Il est possible de mettre à jour que l’une des catégories en fonction des droits d’accès de chaque utilisateur (Voir Société / Administration des Droits)

recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour des tiers

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

CODE TIERS : Indiquer si la recherche s’effectue sur les clients, sur les fournisseurs, sur les prospects ou sur tous les tiers puis saisir le code tiers ou les premiers caractères du code.

MOT DIRECTEUR et / ou RAISON SOCIALE : La recherche d'un tiers peut être effectuée par interrogation alphabétique sur le mot directeur ou sur la raison sociale (saisir les premiers caractères).

Ces trois critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche, lorsque les critères sont complétés cliquer sur Rechercher, la liste des tiers correspondants s’affiche, sélectionner le tiers souhaité puis cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des tiers de la base de donnée, choisir TOUS puis cliquer sur Rechercher. La liste complète des tiers s'affiche. Sélectionner et cliquer sur Choisir.

Pour accéder à la recherche multicritères d'un tiers, cliquer sur le bouton Plus. Une fenêtre s'affiche avec l'ensemble des critères possibles. Saisir les critères qui sont à combiner pour rechercher le tiers et cliquer sur le bouton Rechercher. La liste des tiers correspondants s'affiche triée par matricule.

Affichage des informations suivantes :

Le type de tiers (Client / Fournisseur / Prospect)

Le code du tiers

Le compte comptable

Le mot directeur

La forme juridique

La raison sociale

Le code postal

La ville

La famille

La sous-famille

Le numéro intracommunautaire

Le chargé d’affaire

Le niveau de risque

Le secteur d’activité

L’agence

La date de clôture du compte

Le code SIREN

Pour afficher soient les tiers visibles, soient les tiers invisibles, soient tous les tiers, cochez l’option désirée et cliquer sur le bouton Rechercher. La liste des tiers correspondants s'affiche triée par code.

Pour accéder à la fiche du tiers, sélectionner le et cliquer sur le bouton Sélectionner.

Pour revenir à l'écran précédent, appuyer sur la touche Echap.

Pour modifier les critères de recherche, cliquer sur le bouton Paramètres.

Pour quitter l'écran de recherche multicritères d'un article, cliquer sur le bouton Annuler.

CREER UN TIERS : Saisir le type de tiers (Client, Prospect ou Fournisseur) et le code tiers (8 caractères alphanumériques). Appuyer sur la touche "Tabulation" du clavier et cliquer sur Créer ou cliquer sur Créer si la gestion des codes Prospects/Client est automatique (Voir Société/ Modifier/ Numérotation).

COPIER UN TIERS : Saisir (ou rechercher) le code tiers à dupliquer et cliquer sur Copier. Saisir le nouveau type de tiers (Client, Prospect ou Fournisseur) et le nouveau code tiers.

La duplication d’un fournisseur pour un autre fournisseur permet de dupliquer également l’onglet Articles.

SUPPRIMER UN TIERS : Saisir (ou rechercher) le code tiers et cliquer sur Supprimer. Un tiers ayant déjà été utilisé ne peut pas être supprimé.

Dans le cadre de la loi RGPD, une fenêtre s’affiche pour connaître si la suppression est dans le cadre de cette loi ou pas.

Si c’est le cas une édition se génère pour information de la suppression du tiers (clients, fournisseurs, prospects) dans toute la base de données.

Les données personnelles du tiers sont remplacées, par Selon RGPD, dans :

- la base des tiers,

- tous les projets

- tous les devis,

- toutes les affaires,

- toutes les livraisons clients,

- toutes les factures clients,

- toutes les consultations fournisseurs,

- toutes les commandes d’achats,

- toutes les factures fournisseurs

Son code n’est plus utilisable, et n’apparait plus dans les différentes recherches.

Affichage des informations suivantes :

Le type de tiers (Client / Fournisseur / Prospect)

Le code du tiers

Le mot directeur

La raison sociale

La ville

L’agence

La date de clôture du compte

Le code SIREN

La grille de recherche peut être personnalisée en ajoutant des informations en plus (Voir la procédure).

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RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

CREE LE : Affichage de la date de création du tiers.

MODIFIE LE : Affichage de la dernière date de modification du tiers.

TYPE DE TIERS / CODE TIERS : Le type de tiers et le code tiers ne sont pas modifiables.

VISIBLE : Cocher la case pour que le tiers apparaisse dans la recherche de tiers au niveau des projets, des devis, des affaires, des consultations, des commandes d’achats, de la facturation client et fournisseur, etc. Valeur par défaut.

Décocher la case pour que le tiers n’apparaisse plus dans la recherche des tiers.

Un tiers Invisible peut redevenir Visible.

ACCES GEIDE : Ce bouton permet d’accéder à tous les documents numérisés dans la Geide, concernant le tiers en cours de Mise à jour.

Pour prendre connaissance de l’utilisation du module, voir la documentation Générale de la Geide

CODE COMPTABLE : Saisir le code comptable (30 caractères alphanumériques) qui remplacera le code tiers de Focus Evolution lors de l'exportation des écritures. Par défaut le code comptable est le code tiers.

MOT DIRECTEUR : Le mot directeur est un mot de recherche (8 caractères alphanumériques).

CODE TITRE : Indiquer le type de société de votre tiers. Ce code doit exister dans la table CDTITR (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

RAISON SOCIALE : Deux zones permettent de saisir le nom complet de la société (32 caractères alphanumériques chaque).

RUE / CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones permettent de saisir l'adresse complète du tiers. (adresse : 2 x 32 caractères alphanumériques, code postal : 5 caractères alphanumérique, ville : 26 caractères alphanumériques)

PAYS : Saisir le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

LANGUE : Saisir le code langue qui doit exister dans la table CDLANG (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Ce code servira à faire des éditions, via Crystal Report dans la langue du client, du fournisseur ou du prospect. (Voir Paramétrage Editions par Langue)

NUMÉRO DE TÉLÉPHONE : Saisir le numéro de téléphone (24 caractères alphanumériques). Ce numéro apparaît sur l'édition de la commande d'achat et sur l'édition du bon de livraison.

NUMÉRO DE TÉLÉCOPIE : Saisir le numéro de télécopie (24 caractères alphanumériques). Ce numéro apparaît sur la commande d'achat et sur le bon de livraison.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de la société (256 caractères alphanumériques). Elle sera prise en compte lors d’envoi d’édition par courriel.

NOM DU CORRESPONDANT : Soit indiquer le nom du correspondant (32 caractères alphanumérique), soit renseigner l’onglet ‘Interloc.’ et affichera l’interlocuteur principal (Voir Interlocuteur).

Lorsque le tiers est un client, le nom du correspondant sera repris automatiquement dans la création des projets, des devis, des affaires.

Lorsque le tiers est un fournisseur, le nom du correspondant sera repris automatiquement dans la création des commandes d'achats. Il apparaît sur l'édition de la commande d'achat.

TIERS DE REGROUPEMENT : Le tiers de regroupement permet de regrouper plusieurs tiers appartenant à un même groupe (par exemple). A titre d’information. Saisir le code du tiers, il doit exister dans la base des tiers. Cette zone n’existe pas pour un prospect.

AGENCE : Saisir le code agence afin d’affecter le tiers à une agence données. Voir Société / Modifier / Agences si gestion des agences.

La recherche des tiers dans les différents modules permet de n’afficher que les tiers des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

SIREN / NIC : Les zones SIREN et NIC compose le code SIRET.

Les zones sont Obligatoire ou non selon le paramétrage de la fiche Société (Voir les paramètres généraux de la société) et la table CDTITR.

Contrôle du SIRET : Selon le paramétrage défini le code SIRET doit être ou non unique par Type de Tiers,

Si oui : 2 clients (ou 2 fournisseurs) ne peuvent avoir le même Siret (un message bloquant apparaît), mais un client et un fournisseur, peuvent avoir le même SIRET

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

Utilisable uniquement en multi niveau.

(Voir Clé de licence et voir les paramètres généraux de la société). La fiche des informations complémentaires doit exister dans la table FICTEQ. Ce code permet d’afficher un onglet supplémentaire ‘Compléments’, dans lequel est affiché la structure de la fiche des informations complémentaires (Voir Exemples).

GROUPE : Sélectionner le groupe auquel appartient le tiers. Le groupe doit exister dans la table GROUPE (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette information est utilisée dans les éditions des actions commerciales (Voir Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales à Réaliser, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales Réalisées, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Prospects Transformés en Clients).

SPECIALITE : Sélectionner la spécialité du tiers. La spécialité doit exister dans la table SPECIA (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette information est utilisée dans les éditions des actions commerciales (Voir Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales à Réaliser, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales Réalisées, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Prospects Transformés en Clients).

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RENSEIGNEMENTS COMPTABLES

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

COMPTE COLLECTIF : Saisir le compte collectif sur lequel les écritures comptables doivent être passées. Cette zone est pré renseignée par rapport à l’onglet ‘Interfaçages’ de la fiche société (Voir Société / Modifier / Interfaçages). Le compte doit exister dans le plan comptable (Voir Fichiers de Bases / Gestion Comptable / Plan Comptable).

FAMILLE : Saisir le code de la famille des tiers. Ce code doit exister dans la table CDFAMI (rechercher en cliquant sur la zone).

Pour les clients, ce code va permettre de paramétrer des conditions tarifaires par famille de client. (Voir Fichiers de Bases / Conditions Tarifaires et Prix de Ventes).

SOUS FAMILLE : Saisir le code de la sous-famille du tiers. Ce code doit exister dans la table CDSFAM (rechercher en cliquant sur la zone).

CODE DEVISE : Saisir le code devise habituellement utilisé avec ce tiers.

Ce code doit exister dans les devises (Voir Société / Paramétrage / Code Devises) (recherche en cliquant sur la zone).

CODE PORT : Saisir le code port habituellement utilisé avec ce tiers.

Le code doit exister dans la table CDPOR (recherche dans la table en cliquant sur la zone)

MONTANT MINI. « FRANCO DE PORT » suivi de la devise du tiers: Saisir le montant minimum pour bénéficier d’un franco de port avec le fournisseur, le client ou le prospect. Ce montant est repris pour information dans la commande d’achat. (Numérique 13 entiers et 2 décimales) en ce qui concerne le fournisseur (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes). Pour information en ce qui concerne le client et le prospect.

JOUR DE TOURNÉE : Sélectionner le jour de livraison théorique du tiers. Pour information, la zone est affichée en saisie de commande d’achat (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes).

RÉGIME DE TVA : Saisir le régime de TVA (TVA sur les débits ou TVA sur les encaissements) habituellement utilisé avec ce tiers.

Le code doit exister dans la table CDRGTV (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette zone n’existe pas pour les prospects.

TAUX DE TVA : Saisir le taux de TVA auquel est soumis habituellement le tiers. Ce code doit exister dans la table CDTVA (rechercher en cliquant sur la zone). Le taux de TVA est utilisé pour les clients dans les affaires, les factures libres, les factures sur BL. Pour les fournisseurs, dans la facturation fournisseurs. Cette zone n’existe pas pour les prospects.

TAUX D'ESCOMPTE : Saisir le taux d'escompte habituellement appliqué chez ce tiers. Cette zone n’existe pas pour les prospects.

MODE DE RÈGLEMENT : Saisir le mode de règlement habituellement utilisé avec ce tiers.

Le code doit exister dans la table MODREG (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette zone n’existe pas pour les prospects.

CODE ÉCHÉANCE : Saisir le code échéance habituellement utilisé avec ce tiers.

Le code doit exister dans la table CODECH (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette zone n’existe pas pour les prospects.

DOMICILIATION BANCAIRE / NUMÉRO DE COMPTE / CLE RIB / CODE BANQUE / CODE GUICHET : Saisir les références bancaires du tiers. Elles seront utilisées pour les éditions des relevés clients sous forme de traites, et des factures clients sous forme de traites.

CODE IBAN / CODE BIC : Selon la norme SEPA, ajout du code IBAN ainsi que le code BIC. Saisie des codes. Contrôle des codes pour savoir si l’IBAN et le BIC sont corrects.

N° INTRA-COMMUNAUTAIRE : Saisir le numéro d'identification intra-communautaire. Il est à titre d'information. Il est imprimé sur les factures libres et les factures sur BL. Cette zone n’existe pas pour les prospects.

CHARGE D’AFFAIRE : Saisir le code du chargé d’affaire qui s’occupe habituellement de ce tiers. Ce code doit exister dans la table AGEN (rechercher en cliquant sur la zone). Il sera repris dans l’affaire et le devis. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

NIVEAU DE RISQUE : Saisir le niveau de risque financier du client. Ce code doit exister dans la table CDRISQ (rechercher en cliquant sur la zone). Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

SECTEUR D’ACTIVITÉ : Saisir le secteur d’activité du client. Ce code doit exister dans la table SACT (rechercher en cliquant sur la zone). Il sera repris dans l’affaire, le devis et le projet. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

DATE DE FERMETURE : Saisir la date de fermeture du compte. Cette zone n’existe pas pour les prospects.

TIERS DESTINATAIRE FACTURE : Saisir le code du tiers destinataire des factures clients. Pour accéder à l'écran de recherche d'un client, taper les premiers caractères du code dans la zone. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs. Lors de la facturation client, le tiers de la facture, par défaut, sera celui renseigné dans cette zone. Il sera également, par défaut, affecter à l’adresse de facturation de l’affaire.

TIERS EMETTEUR FACTURE : Saisir le code du tiers émetteur des factures fournisseurs. Pour accéder à l'écran de recherche d'un fournisseur, taper les premiers caractères du code dans la zone. Cette zone n’existe pas pour les prospects et les clients. Lors de la facturation fournisseur, le tiers de la facture, par défaut, sera celui renseigné dans cette zone.

MINIMUM DE CDE : Saisir (pour information) le montant minimum de commande en devise société convenu avec le fournisseur. (Numérique 13 entiers et 2 décimales).

GROUPE D’EDITION : Saisir le nombre d’exemplaire factures à éditer. Le nombre d’exemplaires sera repris par défaut lors de la saisie de l’échéancier de l’affaire (Voir Affaires / Mise à Jour des Affaires / Echéancier). Et également, lors de la facturation sur échéancier (Voir Affaires / Facturation / Facturation sur Echéancier) qui éditera la facture automatiquement en fonction du nombre d’exemplaires saisi. Cette zone n’existe pas pour les prospects.

BANQUE : Sélectionner la banque affectée au client. La banque doit être créée dans Société/ Paramétrages/ Banque. Cette information permettra de faire figurer sur les factures clients les informations bancaires en cas de règlement par virement du client. Cette zone n’existe pas pour les prospects et les fournisseurs.

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QUALITE

Cet onglet est accessible uniquement dans la fiche fournisseur, lorsque la gestion de la qualité est activé (Voir les paramètres généraux de la société).

Cet onglet sera disponible pour la fiche client ultérieurement.

Ces informations seront utilisées dans les commandes d’achat.

AGREMENT INTERNE :

Agrément total : Permet de définir les familles de produits pour lesquelles le fournisseur est agréé.

Pas d’agrément : Ne permet pas de définir des familles de produits. Le bouton ‘Autorisation familles de produits’ n’apparaît pas.

Sous surveillance : Permet de définir les familles de produits pour lesquelles le fournisseur est agréé mais nécessite d’avoir une surveillance.

DATE FIN DE VALIDITE : Saisir la date de fin de validité de l’agrément.

REF. CONTRATS CADRE : Saisir les références des contrats.

DATE FIN DE VALIDITE : Saisir la date de fin de validité des contrats cadre.

CERTIFICATION EXTERNE : Saisir la norme de certification du fournisseur. Ce code doit exister dans la table QCERTE (recherche en cliquant sur la zone).

DATE FIN DE VALIDITE : Saisir la date de fin de validité de la certification.

ORGANISME CERTIFICATEUR : Saisir l’organisme qui a certifié la qualité du fournisseur. Ce code doit exister dans la table QORGCE (recherche en cliquant sur la zone).

METIER FOURNISSEUR : Saisir le métier du fournisseur. Ce code doit exister dans la table QMETF (recherche en cliquant sur la zone).

DATE DERNIER AUDIT : Saisir la date du dernier audit effectué chez le fournisseur.

NIVEAU DE CRITICITE : Saisir le niveau de criticité. Ce code doit exister dans la table QNVCRI (recherche en cliquant sur la zone).

Cliquer sur le bouton ‘Autorisation familles de produits’ pour sélectionner les familles de produits que les fournisseurs peuvent fournir avec leurs agréments. Les familles de produits peuvent être pré-renseignées lorsque l’option est activée. (Voir les paramètres généraux de la société).

AUTORISATION FAMILLES DE PRODUITS

Affichage de toutes les familles de produits saisies dans la table CDFAM.

TYPE DE TIERS : Affichage du type de tiers (client, fournisseurs)

CODE TIERS : Affichage du code tiers.

RAISON SOCIALE 1 / RAISON SOCIALE 2 : Affichage de la raison sociale principale et de la raison sociale complémentaire du tiers.

FAMILLE DE PRODUIT : Affichage de tous les codes famille et du libellé correspondant extraits de la table CDFAM.

AUTORISEE : Cocher les familles pour lesquelles le fournisseur est autorisé à vendre les articles s’y affairant. Contrôle lors de la création de la commande d’achat. Il demandera un mot de passe pour pouvoir intégrer un article d’une famille non autorisée dans la commande.

JUSQU’AU : Saisir la date fin d’autorisation. Contrôle de cette date avec la date de la commande d’achat.

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ADRESSES COMPLEMENTAIRES

AJOUTER
Menu Contextuel	Raccourci
	CTRL + L

SUPPRIMER
Menu Contextuel	Raccourci

Cet écran permet de saisir des adresses complémentaires qui utilisent le même tiers.

Ces adresses seront proposées dans :

La création et mise à jour des projets,

La création et mise à jour des devis,

La création et mise à jour des affaires,

La saisie d'un bon de livraison,

La facturation libre,

La facturation sur BL,

Les commandes d’achats.

Toutes les zones jaunes sont à renseigner.

RAISON SOCIALE : Deux zones permettent de saisir le nom complet de la société (Alphanumérique de 32 caractères chacune).

RUE / CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones permettent de saisir l'adresse complète du tiers complémentaire.

PAYS : Saisir le code pays. Ce code doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

TELEPHONE / TELECOPIE : Saisir le numéro de téléphone (Alphanumérique de 24 caractères), et le numéro de télécopie (Alphanumérique de 24 caractères). Ces numéros apparaissent sur les éditions standards de :

La consultation,

La commande d'achat,

Du bon de livraison,

L’accusé de réception d’une affaire.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de la société (Alphanumérique de 250 caractères).

CODE SITE : Saisir un code site (Alphanumérique de 5 caractères).

CODE TITRE : Saisir le titre de la société complémentaire. Ce code doit exister dans la table CDTADR (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Ce code permet d'identifier le type de l'adresse (commande client, livraison, facturation, maître d'œuvre…).

TITRE MANUEL : Saisir le titre manuel (Alphanumérique de 30 caractères). Cette zone est à titre d’information.

CODE NIC : Saisir le n° de l’établissement du site de l’adresse complémentaire (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à titre d’information.

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INTERLOCUTEURS

Cet écran permet de saisir le nom des interlocuteurs du tiers. On retrouve ces interlocuteurs dans :

Les actions commerciales

Les projets

Les devis

Les affaires

Les factures client

Les commandes d’achats.

AJOUTER
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	CTRL + L

SUPPRIMER
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Dans le cadre de la loi RGPD, une fenêtre s’affiche pour connaître si la suppression est dans le cadre de cette loi ou pas.

Si c’est le cas une édition se génère pour information de la suppression de l’interlocuteur dans toute la base de données.

L’interlocuteur est supprimé de tous :

- les projets,

- les devis,

- les affaires,

- les livraisons clients,

- les factures clients,

- les consultations fournisseurs,

- les commandes d’achats.

Toutes les zones jaunes sont à renseigner.

TITRE : Saisir le titre de civilité de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table TITRE (Recherche dans la table en cliquant sur la zone).

NOM / PRENOM : Saisir le nom et prénom de l’interlocuteur.

INTERLOCUTEUR PRINCIPAL (Oui / Non) : Sélectionner si l’interlocuteur est le principal. Si oui, il sera mis en caractère gras pour le distinguer des autres.

L’interlocuteur principal sera mis par défaut dans l’onglet ‘Renseignements administratifs’ de la fiche du tiers.

Lorsque le tiers est un client, le nom du correspondant sera repris automatiquement dans la création des devis, des affaires. Il apparaît sur l'édition du bon de livraison.

Lorsque le tiers est un fournisseur, le nom du correspondant sera repris automatiquement dans la création des commandes d'achats. Il apparaît sur l'édition de la commande d'achat.

DEPARTEMENT/SERVICE : Saisir le département/service de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table DEPAR.

CODE FONCTION : Saisir la fonction de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table CDFON.

CODE SITE : Saisir le code site qui correspond au code de l'établissement (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à titre d’information.

Cliquer sur le bouton ‘Commentaire’ afin de saisir un commentaire lié à l’interlocuteur. Tabuler pour valider le commentaire. Cliquer sur ‘Fermer’ pour revenir à l’écran précédent.

TELEPHONE : Saisir le numéro de téléphone direct de l’interlocuteur. Ce numéro apparaît sur les éditions de la commande d'achat, de l’accusé de réception.

TEL. MOBILE : Saisir le numéro de portable de l’interlocuteur. Ce numéro apparaît sur la commande d'achat et sur le bon de livraison

TELECOPIE : Saisir le numéro de télécopie de l’interlocuteur. Ce numéro apparaît sur la commande d'achat et sur le bon de livraison

E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de l’interlocuteur.

COMMENTAIRES : Saisir un commentaire sur l’interlocuteur. Le bouton est rouge lorsqu’une observation a été saisie.

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OBSERVATIONS

Permet de saisir un commentaire général sur le tiers. Ce commentaire est à titre d'information.

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COMPLEMENTS

Permet d’afficher la structure de la fiche des informations complémentaires pour les tiers. Cet onglet est visible si l’on a renseigné les renseignements administratifs.

Voir Société / Paramétrage / Fiches Techniques (Voir Exemples).

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PERSONNALISATION

Cet onglet est visible si l’on a créé une personnalisation des fiches tiers. (Voir Société / Paramétrage / Personnalisation / Saisie et Maj Clients - Fournisseurs – Prospects)

ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement pour les tiers de type « Client » ou « Prospect », et lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

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DATE DE CREATION : Saisir la date de création de l’action commerciale.

MOYEN DE CONTACT : Sélectionner le moyen de contact qui a permis l’action commerciale. Le code doit exister dans la table ACTION (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

COMMERCIAL : Sélectionner le commercial ayant enregistré l’action commerciale. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

INTERLOCUTEUR : Saisir les initiales de l’interlocuteur chez le tiers. Il est possible d’effectuer une recherche par le %, dans ce cas on accède à la recherche d’un interlocuteur de la fiche tiers. Affichage supplémentaire de son patronyme et de son adresse mail.

COMMENTAIRES CR (Visite/ Tel) : Saisir les observations (32765 caractères alphanumériques) nécessaires sur l’action.

ACTION : Saisir le détail de l’action commerciale à prendre en compte (32765 caractères alphanumériques).

PILOTE/ DESTINATAIRES DES RAPPELS : Reprise du commercial sélectionné dans la colonne COMMERCIAL. Modification possible. L’adresse mail associé au commercial peut être modifiée. Cette adresse permet à ce que FOCUS EVOLUTION puisse envoyée au commercial un mail pour un rappel de l’action à mener. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

RAPPELS : Un rappel automatique de l’action à effectuer par le commercial peut être demandé.

Un message sera envoyé dans la boite mail du commercial 1 à 5 / jours ou Heures avant la date de l’action.

Ce rappel peut être répété tous les jours ou toutes les heures

DATE DE REALISATION : Saisir la date de réalisation de l’action commerciale. Affichage d’un nouvel écran indiquant si l’on souhaite créer une nouvelle action commerciale ou pas. A la validation, l’action est mise en historique automatiquement.

MISE EN HISTORIQUE : Cliquer sur le bouton pour historiser les actions commerciales réalisées.

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HISTORIQUE ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement pour les tiers de type « Client » ou « Prospect », et lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Il permet d’afficher les différentes actions commerciales successives réalisées.

DATE DE CREATION : Affichage de la date de création de l’action commerciale.

MOYEN DE CONTACT : Affichage du moyen par lequel l’action commerciale a été enregistrée.

COMMERCIAL : Affichage du commercial ayant créée l’action commerciale.

INTERLOCUTEUR : Affichage des initiales, du nom de l’interlocuteur et son adresse mail.

COMMENTAIRES CR (Visite/ Tel) : Affichage du compte rendu de l’action commerciale.

ACTION : Affichage du détail de l’action menée.

PILOTE : Affichage du commercial ayant suivi l’action commerciale.

RAPPELS : Affichage des informations des rappels.

DATE DE REALISATION : Affichage de la date de réalisation de l’action commerciale.

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OBSERVATION ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement pour les tiers de type « Client » ou « Prospect », et lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Il permet de saisir un commentaire général pour l’ensemble des actions commerciales du tiers.

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EDITION ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement pour les tiers de type « Client » ou « Prospect », et lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Cette option permet une édition des actions commerciales à réaliser du tiers par commercial.

L’édition valide la création ou la modification des actions commerciales.

Les informations figurant sur cette édition sont les suivantes :

Le nom et prénom du commercial,

Le type de tiers (P pour prospect ou C pour client),

Le code du tiers,

La raison sociale du tiers,

La ville du tiers,

Le nom de l’interlocuteur,

L’adresse mail de l’interlocuteur,

Le commentaire du compte rendu de la visite,

L’action,

Le pilote de l’action commerciale,

La date prévue de l’action,

La date de réalisation de l’action,

Le nombre d’actions à réaliser,

Le nombre d’actions mises en historique.

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DOCUMENTS AUDIT FIABLE

Cet onglet s’affiche uniquement les tiers Clients et Fournisseurs, et lorsque le paramètre Audit Fiable est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Cet écran permet d’associer des documents stockés (format PDF uniquement) dans divers dossiers pour les inclure dans l’audit fiable automatiquement.

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DOCUMENT : Sélectionner le document. Le code doit exister dans la table AUDITA (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

CHEMIN DU DOCUMENT : Cliquer sur afin d’ouvrir l’explorateur des documents pour sélectionner le document associé.

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ARTICLES

Cet onglet s’affiche uniquement pour les fournisseurs.

Cet écran affiche la liste des articles vendus ou vendables par le fournisseur (Voir Fichiers de Base / Articles Réels / Fournisseur).

PRI : Indique si le fournisseur est le fournisseur principal de l’article.

CODE ARTICLE : Affiche le code de l’article.

REF. ARTICLE : Affiche le code article chez le fournisseur.

UNITE : Affiche l’unité de gestion chez le fournisseur.

PRIX UNITAIRE : Affiche le dernier prix d’achat du fournisseur dans la devise du fournisseur.

DEVISE : Affiche la devise du fournisseur.

% DE REMISE : Affiche le pourcentage de remise consenti par le fournisseur.

CONVERSION : Affiche le taux de conversion.

MAJ : Indique la date de mise à jour de l’article.

DESIGNATION COMMERCIALE : Affichage du libellé commercial de l’article.

DESIGNATION TECHNIQUE : Affichage du libellé technique de l’article.

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DEMATERIALISATION

Cet onglet s’affiche uniquement pour les fournisseurs.

Cet écran permet de définir les valeurs de la facture dématérialisée à renseigner (Voir Achats/ Factures Fournisseurs/ Contrôle Factures Dématérialisées).

FACTURE AVEC RECEPTION BL : Cocher la case afin d’indiquer que ce fournisseur établit des factures suivants des BL envoyés.

FACTURE AVEC COMMANDE : Cocher la case afin d’indiquer que ce fournisseur établit des factures suivants sans BL envoyés.

CONTROLE DES MONTANTS : Cocher la case afin de contrôler les montants entre les commandes d’achat et les factures. Case non cocher, le système que les vrais les montants sont ceux de la facture.

FACTURE SANS COMMANDES : Cocher la case afin d’indiquer que ce fournisseur établit des factures suivants sans commandes d’achats.

INTEGRATION AUTOMATIQUE : Cocher la case permettant d’intégrer dans Focus Evolution les factures fournisseurs lorsque le contrôle facture ne fait ressortir aucunes erreurs.

DEPENSE AFFAIRE : Cocher la case afin que les fournisseurs envoyant des factures sans commandes d’achat, l’imputation se fasse sur une affaire ou non.

Affichage de 2 nouvelles zones

Analytique Affaire : Saisir le numéro de l’affaire afin que l’imputation soit automatique. Lorsque la zone n’est pas renseignée, la saisie manuelle se fera dans l’intégration des factures dématérialisées.

Code Origine des Mouvements : Sélectionner le code mouvement de l’imputation des dépenses sur l’affaire soit automatique. Le code doit exister dans la table ORIMVT (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

Lorsque la zone n’est pas renseignée, la sélection manuelle se fera dans l’intégration des factures dématérialisées.

COMPTA GENERALE : Saisir un compte comptable, afin d’imputer la dépenses sur le compte de charge adéquat. Le compte doit exister dans le plan comptable (voir Fichiers de Base/ Gestion Comptable/ Plan Comptable). Lorsque la zone n’est pas renseignée, la saisie manuelle se fera dans l’intégration des factures dématérialisées

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SAISIE ET MISE A JOUR SELECTIVE DES TIERS

Menu Fichiers de base/ Tiers/.Saisie et mise à jour sélective des tiers.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour sélectives des tiers

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

Cette option permet de mettre à jour certains onglets de la fiche tiers et d’afficher les autres sans pouvoir procéder à des modifications et aussi de pourvoir autoriser la création, la duplication et la suppression des tiers (Voir Société / Paramétrage / Saisie Sélective / Module Tiers).

Accès donné aux informations :

Renseignements administratifs

Renseignements comptables

Qualité

Adresses complémentaires

Documents Audit Fiable

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AFFICHAGE DES TIERS

Menu Fichiers de base/ Tiers, option Affichage des tiers.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Affichage des tiers

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

Cette option ne permet que d’afficher les fiches des tiers sans pourvoir faire de modifications.

RENSEIGNEMENTS ADMINISTRATIFS

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

RENSEIGNEMENTS COMPTABLES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

QUALITE

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

ADRESSES COMPLEMENTAIRES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

INTERLOCUTEURS

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

OBSERVATIONS

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

ARTICLES

Cet écran affiche les éléments de la fiche uniquement fournisseur.

COMPLEMENTS

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

PERSONNALISATION

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

ACTIONS COMMERCIALES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des prospects et des clients (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

HISTORIQUE ACTIONS COMMERCIALES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des prospects et des clients (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

OBSERVATION ACTIONS COMMERCIALES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des prospects et des clients (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

EDITION ACTIONS COMMERCIALES

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des prospects et des clients (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

DOCUMENTS AUDIT FIABLE

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

DEMATERIALISATION

Cet écran reprend en affichage les éléments saisis lors de la création des tiers (dans les fichiers de base). Aucune information ne peut être modifiée.

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SAISIE ET MISE A JOUR DES CLIENTS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Saisie et mise à jour des clients.

Cette option ne permet de créer que des fiches clients. Elle est active en fonction des droits des utilisateurs (Voir Société / Administration des Droits).

Cette option reprend les mêmes informations que l’option Saisie et Mise à Jour des Tiers.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour des clients

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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SAISIE ET MISE A JOUR SELECTIVE DES CLIENTS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Saisie et mise à jour des clients.

Cette option ne permet de créer que des fiches clients. Elle est active en fonction des droits des utilisateurs (Voir Société / Administration des Droits).

Cette option permet de mettre à jour certains onglets de la fiche tiers et d’afficher les autres sans pouvoir procéder à des modifications et aussi de pourvoir autoriser la création, la duplication et la suppression des clients (Voir Société / Paramétrage / Saisie Sélective / Module Tiers).

Accès donné aux informations :

Renseignements administratifs

Renseignements comptables

Qualité

Adresses complémentaires

Document Audit Fiable

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour sélective des clients

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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AFFICHAGE DES CLIENTS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Affichage des clients.

Cette option ne permet que d’afficher les fiches client sans pourvoir faire de modifications. (Voir Fichiers de Base / Tiers / Affichage des tiers)

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Affichage des clients

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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SAISIE ET MISE A JOUR DES FOURNISSEURS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Saisie et mise à jour des fournisseurs.

Cette option ne permet de créer que des fiches fournisseurs. Elle est active en fonction des droits des utilisateurs (Voir Société / Administration des Droits).

Cette option reprend les mêmes informations que l’option Saisie et Mise à Jour des Tiers.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour sélective des fournisseurs

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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SAISIE ET MISE A JOUR SELECTIVE DES FOURNISSEURS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Saisie et mise à jour sélective des fournisseurs.

Cette option ne permet de créer que des fiches fournisseurs. Elle est active en fonction des droits des utilisateurs (Voir Société / Administration des Droits).

Cette option permet de mettre à jour certains onglets de la fiche tiers et d’afficher les autres sans pouvoir procéder à des modifications et aussi de pourvoir autoriser la création, la duplication et la suppression des fournisseurs (Voir Société / Paramétrage / Saisie Sélective / Module Tiers).

Accès donné aux informations :

Renseignements administratifs

Renseignements comptables

Qualité

Adresses complémentaires

Documents Audit Fiable

Dématérialisation

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Saisie et mise à jour sélective des fournisseurs

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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AFFICHAGE DES FOURNISSEURS

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Affichage des fournisseurs.

Cette option ne permet que d’afficher les fiches fournisseurs sans pourvoir faire de modifications. (Voir Fichiers de Base / Tiers / Affichage des tiers)

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Affichage des fournisseurs

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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prospects

Menu Fichiers de base/ Tiers/ Prospects.

VALIDATION

Menu Contextuel

Barre d’Accès Rapide

Raccourci

ANNULATION

Menu Contextuel

Barre d’Accès Rapide

Raccourci

CTRL + Z

Cette option permet de créer les prospects indépendamment du menu des tiers ce qui permet de limiter cet accès au service commercial par exemple.
Les prospects sont des tiers qui ne sont pas encore clients de la société.

recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Prospects

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

Les fiches prospects peuvent être recherchées sur les critères que nous allons détailler ci-dessous.

CODE TIERS : Saisir le code tiers ou les premiers caractères du code à rechercher.

RAISON SOCIALE : La recherche d'un prospect peut être effectuée par interrogation alphabétique sur la raison sociale (saisir les premiers caractères).

NUMERO DE TELEPHONE : La recherche d'un prospect peut être effectuée par les premiers chiffres du numéro de téléphone.

Ces trois critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche, lorsque les critères sont complétés cliquer sur Rechercher, la liste des prospects correspondants s’affiche, sélectionner le code souhaité puis cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des prospects de la base de donnée, cliquer sur Rechercher. La liste complète des prospects s'affiche. Sélectionner et cliquer sur Choisir.

CREER UN PROSPECT : Saisir le code (8 caractères alphanumériques au maximum) et cliquer sur Créer ou cliquer sur Créer si la gestion des codes Prospects/Client est automatique (Voir Société/ Modifier/ Numérotation).

COPIER UN PROSPECT : Saisir (ou rechercher) le code prospect à dupliquer et cliquer sur Copier.

SUPPRIMER UN PROSPECT : Saisir (ou rechercher) le code prospect et cliquer sur Supprimer. Un prospect ayant déjà été utilisé ne peut pas être supprimé.

Dans le cadre de la loi RGPD, une fenêtre s’affiche pour connaître si la suppression est dans le cadre de cette loi ou pas.

Si c’est le cas une édition se génère pour information de la suppression du prospect dans toute la base de données.

Les données personnelles du prospect sont remplacées, par Selon RGPD, dans :

- la base des tiers,

- tous les projets

- tous les devis

Son code n’est plus utilisable, et n’apparait plus dans les différentes recherches.

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Renseignements ADMINISTRATIFS

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

CODE PROSPECT : Le code prospect est non modifiable.

VISIBLE : Cocher la case pour que le prospect apparaisse dans la recherche des prospects au niveau des devis. Valeur par défaut.

Décocher la case pour que le prospect n’apparaisse plus dans la recherche des prospects.

Un objet Invisible peut redevenir Visible.

CODE COMPTABLE : Saisir le code comptable qui remplacera le code tiers de Focus Evolution lors de l'exportation des écritures lorsqu’il sera client. Par défaut le code comptable est le code tiers.

MOT DIRECTEUR : Le mot directeur est un mot de recherche.

CODE TITRE : Indiquer le type de société de votre tiers. Ce code doit exister dans la table CDTITR (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

RAISON SOCIALE : Deux zones permettent de saisir le nom complet de la société.

RUE / CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones permettent de saisir l’adresse complète du tiers.

PAYS : Saisir le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

NUMERO DE TELEPHONE : Saisir le numéro de téléphone (zone de recherche).

NUMERO DE TELECOPIE : Saisir le numéro de télécopie.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de la société. Elle sera prise en compte lors d’envoi d’édition par courriel.

NOM DU CORRESPONDANT : Soit Indiquer le nom du correspondant, soit renseigner l’onglet ‘Interloc.’ et affichera l’interlocuteur principal (Se reporter à Interlocuteur).

AGENCE : Saisir le code agence afin d’affecter le tiers à une agence données. Voir Société / Modifier / Agences si gestion des agences.

SIREN / NIC : Les zones SIREN et NIC compose le code SIRET.

Les zones sont Obligatoire ou non selon le paramétrage de la fiche Société (Voir les paramètres généraux de la société) et la table CDTITR.

Contrôle du SIRET: Selon le paramétrage défini le code SIRET doit être ou non unique par Type de Tiers,

Si oui : 2 clients (ou 2 fournisseurs) ne peuvent avoir le même Siret (un message bloquant apparaît), mais un client et un fournisseur, peuvent avoir le même SIRET

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES :

Utilisable uniquement en multi niveau.

GROUPE : Sélectionner le groupe auquel appartient le prospect. Le groupe doit exister dans la table GROUPE (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette information est utilisée dans les éditions des actions commerciales (Voir Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales à Réaliser, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales Réalisées, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Prospects Transformés en Clients).

SPECIALITE : Sélectionner la spécialité du prospect. La spécialité doit exister dans la table SPECIA (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette information est utilisée dans les éditions des actions commerciales (Voir Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales à Réaliser, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Actions Commerciales Réalisées, Fichiers de Bases / Actions Commerciales / Actions commerciales/ Edition des Prospects Transformés en Clients).

COMMERCIAL : Sélectionner le commercial associé au prospect. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Cette information est utilisée dans les devis (Voir Devis/ Création et Mise à jour/ Création et Mise à jour des devis, Devis/ Création et Mise à jour/ Création et Mise à jour sélective des devis). Cette zone ne s’affiche pas pour les fournisseurs.

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Renseignements comptables

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

COMPTE COLLECTIF : Saisir le compte collectif sur lequel les écritures comptables doivent être passées, ceci dans lorsque le prospect est transformé par la suite en client. Cette zone est pré renseignée par rapport à l’onglet ‘Interfaçages’ de la fiche société (Voir Société / Modifier / Interfaçages). Le compte doit exister dans le plan comptable (Voir Fichiers de Bases / Gestion Comptable / Plan Comptable).

FAMILLE : Saisir le code famille auquel est associé ce prospect. Ce code doit exister dans la table CDFAMI (rechercher en cliquant sur la zone).

SOUS FAMILLE : Saisir le code sous famille auquel est associé ce prospect. Ce code doit exister dans la table CDSFAM (rechercher en cliquant sur la zone).

CODE DEVISE : Saisir le code devise habituellement utilisé avec ce prospect
Ce code doit exister dans les devises (Voir Société / Paramétrage / Code Devises) (recherche en cliquant sur la zone).

CODE PORT : Saisir le code port habituellement utilisé avec ce prospect
Le code doit exister dans la table CDPOR (recherche dans la table en cliquant sur la zone)

MONTANT MINI. « FRANCO DE PORT » suivi de la devise du prospect: Saisir le montant minimum pour bénéficier d’un franco de port avec le fournisseur, ou le prospect. Ce montant est repris pour information dans la commande d’achat. (Numérique 13 entiers et 2 décimales). Pour information.

JOUR DE TOURNEE : Sélectionner le jour de la tournée du prospect. Pour information.

DOMICILIATION BANCAIRE / NUMERO DE COMPTE / CLE RIB / CODE BANQUE / CODE GUICHET: Saisir les références bancaires du prospect. Elles seront utilisées pour les éditions des relevés clients sous forme de traites, et des factures clients sous forme de traites.

CODE IBAN / CODE BIC : Selon la norme SEPA, ajout du code IBAN ainsi que le code BIC. Saisie des codes. Contrôle des codes pour savoir si l’IBAN et le BIC sont corrects.

CHARGE D’AFFAIRE : Saisir le code du chargé d’affaire qui s’occupe habituellement de ce prospect. Ce code doit exister dans la table AGEN (rechercher en cliquant sur la zone). Il sera repris dans le devis. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

NIVEAU DE RISQUE : Saisir le niveau de risque financier du prospect. Ce code doit exister dans la table CDRISQ (rechercher en cliquant sur la zone). Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

SECTEUR D’ACTIVITÉ : Saisir le secteur d’activité du prospect. Ce code doit exister dans la table SACT (rechercher en cliquant sur la zone). Il sera repris dans le devis. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs.

TIERS DESTINATAIRE FACTURE : Saisir le code du tiers destinataire des factures prospect, ceci dans lorsque le prospect est transformé par la suite en client. Pour accéder à l'écran de recherche d'un client, taper les premiers caractères du code dans la zone. Cette zone n’existe pas pour les fournisseurs. Lors de la facturation client, le tiers de la facture, par défaut, sera celui renseigné dans cette zone. Il sera également, par défaut, affecter à l’adresse de facturation de l’affaire.

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QUALITE

Cet onglet n’est pas accessible pour les prospects.

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Adresses complémentaires

Cet écran permet de saisir les adresses complémentaires du prospect.
Ces adresses seront proposées dans la création et mise à jour des devis.

AJOUTER
Menu Contextuel	Raccourci
	CTRL + L

SUPPRIMER
Menu Contextuel	Raccourci

RAISON SOCIALE : Deux zones permettent de saisir le nom complet de la société.

RUE / CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones permettent de saisir l’adresse complète du prospect.

PAYS : Saisir le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

TELEPHONE / TELECOPIE : Saisir le numéro de téléphone, et le numéro de télécopie.

ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de la société.

CODE SITE : Saisir le site de l’adresse complémentaire (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à titre d’information.

CODE TITRE : Saisir le code titre qui doit exister dans la table CDTADR (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Ce code permet d'identifier le type de l'adresse

TITRE MANUEL : Saisir le titre manuel (Alphanumérique de 30 caractères). Cette zone est à titre d’information.

CODE NIC : Saisir le n° de l’établissement du site de l’adresse complémentaire (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à titre d’information.

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Interlocuteurs

Cet écran permet de saisir le nom des interlocuteurs du prospect. On retrouve ces interlocuteurs dans

Les actions commerciales

Les devis

Les projets

AJOUTER
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	CTRL + L

SUPPRIMER
Menu Contextuel	Raccourci

Dans le cadre de la loi RGPD, une fenêtre s’affiche pour connaître si la suppression est dans le cadre de cette loi ou pas.

Si c’est le cas une édition se génère pour information de la suppression de l’interlocuteur dans toute la base de données.

L’interlocuteur est supprimé de tous :

- les projets,

- les devis.

Toutes les zones jaunes sont à renseignées.

TITRE : Saisir le titre de civilité de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table TITRE (Recherche dans la table en cliquant sur la zone).

NOM / PRENOM : Saisir le nom et le prénom de l'interlocuteur.

INTERLOCUTEUR PRINCIPAL (Oui / Non) : Sélectionner si l’interlocuteur est le principal. Si oui, il sera mis en caractère gras pour le distinguer des autres.

L’interlocuteur principal sera mis par défaut dans l’onglet ‘Renseignements administratifs’ de la fiche du prospect.

FONCTION : Saisir la fonction de l'interlocuteur qui doit exister dans la table CDFON (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

DEPARTEMENT/SERVICE : Saisir le département/service de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table DEPAR.

CODE FONCTION : Saisir la fonction de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table CDFON.

CODE SITE : Saisir le code site qui correspond au code de l'établissement (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à titre d’information.

TELEPHONE FIXE : Saisir le numéro de téléphone direct de l’interlocuteur. Ce numéro apparaît sur l’édition du devis.

PORTABLE : Saisir le numéro de portable de l’interlocuteur.

FAX : Saisir le numéro de télécopie de l’interlocuteur.

E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de l’interlocuteur.

COMMENTAIRES : Saisir un commentaire sur l’interlocuteur. Le bouton est rouge lorsqu’une observation a été saisie.

Cliquer sur le bouton ‘Commentaire’ afin de saisir un commentaire lié à l’interlocuteur. Tabuler pour valider le commentaire. Cliquer sur ‘Fermer’ pour revenir à l’écran précédent.

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Observations

Permet de saisir un commentaire général sur le prospect. Ce commentaire est à titre d'information.

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ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

AJOUTER
Menu Contextuel	Raccourci
	CTRL + L

SUPPRIMER
Menu Contextuel	Raccourci

DATE DE CREATION : Saisir la date de création de l’action commerciale, celle-ci ne peut pas être inférieure à la date du jour

IDENTIFIANT : Saisir le type de l’action commerciale. Le code doit exister dans la table ACTION (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

MOYEN DE CONTACT : Sélectionner le moyen de contact qui a permis l’action commerciale. Le code doit exister dans la table ACTION (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

COMMERCIAL : Sélectionner le commercial ayant enregistré l’action commerciale. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

COMMENTAIRES CR (Visite/ Tel) : Saisir les observations (32765 caractères alphanumérique) nécessaires sur l’action.

ACTION : Saisir le détail de l’action commerciale à prendre en compte.

PILOTE/ DESTINATAIRES DES RAPPELS : Reprise du commercial sélectionné dans la colonne COMMERCIAL. Modification possible. L’adresse mail associé au commercial peut être modifiée. L’adresse permet à ce que FOCUS EVOLUTION puisse envoyée au commercial. Le code doit exister dans la table COMMER (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

RAPPELS : Un rappel automatique de l’action à effectuer par le commercial peut être demandé.

Un message sera envoyé dans la boite mail du commercial 1 à 5 / jours ou Heures avant la date de l’action.

Ce rappel peut être répété tous les jours ou toutes les heures

MISE EN HISTORIQUE : Cliquer sur le bouton pour historiser les actions commerciales réalisées.

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HISTORIQUE ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Il permet d’afficher les différentes actions commerciales successives réalisées.

DATE DE CREATION : Affichage de la date de création de l’action commerciale.

MOYEN DE CONTACT : Affichage du moyen par lequel l’action commerciale a été enregistrée.

COMMERCIAL : Affichage du commercial ayant créée l’action commerciale.

INTERLOCUTEUR : Affichage des initiales, du nom de l’interlocuteur et son adresse mail.

COMMENTAIRES CR (Visite/ Tel) : Affichage du compte rendu de l’action commerciale.

ACTION : Affichage du détail de l’action menée.

PILOTE : Affichage du commercial ayant suivi l’action commerciale.

RAPPELS : Affichage des informations des rappels.

DATE DE REALISATION : Affichage de la date de réalisation de l’action commerciale.

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OBSERVATION ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Il permet de saisir un commentaire général pour l’ensemble des actions commerciales

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EDITION ACTIONS COMMERCIALES

Cet onglet s’affiche uniquement lorsque le paramètre Gestion Actions Commerciales dans les tiers est activé

(Voir les paramètres généraux de la société).

Cette option permet une édition des actions commerciales à réaliser du tiers par commercial.

L’édition valide la création ou la modification des actions commerciales.

Les informations figurant sur cette édition sont les suivantes :

Le nom et prénom du commercial,

Le type de tiers (P pour prospect),

Le code du tiers,

La raison sociale du tiers,

La ville du tiers,

Le nom de l’interlocuteur,

L’adresse mail de l’interlocuteur,

Le commentaire du compte rendu de la visite,

L’action,

Le pilote de l’action commerciale,

La date prévue de l’action,

La date de réalisation de l’action,

Le nombre d’actions à réaliser,

Le nombre d’actions mises en historique.

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COMPLEMENTS

Permet d’afficher la structure de la fiche des informations complémentaires pour les prospects. Cet onglet est visible si l’on a renseigné les renseignements administratifs.

Voir Société / Paramétrage / Fiches Techniques.

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PERSONNALISATION

Cet onglet est visible si l’on a créé une personnalisation des fiches tiers. (Voir Société / Paramétrage / Personnalisation / Saisie et Maj Clients - Fournisseurs – Prospects)

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Transformation d’un prospect en client

Menu Fichiers de base/ Tires Transformation d’un prospect en client.

Cette option permet de transformer un prospect en client sans avoir à ressaisir les informations.

PROSPECT : Saisir le code du prospect à transformer en client ou, le rechercher à l’aide du %.

CLIENT : Par défaut, il reprend le code du prospect, ou saisir le code nouveau code client.

Le type de tiers ainsi que son nouveau code défini remplaceront ceux du prospect dans :

- Les projets

- Les devis.

VALIDER LA DUPLICATION EN CLIQUANT SUR TRANSFORMER

Page Mise à Jour le 19/04/2024