Le cours n’est pas modifiable.

FABRICATION DEBUT / FIN : Saisir la date de début de fabrication souhaitée. Cette zone est obligatoire et modifiable. Par défaut c’est la date du jour (début) et date de jour +1 (fin).

CONSERVER LES LIBELLE DU DEVIS : Reporter les libellés des articles (réels et virtuels, et des opérations saisis directement dans le devis. Valeur par défaut.

REMPLACER PAR LES LIBELLES TECHNIQUES DE BASE : Reporter les libellés techniques issus des fichiers de base.

INITIALISER LE BUDGET COMMERCIAL :

Si l’on coche la zone, le budget commercial ne sera plus modifié. Toutes les modifications du budget de l’affaire modifieront le budget technique (voir Suivi / Interrogation du suivi).

Si l’on ne coche pas la zone, seul le budget technique sera valorisé dans l’interrogation du suivi.

Par défaut, la zone est cochée.

RECONDUCTION DES PRIX : Reporter les prix du devis initial vers la nouvelle affaire

ACTUALISATION DES PRIX : Reporter les prix issus des fichiers de base (articles réels, opérations, et articles virtuels) vers la nouvelle affaire.

TYPE DE PRIX DU DEVIS A DUPLIQUER : Affiche le devis est fait à partir des prix de vente, prix de revient ou prix d’achat du fournisseur principal (Voir Devis / Création et Mise à Jour des Devis)

TYPE DE PRIX DE L’AFFAIRE A CREER : Prix de Revient / Prix de Vente : Sélectionner le type de prix de l’affaire à créer : Soit prix de revient, soit prix de vente issus des fichiers de base.

RECONDUCTION DES INDICES : Reporter les indices du devis vers la nouvelle affaire

ACTUALISATION DES INDICES : Reporter les indices issus des fichiers de base (articles réels et articles virtuels) vers la nouvelle affaire.

Ces informations ne s’affichent que lorsque les indices sont gérés (voir les Paramètres Généraux de la société).

REPRISE GESTION BESOIN D/A ORIGINE : Reporter les besoins du devis initial vers la nouvelle affaire (Besoins du devis en consultation sont passés en consultation avec la nouvelle affaire)

GESTION DES BESOIN DE LA FICHE ARTICLE : Reporter les besoins en fonction du paramétrage issus des fichiers de base (articles réels)

PAS DE GESTION DE BESOIN : Pas de création de besoin pour le nouveau devis

Le changement est possible si les besoins sont gérés en automatique (voir les paramètres des Affaires de la société).

AFFICHER L’AFFAIRE CREEE : Cocher la case pour afficher le nouveau devis directement afin de procéder à des modifications. Par défaut, la case est non cochée.

LISTE DES AFFAIRES CREEES A PARTIR DU DEVIS A DUPLIQUER :

Cela permet d’afficher toutes les affaires créées à partir d’un même numéro de devis.

Le n° du devis à dupliquer,

La désignation du devis,

Le n° d’affaire créé à partir du devis,

La désignation de l’affaire dupliquée,

Le code du client,

La raison sociale du client.

Pour un devis avec coefficients par ligne budgétaire, l’affaire associée aura ses taux de remises accordées au client initialisés à zéro ainsi que tous les prix unitaires facturés pour l’ensemble des articles repris du devis

VALIDER LA DUPLICATION en cliquant sur le bouton DUPLIQUER

Lorsque la duplication est terminée, Focus envoi le message suivant :
« L’affaire créée a le numéro : ………. »

Les éléments dupliqués du devis sont :

La désignation du devis,

Les dimensions,

Le numéro de devis,

L'agent,

L'indicateur,

Le type de marché,

Le secteur,

Le lieu de montage,

La date de début de fabrication (égale à la date de livraison du devis),

La date de fin de fabrication (égale à la date de livraison du devis),

Le délai de livraison,

Les niveaux de regroupement,

Le pourcentage de remise globale (uniquement avec coefficients par chapitre),

Le montant du marché (Montant hors taxe après remise globale),

Les observations,

Le détail de l'affaire.

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Duplication d’une affaire

Menu Affaires/ Création-Mise à jour/ Duplication d’une affaire.

Cette option permet de créer une affaire à partir d’une affaire existante dans Focus.

La duplication d’une affaire peut se faire uniquement sur les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

La duplication d’une affaire peut se faire uniquement sur les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La note d’information d’une affaire n’est pas dupliquée dans l’affaire.

Liste des éléments de l’affaire dupliquée :

Onglet Affaire

Onglet Statistiques

Onglet Etapes

Onglet Facturation

Onglet Marché

Onglet Observations

Onglet Budget

AFFAIRE A DUPLIQUER : Saisir le numéro de l’affaire à dupliquer.

FABRICATION DEBUT / FIN : Saisir la date de début et de fin de fabrication souhaitée. Ces zones sont obligatoires et modifiables. Par défaut c’est la date du jour (début) et date de jour +1 (fin). Le contrôle de cohérence des dates se fait au moment du lancement de la duplication.

RECONDUCTION DES PRIX : Reporter les prix de l’affaire initiale vers la nouvelle affaire

ACTUALISATION DES PRIX : Reporter les prix issus des fichiers de base (articles réels, opérations, et articles virtuels) vers la nouvelle affaire

TYPE DE PRIX DE L’AFFAIRE A DUPLIQUER : Affiche le devis est fait à partir des prix de vente ou prix de revient (Voir Affaire / Création et mise à jour des Affaires)

RECONDUCTION DU MARCHE : Cocher la case pour reporter le montant du marché et les avenants de l’affaire dupliquée sur la nouvelle affaire.

Cette case s’affiche si l’on a sélectionné la ‘Reconduction des Prix’.

Cette case est cochée lorsque l’on souhaite reconduire l’échéancier.

RECONDUCTIONDE L’ECHEANCIER : Cocher la case pour reporter l’échéancier de l’affaire dupliquée sur la nouvelle affaire.

Cette case s’affiche si l’on a sélectionné la ‘Reconduction des Prix’.

La reconduction de l’échéancier est possible lorsque les dates de facturation prévue sont après la date de création de l’affaire.

RECONDUCTION DES INDICES : Reporter les indices de l’affaire vers la nouvelle affaire

ACTUALISATION DES INDICES : Reporter les indices issus des fichiers de base (articles réels et articles virtuels) vers la nouvelle affaire.

Ces informations ne s’affichent que lorsque les indices sont gérés (voir les Paramètres Généraux de la société).

REPRISE GESTION BESOIN D/A ORIGINE : Reporter les besoins de l’affaire initiale vers la nouvelle affaire.

GESTION DES BESOIN DE LA FICHE ARTICLE : Reporter les besoins en fonction du paramétrage issus des fichiers de base (articles réels)

PAS DE GESTION DE BESOIN : Pas de création de besoin pour le nouveau devis

Le changement est possible si les besoins sont gérés en automatique (voir les paramètres des Affaires de la société).

AFFICHER AFFAIRE CRÉÉE : Cette case est cochée par défaut.
Permet d’afficher la nouvelle affaire directement afin de procéder à des modifications. Par défaut, la case est non cochée.

VALIDER LA DUPLICATION D’UNE AFFAIRE CLIQUER SUR DUPLIQUER

Lorsque la duplication est terminée, Focus envoi le message suivant :
« L’affaire créée a le numéro : ……. »

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Gestion des affaires en production

Menu Affaires/ Création-Mise à jour/ Création des affaires en production.

Cette option permet d’informer les items (opérations, articles réels et articles virtuels) uniquement de niveau 1 sur leur statut de production.

Non commencé

En Production

Clôturé

MEMO

recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Création des affaires en production

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

La colonne ayant, indique que l’affaire a une information associée. Cette colonne s’affiche lorsque la gestion des post-it est activée (voir les Paramètres Généraux de la société).

La colonne ayant , indique que des documents ont été indexés à l’affaire.

AFFAIRE

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis de l’affaire.

PRODUCTION

Cet écran permet de sélectionner le statut de production des différents items.

ARTICLE : Affiche le code l’article ou de l’opération issu du budget de l’affaire.

: Indique qu’il s’agit d’un article réel

: Indique qu’il s’agit d’un article virtuel

LIBELLE : Affiche le libellé de l’article ou de l’opération

FONCTION : Affiche le code de la fonction rattaché.

STATUT PRODUCTION : Sélectionner le statut de production des différents articles.

Une fois le statut sélectionné, il n’est pas modifiable.

On peut passer de Non à Production, de Non à Clôturé et de Production à Clôturé.

DATE PRODUCTION : Affiche la date à laquelle le statut est passé de Non à Production.

DATE CLOTURE : Affiche la date à laquelle le statut est passé au statut Clôturé.

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Page Mise à Jour le 07/05/2024