Des contrôles d’ouverture de menus ont été ajoutés dans le module achats, entre l’ouverture des commandes d’achats, la réception fournisseur et la saisie des factures fournisseurs.

Tableau de la mise en place de ce contrôle d’ouverture de menu

1er Menu Ouvert	2^ème Menu Ouvert
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés
Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)
Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur

recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Création et mise à jour des commandes

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

La recherche des commandes d’achat permet de n’afficher que les commandes d’achat des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société/ Modifier/ Agences)

La colonne ayant, indique que la commande d’achats a une information associée. Cette colonne s’affiche lorsque la gestion des post-it est activée (voir les Paramètres Généraux de la société).

CREATION COMMANDE

Si la numérotation des commandes d’achats s’effectue en automatique, laisser toutes les zones à blanc et cliquer sur Créer.

Si la numérotation des commandes d’achats s’effectue manuellement, saisir le numéro de la commande d’achats, puis tabuler et cliquer sur Créer.

Si la gestion de la qualité a été activée dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société),

l’écran ci-dessous est affiché uniquement en création et permet de cocher les documents qualité souhaités à la livraison.

(Voir Société / Paramétrages / Documents Qualité), ces informations peuvent alors être imprimées sur la commande d’achats.

Ces documents peuvent être suivis, à savoir :

La réception de ces documents.

Les relances de ces documents non reçus.

MODIFICATION DE COMMANDE

Saisir le numéro de la commande à modifier parmi la liste des commandes d'achats non soldées en livraison ou en facturation triées par date de création décroissante.

Si celui-ci est inconnu, compléter une ou plusieurs zones ci-dessous :

Les premiers chiffres du numéro de la commande,

Les premiers caractères du code fournisseur,

Les premiers caractères du nom du fournisseur.

Ou cliquer sur le bouton PLUS afin d’accéder à la recherche multi critères.

Dans la Recherche PLUS, possibilité d’afficher uniquement les commandes fournisseurs ayant au moins une ligne d’achat à destination du stock.

Dans ce cas la liste des commandes correspondantes aux critères saisis est affichée, sélectionner la commande souhaitée et cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des commandes d'achats non soldées en livraison ou en facturation triées par date de création décroissante, cliquer sur Rechercher.

Si la gestion de la qualité a été activée dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société), cliquer sur pour afficher l’écran «documents à proposer par défaut». Affichage des documents qualités sélectionnés dans l’écran.

Ces documents peuvent être suivis, à savoir :

La réception de ces documents.

Les relances de ces documents non reçus.

SUPPRESSION DE COMMANDE

Saisir (ou rechercher) le numéro de la commande et cliquer sur Supprimer.

1°/ Une commande d'achat pour laquelle une ligne de commande a été réceptionnée (même partiellement) ne peut pas être supprimée.

2°/ Lorsque le paramètre ‘Interdiction de supprimer une commande d’achat éditée’ est activé (voir les paramètres des Achats de la société).

Une commande d'achat issue de la saisie à partir des besoins qui est supprimée entraîne la régénération des besoins initiaux.

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EntEte

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

CREEE LE : Affichage de la date de création de la commande.

MODIFIEE LE : Affichage de la dernière date de modification de la commande.

COMMANDE : Le numéro de commande s'affiche. Il est non modifiable.

NUMÉRO ET DATE DE L'AVENANT : Ils peuvent être saisis lors de la modification d'une commande.

: S’affiche lorsque la gestion des post-it est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). Permet de saisir une note d’information propre à la commande d’achats. Lorsqu’une note d’information est renseignée, il devient . Lors de l’ouverture d’une commande d’achats, la note d’information renseignée peut s’ouvrir automatiquement (voir Mes Préférences).

Les informations notées sont accessibles et modifiables via la réception fournisseurs.

La fenêtre des documents qualité s’affiche.

Sélectionner les documents nécessaires à la commande. Cet écran s’affiche lorsque la gestion de la qualité est activée (voir les Paramètres Généraux de la société). La liste des documents qualités sont définis dans Société/ Paramétrage/ Documents Qualité.

permet de réafficher cette fenêtre pour sélectionner ou désélectionner les documents qualité. Le nom des documents sélectionnés sont affichés en dessous. Ils sont reportés dans les articles commandés.

FOURNISSEUR

FOURNISSEUR : En création d’une commande, saisir le code fournisseur s’il est connu ou les premiers caractères du code afin d’accéder à la recherche du tiers.
Le code fournisseur s'affiche suite à la sélection.
Cliquer sur pour afficher la liste des adresses complémentaires (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers) et sélectionner une adresse existante.
Sinon, cliquer sur pour enregistrer la nouvelle adresse dans l’onglet « Adresse complémentaire» de la fiche du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers). Pour visualiser ce bouton, le paramètre « Autoriser le bouton de Maj. de l’adresse fournisseur » doit être coché à « oui » (voir les paramètres des Achats de la société).

En modification de commande, le code du fournisseur est modifiable sous certaines conditions : aucune livraison effectuée, ni aucune facturation enregistrée sur la commande.

Les coordonnées du fournisseur sont soit ceux du fournisseur principal, soit ceux des adresses complémentaires par défaut, en fonction du paramètre Adresse complémentaire par défaut (voir les paramètres des Achats de la société).

RAISON SOCIALE / ADRESSE / CP / VILLE / PAYS : Les coordonnées sont repris de la fiche fournisseur, elles sont modifiables.

TÉLÉPHONE / FAX : Les données proviennent de la fiche du fournisseur. Possibilité de les modifier.

NOM DU CORRESPONDANT / EMAIL : Le nom et l’adresse Email sont repris dans la fiche fournisseur (interlocuteur principal), ils sont modifiables. Le bouton permet d’afficher tous les interlocuteurs du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers) et d’en sélectionner un. Possibilité de les modifier. L’adresse mail ainsi renseignée sera reprise dans l’envoi de la commande d’achat par mail à partir de Focus Evolution.

LIVRAISON

AFFAIRE : Le numéro de l’affaire peut être saisi. Il sera proposé par défaut sur toutes les lignes de la commande d’achats et pourra être modifié. Cette zone permet de faciliter la saisie des lignes de commandes. En mode modification, cette zone est remise à blanc.

La saisie de l’affaire permet d’afficher les coordonnées du client issues de l’affaire (Voir Affaires/ Création-MAJ/ Création et Mise à Jour des Affaires) ainsi que l’agence de l’affaire.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

AGENCE : Saisir l’agence de livraison. Cette zone s’affiche si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Agences). Elle se pré-rempli lorsqu’elle est renseignée dans la fiche du fournisseur.

La recherche des agences permet de n’afficher que les agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

SITE DE LIVRAISON / RUE / CODE POSTAL / VILLE / CODE PAYS :
Ces informations sont reprises par défaut de la fiche société (Voir (voir les paramètres des Stocks de la société).).

Si gestion des agences, c’est l’adresse de l’agence qui est imputé par défaut (Voir Société / Modifier / Agences). Elles peuvent être modifiées.

Le code pays doit être créé dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

COORDONNEES DU CLIENT POUR L’AFFAIRE : L’adresse de livraison de l’affaire s’affiche lorsque le numéro d’affaire est renseigné. Cliquer sur afin de basculer les coordonnées de l’affaire client en tant qu’adresse de livraison de la commande fournisseur.

REGLEMENT

MODE DE REGLEMENT : Le mode de règlement de la facture est repris de la fiche du fournisseur. Il peut être modifié et il doit exister dans la table MODREG (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Le mode de règlement est édité sur le bon de commande.

DELAI : Le délai de règlement de la facture est repris de la fiche du fournisseur. Il peut être modifié et il doit exister dans la table CODECH (recherche dans la table en cliquant sur la zone) Le délai de règlement est édité sur le bon de commande.

ESCOMPTE EN % : Le pourcentage d'escompte est repris de la fiche du fournisseur. Si un pourcentage d'escompte est saisi, il est édité sur le bon de commande.

CONDITIONS DE PORT : Le type de port est repris de la fiche fournisseur. Il peut être modifié et il doit exister dans la table CDPOR (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Le type de port est édité sur le bon de commande.

MONTANT MINI. « FRANCO DE PORT » : Zone non modifiable, issue de la fiche du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

JOUR DE TOURNEE : Zone non modifiable, issue de la fiche du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

MONTANT MINI. DE COMMANDE : Zone non modifiable, issue de la fiche du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

CODE DEVISE : Le code devise est affiché par défaut, il est repris de la fiche du fournisseur.
Ce code peut être modifié lors d'une création de la commande d'achats mais pas lors d'une modification de commande. Ce code doit exister dans les devises (Voir Société / Paramétrage / Devises) (recherche en cliquant sur la zone).

COURS : Le cours de la devise affiché est repris en automatique dans le fichier des devises.
Il peut être modifié lors de la création d'une commande mais ne peut plus être modifié lors de la modification d'une commande.

NOM DU CORRESPONDANT : Le nom et l’adresse Email sont repris dans la fiche fournisseur (interlocuteur principal), ils sont modifiables. Le bouton permet d’afficher tous les interlocuteurs du fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers) et d’en sélectionner un. Possibilité de les modifier.

INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES

DELAI ET HEURE DEMANDE : Saisir le délai demandé. Il apparaît sur le bon de commande. Ce délai sera proposé par défaut sur toutes les lignes de la commande d'achats et pourra être modifié. Saisir l'heure de livraison pour information (valeur par défaut 10h00).

EMETTEUR COMMANDE : Saisir le code émetteur de la commande.
Ce code doit exister dans la table CDEMET et il peut être recherché (recherche dans la table en cliquant sur la zone). Permet l'édition des commandes par émetteur. L’émetteur sera repris dans le détail des lignes de commande.

CODE ACHETEUR : Saisir le code acheteur de la commande.
Ce code doit exister dans la table CDACHT et peut être recherché (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

Le code est complété par défaut avec le code utilisateur de la session FOCUS Evolution en-cours.

Dans ce cas, dans la table CDACHT doit exister le code utilisateur et le nom de l'acheteur associé à ce code.

Permet l'édition des commandes par acheteur.

CLASSEMENT AS. QUALITE : Saisir O (oui) ou N (non) pour indiquer si la commande d'achats est classée Assurance qualité ou non.

COMPLEMENTS : Cette zone permet l’accès à la liste des fiches techniques concernant les commandes d’achats.

Les fiches techniques permettent d’afficher un onglet supplémentaire dont toutes les zones sont paramétrables au choix du client.

Uniquement si l’on est en multi niveau

Voir la clé de licence et les Paramètres Généraux de la société. Saisir le code de la fiche technique correspondant à une commande d’achats. Le code doit exister dans la table FICTEQ (Cliquer sur la zone afin d’afficher le menu déroulant).

Un onglet supplémentaire ‘Complément’ s’ajoute afin de renseigner les différents champs de la fiche technique (voir Société / Paramétrages / Fiches Techniques) (Voir Exemples).

REFERENTIEL DES NORMES ET DES NUANCES :

Ce pavé s’affiche lorsque les normes et/ ou nuances des articles ont été renseignées (Voir Société/ Paramétrage/ Normes, Société / Paramètres / Nuances). Ce pavé permet de présélectionner les normes et nuances (Voir Société / Paramètres / Normes, Société / Paramètres / Nuances, Fichiers de Bases / Articles Réels) affectés aux articles de la commande d’achats. Par défaut, la norme Européenne est cochée.

SANS NORME : aucunes des normes et des nuances de chaque article ne seront pas affectés à la commande.

ASME et EUROPEENNE : Les normes ASME et Européenne seront affectées à chaque article de la commande.

ASME : Seules les normes et les nuances de type ASME seront affectés à chaque article de la commande.

EUROPEENNE : Seules les normes et les nuances de type EUROPEENNE seront affectés à chaque article de la commande.

Ce référentiel peut être modifié dans le détail de la commande article par article.

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Commentaires entEte

Permet de saisir des commentaires qui seront imprimés en entête de la commande d’achats.

Pour insérer des commentaires type entête (Voir Achats / Commentaires Type / Saisie Commentaires Entête et Pied), cliquer sur .

Les commentaires sont saisis sous un format « Texte enrichi » ou HTML (voir les Paramètres Systèmes de la société) et peuvent être mise en forme avec les boutons affichés dans la barre d’outils (Type de Police, taille des caractères, gras, italique, souligné, alignement, centrage, …).

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DEtail DE LA commande

Lorsque l’article est sur un fond orange cela signifie que l’article est bloqué en approvisionnement (voir Fichiers de base/ Articles/ Blocage déblocage des articles réels).

Lorsque l’article est un fond rouge cela signifie que l’article est bloqué complètement (voir Fichiers de base/ Articles/ Blocage déblocage des articles réels).

Les informations sont affichées et sont non modifiables sur cet onglet :

LIGNE : Numéro de ligne dans le détail de la commande.

RÉFÉRENCE FOURNISSEUR : Affichage de la référence de l’article chez le fournisseur.

ARTICLE ET LIBELLE : Affichage du code article et libellé technique de l'article. Ce libellé est modifiable.

QUANTITÉ EN UNITÉ DE COMMANDE / CODE UNITÉ DE COMMANDE : Affichage de la quantité commandé dans l’unité du fournisseur.

QUANTITÉ MINI REAPPRO. : Affichage de la quantité la quantité minimum de réapprovisionnement de l’article.
La quantité commandée et la quantité Mini apparaissent en Rouge lorsque Qté Commande < Qté Mini

PRIX UNITAIRE : Le prix unitaire est le prix net de l’unité de commande dans la devise choisie au niveau de l’entête de la commande d’achats.

MONTANT : Montant de la ligne total quantité x prix unitaire.

DELAI ACTUALISE : Affichage du délai de livraison actualisé

LIVRAISON : Soldée pour une livraison totale,

En cours pour une livraison partielle,

Non pour aucune livraison effectuée.

FACTURATION : Soldée pour une facturation totale

En cours pour une facturation partielle,

Non pour aucune facturation effectuée.

Le bouton Répéter : permet de dupliquer une ligne de commande afin de la répéter sur une période définie et selon le rythme souhaité :

A répéter chaque : Jour, Semaine, Décade ou Mois.

Après utilisation du bouton «Répéter», les lignes sont ajoutées automatiquement sur la période définie.

Le montant total hors taxes de la commande, dans la devise choisie au niveau de l’entête de la commande d’achats, est affiché en bas à droite de l'écran.

REGROUPEMENT DES LIGNES D’ACHATS

Ces icônes sont liées aux regroupements de besoins (Voir Achats / Saisie des Critères de Regroupement des Achats à Partir des Besoins, Achats / Création et MAJ/ Création de Commandes à Partir des Besoins Non Affectés)

Cliquer sur afin d’afficher le détail des lignes d’achats regroupées.

Informations Générales

N° DE COMMANDE : Affichage du n° de commande fournisseur

QTE CDE TOTAL : Affichage de la quantité total commandée de l’article

PRIX REMISE : Affichage du prix unitaire remisé

MT TOTAL : Affichage du montant total de la ligne d’article

Informations Détaillées

LIG : Affichage du n° de ligne de la commande d’achat

ARTICLE : Affichage du code de l’article

DESIGNATION : Affichage du libellé de l’article commandé

QTE UN CDE : Affichage de la quantité commandée en unité de commande

UN CDE : Affichage de l’unité de commande

PX REMISE : Affichage du prix unitaire remisé

MONTANT : Affichage du montant de ligne suivi de la devise de la commande.

AFFAIRE : Affichage de l’affaire

FONCTION : Affichage de la fonction. Cette zone apparaît si dans le paramétrage de la société, l’option Gestion des fonctions est à « Oui » (voir les Paramètres Généraux de la société).

BLOC : Affichage du bloc. Cette zone apparaît si dans le paramétrage de la société, l’option Gestion des blocs est à « Oui » (voir les Paramètres Généraux de la société).

DT LIV : Affichage de la date de livraison souhaitée

Cliquer sur le bouton Fermer pour fermer l’écran du détail des lignes d’achats regroupées.

: Permet de dégrouper les lignes d’achats

Pour ajouter/ supprimer des lignes de commandes :

Si l’article a été généré à partir des besoins, la suppression de la ligne le régénère en besoin encours (Voir Achats / Création de Commandes à Partir de Besoins Non Affectés).

AJOUTER PLUSIEURS LIGNES À SUIVRE : Appuyer sur bouton droit de la souris et choisir Ajouter. Renseigner les "propriétés de la ligne de commande", puis passer à l'onglet suivant "commentaire de la ligne de commande". Renseigner les commentaires, puis tabuler pour revenir aux "propriétés de la ligne de commande". Permet de saisir plusieurs articles à la suite.
Pour cesser la saisie, appuyer sur ECHAP ou ESC dans l'onglet de texte bleu "Détail de la commande".

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Propriétés de la ligne de commande

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

NUMERO DE LIGNE : Numéro de ligne dans le détail de la commande. Cette zone est modifiable.

REGROUPEMENT DES LIGNES D’ACHATS

Ces informations sont liées aux regroupements de besoins (Voir Achats / Saisie des Critères de Regroupement des Achats à Partir des Besoins, Achats / Création de Commandes à Partir des Besoins Non Affectés)

: Indication que la ligne est une ligne d’achats regroupés.

Cliquer sur afin d’afficher le détail de la ligne d’achats regroupés (Voir le détail des lignes d’achats regroupés).

AFFAIRE : Le numéro d'affaire renseigné dans l'onglet "Entête" est repris par défaut.
Saisir le numéro d'affaire ou rechercher le numéro d'affaire en saisissant un caractère puis passer à la zone suivante en utilisant la touche tabulation.

Seules les affaires qui ne sont pas clôturées en dépenses (Voir Affaires / Clôture d’une Affaire) s’afficheront.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences).

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

Cas n°1 : une affaire "dite de stock" a été saisie dans la fiche société (voir les paramètres des Achats de la société).
Dans ce cas, si passation de commande d'achats pour affaire, préciser le numéro d'affaire souhaité. Ce champ est obligatoire lorsque le paramètre ‘Saisie manuelle obligatoire’ est activé (Voir Société / Modifier / Achat et Stock).

Si passation de commande d'achats pour du stock, la zone doit être renseignée avec l'affaire "dite de stock".

Cas n°2 : la zone affaire de stock a été laissée à blanc dans la fiche société.
Dans ce cas, si passation de commande d'achats pour affaire, préciser le numéro d'affaire souhaité.
Si passation de commande d'achats pour du stock, la zone doit être laissée à blanc.

Le numéro d'affaire est obligatoire pour l'achat d'un article réel géré en valeur (GV).

Le bouton permet de sélectionner la norme nécessaire pour la commande. Il s’affiche lorsque les normes des articles ont été renseignées (Voir Société/ Paramétrage/ Normes, Fichiers de Bases / Articles Réels)

Le bouton permet de sélectionner la norme nécessaire pour la commande. Il s’affiche lorsque les nuances des articles ont été renseignées (Voir Société / Paramètres / Nuances, Fichiers de Bases / Articles Réels).

FONCTION : Saisir le code de la fonction (table NMCL) correspondante aux articles réels, et aux articles virtuels de niveau 1.

La fonction proposée pour la première ligne de l’affaire saisie est celle renseignée par défaut dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société).

Cliquer sur la zone pour afficher le menu déroulant. Il est possible de saisir une fonction qui n'existe pas dans la table NMCL.

Cette zone s’affiche si l’on gère les fonctions (voir les Paramètres Généraux de la société).

Dans les autres cas, la fonction proposée est celle renseignée dans la ligne de commande "précédente".
Selon le paramétrage effectué dans la fiche Société, seules les fonctions de l’affaire sont proposées et autorisées lors de la saisie d’une commande (voir les paramètres des Achats de la société).

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

BLOC : Cette zone apparaît si dans le paramétrage de la société, l’option Gestion des blocs est à « oui ». Permet d’affecter à la ligne de commande un numéro de bloc (recherche dans la table NBLOC en cliquant sur la zone).
Le bloc proposé pour la première ligne de commande saisie est celui renseigné par défaut dans la fiche société. Dans les autres cas, le bloc proposé est celui renseigné dans la ligne de commande "précédente".

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

RÉFÉRENCE FOURNISSEUR : Possibilité d’insérer un article avec la référence du fournisseur saisie dans la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Saisir les premiers caractères (ou %) puis tabulation pour accéder à la recherche multicritères des références fournisseurs.

Zone non modifiable. La valeur peut être mise à jour à partir du lien article/ fournisseur.

ARTICLE ET LIBELLE : Le code de l'article à commander doit être saisi. Saisir les premiers caractères (ou %) puis tabulation pour accéder à la recherche multicritères puis passer à la zone suivante en utilisant la touche tabulation. Le libellé affiché correspond au libellé technique de l’article réel.

Si la gestion de la qualité a été activée (voir les Paramètres Généraux de la société), lors de l’ajout d’un article dans la commande d’achat, Focus vérifie si le fournisseur est agréé pour l’article concerné (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers). Si tel est le cas alors l’article est inséré dans la commande.

Lorsque s’affiche dans la recherche des articles, cela indique que le fournisseur n’est pas agréé pour l’achat de cet article.

Et un écran nommé « Gestion qualité » est affiché avec le texte suivant : « Cet article appartient à une famille non agréée pour ce fournisseur, veuillez saisir le mot de passe permettant de forcer le contrôle ».
Si l’article ne doit pas être commandé, fermer la fenêtre avec la croix, si vous confirmez la commande de cet article, il faut saisir le mot de passe qui a été défini dans la fiche société (voir les Paramètres Généraux de la société).

Possibilité d’affecter pour chaque article, des documents qualité supplémentaires (Voir Société / Paramétrages / Documents Qualité),

soit à partir du bouton ,

soit à partir du menu contextuel

Ces informations peuvent alors être imprimées sur la commande d’achats.

Le libellé de l'article peut être modifié pour la commande en cours.

Zones non modifiables s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire. Seul le libellé peut être modifié pour un achat regroupé pour du stock.

FICHE TECHNIQUE : Permet la visualisation de la fiche technique liée à l’article. Cliquer sur pour d’afficher les informations supplémentaires.

LIGNE BUDGETAIRE : La ligne budgétaire est affichée. Elle est récupérée à partir du type de produit saisi dans la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Pour que la ligne budgétaire soit modifiable, le paramètre «Ligne budgétaire des articles modifiable» doit être coché à « oui » dans l’onglet « Paramétrage Achats/stocks » de la Fiche Société (voir les paramètres des Achats de la société). En cas de modification le code doit exister dans la table NUMLG.

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

MATIÈRE : Affichage de la matière de l'article saisie dans la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels). Cette zone n’est pas modifiable.

DIMENSIONS : Affichage des dimensions de l'article saisies dans la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels). Ces zones ne sont pas modifiables.

QTE COMMANDEE EN UNITÉ DE STOCK ET UNITÉ DE COMMANDE :

Cette zone ne s’affiche pas pour les articles en GV.

L'unité de stockage est reprise de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Si les unités sont identiques, seule la zone quantité en unité de stockage est à compléter.

Si l'unité de commande est différente de l'unité de stockage, elle peut être modifiée dans le cas où l'article commandé ne serait pas référencé chez le fournisseur.
Il est alors nécessaire de compléter les deux zones et de définir l'unité de commande.
Le coefficient de conversion est mis à jour dans l'onglet "Fournisseur" de la fiche article si mise à jour tarif fournisseur à OUI (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Une tolérance de 5% (en plus ou en moins) est acceptée pour les articles dont l’unité de stock est différente de l’unité de commande.

Exemple : Commande article pour 10 UN (Unité de stock)

Commande article pour 1500 KG (Unité de commande) car coefficient de conversion 1 UN = 150 KG

Possibilité d’affiner la quantité en unité de commande entre (10 x 150 x 0,95) 1425 KG et (10 x 150 x 1,05) 1575 KG.

Toute valeur non comprise entre cette borne ne sera pas acceptée par le système.

Si l’article est référencé chez ce fournisseur, la quantité de commande sera complétée en automatique à partir du coefficient de conversion existant dans la fiche article. L'unité de commande peut être modifiée si nécessaire. Le code doit exister dans la table CDUNT.

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

Remarque Un message d’avertissement (non bloquant) s’affiche lorsque la quantité commandée est inférieure à la quantité minimum de réapprovisionnement,
cliquer sur OK pour valider la quantité commandée. La quantité commandée et la quantité Mini de réappro sont en Rouge lorsque Qté Commande < Qté Mini

PRIX UNITAIRE (AV. REMISE) sauf pour un article réel géré en valeur : Saisir le prix unitaire (10 entiers et 4 décimales). Il correspond au prix en devise fournisseur pour une unité de commande. Si le fournisseur existe dans la liste des fournisseurs habituels de cet article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels), le prix unitaire est repris automatiquement de la fiche article. Il peut être modifié. Le prix unitaire peut être égal à zéro et dans ce cas la mise à jour du tarif fournisseur ne sera pas effectuée.

Affichage de la dernière valeur du tarif fournisseur issue de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

MONTANT COMMANDE uniquement pour un article réel géré en valeur : Saisir le montant commandé (10 entiers et 4 décimales) en devise fournisseur. Le montant unitaire peut être égal à zéro et dans ce cas la mise à jour du tarif fournisseur ne sera pas effectuée.

REMISE (EN %) : Saisir la remise accordée par le fournisseur. Cette remise peut être issue de la fiche article en fonction du fournisseur et de l’unité de commande (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

PRIX UNITAIRE : Affichage du prix unitaire remise déduite en devise de la commande et dans l’unité de commande.

EMETTEUR COMMANDE : Sélectionner l’émetteur de l’achat de l’article. Par défaut, il affiche l’émetteur saisi dans l’entête de la commande d’achat. Le code doit exister dans la table CDEMET.

Zone non modifiable s’il s’agit d’une ligne d’achats regroupés sur affaire.

DELAI DU BESOIN : Cette zone ne s’affiche qu’en modification. Elle n’est pas modifiable. Elle affiche la date de commande d’un besoin.

DELAI DEMANDE : Le délai est repris de l'entête de la commande. Il peut être modifié.

CONFIRME : Cocher la case lorsque le délai est confirmé par le fournisseur (lors de la création de la commande ou plus tard en modification de commande).

DELAI CONFIRME : Cette zone s’affiche lorsque la zone confirmée a été cochée. Saisir le délai confirmé qui mettra à jour le délai actualisé. Par défaut, il reprend le délai actualisé.

DELAI ACTUALISE : Cette zone ne s’affiche qu’en modification. Le délai peut être reporté autant de fois que nécessaire, les différents délais successifs sont conservés en historique et peuvent être visualisés en cliquant sur .

MOTIF : Saisir le motif du report de délai, il doit exister dans la table MOTACT.

COMMENTAIRE MOTIF : Permet de saisir un commentaire (zone alphanumérique de 100 caractères) détaillant la nature du report.

HEURE DE LIVRAISON : L’heure est reprise de l'entête de la commande, elle peut être modifiée.

MAJ TARIF FOURNISSEUR : Cliquer sur la zone OUI ou NON. La valeur dar défaut est paramétrée dans la fiche de l’article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels). Cette zone permet de mettre à jour le tarif fournisseur dans la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels) au prix unitaire de commande puis au prix unitaire de facture lors de la validation de la facture fournisseur. Si le fournisseur n'est pas référencé dans cette liste, il est ajouté.

D.A. : La gestion des demandes d'achats apparaît uniquement dans le cas ou l'option a été choisie dans la saisie du paramétrage de la fiche société.

NUMERO ET DATE DE D.A. : Permet de saisir le numéro (6 caractères numériques) et la date de la demande d'achats préparée par l'acheteur.
Ces zones s’affichent lorsque la gestion des demandes d’achats est activée (voir les paramètres des Achats de la société).

Les demandes d’achats sont interrogeables par Achats / Affichage des Demandes d’Achats.

Les demandes d’achats sont éditables par Achats / Edition des Demandes d’Achats.

QTE/UNITE/DELAI DA : Saisir la quantité, l'unité et le délai prévu sur la demande d'achats.

Cette zone s’affiche si l’on opte pour la gestion des demandes d’achats (voir les paramètres des Achats de la société).

Les demandes d’achats sont interrogeables par Achats / Affichage des Demandes d’Achats.

Les demandes d’achats sont éditables par Achats / Edition des Demandes d’Achats.

IDENTIFICATION & REPERE PIECE. Permet de saisir les repères de plan.

Cliquer sur (Lien article / fournisseur) afin d’afficher la liste de tous les fournisseurs de l’article commandé.

Les informations sont issues de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Elles ne sont pas modifiables.

En double-cliquant sur la ligne d’article, la référence fournisseur de l’article dans la commande se mettra à jour.

Critères de mise à jour de la référence fournisseur :

- Même fournisseur

- Même devise

- Même unité de commande

Cliquer sur (Suivi de commande) afin d’afficher le détail des différents reports de livraison

Ces informations peuvent être mises à jour via le menu Achats/ Accuse Réception Fournisseur.

AVANT REPORT : Affichage de la date avant le report de livraison.

APRES REPORT : Affichage de la date après le report de livraison.

MOTIF : Affichage du motif du report de livraison.

DETAIL DU REPORT : Affichage du commentaire du report de livraison.

USER : Affichage du code utilisateur ayant saisie le report de livraison ainsi que la date et l’heure

STOCK

QUANTITE EN STOCK : Affichage de la quantité en stock. (Voir Fichiers de Base/ Articles/ Affichage Articles Réels / Historique, Stock / Affichage Article Réels / Historique)

STOCK MINI : Affichage de la quantité minimum. Information saisie dans la fiche article (Voir Fichiers de Base/ Articles/ Articles Réels).

STOCK DE SECU : Affichage de la quantité en stock de sécurité. Information saisie dans la fiche article (Voir Fichiers de Base/ Articles/ Articles Réels).

REAPPRO QTE / DELAI : Affichage de la quantité et du délai de réapprovisionnement. Information saisie dans la fiche article (Voir Fichiers de Base/ Articles/ Articles Réels).
La quantité commandée et la quantité Mini de réapprovisionnement sont en Rouge lorsque Quantité Commande < Quantité Mini.

PAVE REFERENTIEL DES NORMES ET DES NUANCES

Ce pavé s’affiche lorsque les normes et/ ou nuances des articles ont été renseignées (Voir Société/ Paramétrage/ Normes, Société / Paramètres / Nuances). Ce pavé reprend la valeur sélectionnée dans l’entête de la commande. Elle peut être modifiée.

SANS NORME : aucunes des normes et des nuances de chaque article ne seront pas affectés à la consultation.

ASME et EUROPEENNE : Les normes ASME et Européenne seront affectées à chaque article de la consultation.

ASME : Seules les normes et les nuances de type ASME seront affectés à chaque article de la consultation.

EUROPEENNE : Seules les normes et les nuances de type EUROPEENNE seront affectés à chaque article de la consultation.

Seules les normes cochées dans l’article réel sont disponibles.

Seules les nuances cochées dans l’article réel sont disponibles.

Seule la nuance par défaut est cochée, et s’affiche en rouge.

Les autres nuances disponibles sont en noir et ne sont pas cochées.

PAVE NORME : Ce pavé affiche la ou les normes sélectionnées dans l’article. Cliquer sur le bouton pour modifier la sélection.

PAVE NUANCE : Ce pavé affiche la ou les nuances sélectionnées dans l’article. La nuance par défaut est suivie d’une *. Cliquer sur le bouton pour modifier la sélection.

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Commentaire de la ligne de commande

Saisir des commentaires qui seront imprimés au-dessous de la ligne article dans la commande. Par défaut, les commentaires sont repris de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Pour insérer des commentaires type article (Voir Achats / Commentaires Type / Saisie Commentaires Article), via le menu contextuel :

Pour valider les commentaires saisis, appuyer sur la touche "Tabulation" du clavier.

Pour quitter le détail de la commande d’achat, revenir sur l'onglet ‘Détail de la commande’,

- F9 : Validation de la commande, se positionne sur la recherche d’une commande fournisseur

- ECHAP ou ESC : quitte le détail de la commande pour se positionner dans l'onglet "Commentaires pied"

REGROUPEMENT DES LIGNES D’ACHAT

Le commentaire de la première ligne est affiché. Si le commentaire est modifié, il est répercuté sur toutes les lignes de détail.

Lors d’un dégroupage, chaque article aura le commentaire modifié.

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Commentaires pied

Permet de saisir des commentaires qui seront imprimés en pied de la commande d’achats.

Pour insérer des commentaires type entête (Voir Achats / Commentaires Type / Saisie Commentaires Entête et Pied), cliquer sur .

C omplements

Uniquement si le multi niveau est activé. (Voir clé de licence et les Paramètres Généraux de la société)

Saisir le code de la fiche technique correspondant à l’affaire. Le code doit exister dans la table FICTEQ (Cliquer sur la zone afin d’afficher le menu déroulant). Un onglet supplémentaire ‘Complément’ s’ajoute afin de renseigner les différents champs de la fiche technique (voir Société / Paramétrages / Fiches Techniques) (Voir Exemples).

Cet onglet n’est visible que si l’on a renseigné la zone ‘Compléments’ dans l’entête de la commande d'achat.

PERSO

Permet de saisir des informations supplémentaires. Cet onglet est visible si on a paramétré ‘Société / Paramétrages / Personnalisation / Saisie et Maj des commandes d'achats.

Edition

Permet de visualiser puis d’éditer ou d’envoyer par Email la commande d’achats.

Les informations figurant sur cette édition sont les suivantes :

L'adresse de la société

Le numéro et la date de commande,

Le numéro et la date de l'avenant,

L'adresse de livraison,

Les coordonnées du fournisseur,

Les commentaires en entête

Le numéro de la ligne de commande,

Le libellé technique et commercial,

Le code article,

Le délai de livraison et le numéro d'affaire (si achat pour une affaire),

La quantité demandée en unité de commande,

Le prix unitaire de commande de l'article en devise fournisseur,

Le montant HT de la ligne de commande en devise fournisseur,

La référence fournisseur,

La matière,

La quantité demandée en unité de stock,

Les dimensions.

Les commentaires de l'article.

Le montant total HT de la commande en devise fournisseur,

Les commentaires en pied,

Le port,

La devise fournisseur,

Le paiement,

L'émetteur et l'acheteur.

IMPRIMER

Cliquer sur pour lancer l’impression.

	Permet de sélectionner un maquettage différent de l’édition demandée. Le chemin et le nom du fichier s’affiche dans la zone Fichier.
	Envoi par mail le document
	Exporter sous Excel avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Excel uniquement les données dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Word avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter au format PDF dans le dossier Focusevo\Export
	Affiche le document issu de la GEIDE. Cliquer sur pour revenir à l’édition. Il ne s’affiche que si la GEIDE est activée (voir les paramètres généraux de la société)
	Affiche les paramètres envoyés à l’édition. Seuls les utilisateurs Administrateur ont ce bouton.

Cliquer sur pour envoyer l’édition par courrier électronique.

Pour ajouter de nouveaux destinataires et/ ou de pièces jointes :

DESTINATAIRES : Destinataires à renseigner manuellement. Il est possible d’ajouter des destinataires.

Pour : les destinataires principaux, ces derniers sont visibles par l’ensemble des destinataires.

Copie : les destinataires potentiels,

Copie cachée : les destinataires sont invisibles par les autres destinataires inscrits que copie cachée.

PIECES JOINTES : La pièce jointe par défaut correspond à l’édition au format PDF. Il est possible d’ajouter d’autres pièces jointes, puis cliquer sur pour rechercher la pièce à joindre. Cliquer sur pour visualiser le PDF.

SUJET : La zone est à renseigner manuellement.

MESSAGE : Saisir le message à joindre à votre envoi ou sélectionner le message type (Voir Fichiers de Base / Message Type).

Puis Cliquer sur ‘Envoyer’ pour Valider l’envoi par Mail.

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C rEation de commandes A partir de besoins non affectes

Menu Achats/ Création et Mise à jour/ Création de Commandes à Partir de Besoins Non Affectés.

Cette option permet de passer des commandes d'achats pour le stock ou sur affaire pour satisfaire des besoins existants.

Les besoins sont générés à partir des affaires clients (Voir Affaire / Création et Mise à Jour des Affaires), et / ou à partir de la mise à jour des besoins (Voir Fabrication / Besoins / Création et Mise à Jour des Besoins).

Les besoins sur des articles bloqués (Voir Fichiers de Base / Blocage Déblocage des Articles Réels) ne pourront plus être satisfaits par une commande fournisseur.

Les besoins affectés sur les stocks ne sont pas proposés dans la sélection (Voir La Gestion des Affectations sur les Stocks).

Les besoins en cours de consultation ne sont pas proposés dans la sélection (Voir Achats / Consultations Fournisseurs / Création et Mise à Jour des Consultations).

Les besoins peuvent être regroupés dans la commande d’achat lors de la génération de la commande d’achat (Voir Achats / Saisie des Critères de Regroupement des Achats à Partir des Besoins).

Toutes les zones jaunes doivent être renseignées.

ECRAN de SELECTION DES BESOINS

SElection

AGENCE : Saisir le code de l’agence. Cette zone s’affiche si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Agences).

L’affichage des besoins permet de n’afficher que les besoins des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

ACHETEUR : Choisir le code acheteur dans la table CDACHT (recherche dans la table en cliquant sur la zone) ou laisser le code acheteur à blanc.

Les besoins relatifs au code acheteur s'affichent à l'écran.

FOURNISSEUR : Saisir le fournisseur afin d’afficher les besoins relatifs au fournisseur ou laisser le code à blanc.

AFFAIRE : Saisir un numéro d'affaire pour passer une commande pour une seule affaire, ou saisir les premiers caractères du numéro d’affaire ou % afin d’accéder à la recherche du numéro d’affaire ou laisser la zone à blanc.

FAMILLE D’ARTICLES : Sélectionner le code de la famille des articles CDFAM à afficher ou laisser le code acheteur à blanc.

Les besoins relatifs à la famille s'affichent à l'écran.

ARTICLES : Saisir l’article uniquement à afficher ou laisser le code acheteur à blanc.

Les besoins relatifs à l’article s'affichent à l'écran.

DELAI DU BESOIN : Saisir le délai du besoin afin d’afficher les besoins relatifs à cette date ou laisser la zone à blanc.

DELAI LANCEMENT : Saisir le délai de lancement pour afficher les besoins ayant ce délai. Ce délai est calculer en fonction du délai de réapprovisionnement de l’article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels). Ce délai n’est plus obligatoire. Si la date n’est pas renseignée, tous les besoins seront affichés sans notion de date de lancement.

L’obligation de cette zone est à paramétrer dans la fiche société (voir les paramètres des Achats de la société).

Code Article	Date Début Fabrication (Budget Affaire)	Délai Réapprovisionnement (Fiche Article)	Date de Lancement
	A	B	A - B
100010	01/02/2021	7 jours	25/01/2021
100020	01/02/2021	10 jours	22/01/2021

DELAI DEMANDE : Saisir le délai demandé ou laisser la zone à blanc. Si le délai demandé est saisie, il est reporté dans la colonne délai demandé de chaque besoin.

Affichage

AFFICHER UNIQUEMENT LES BESOINS POUR LESQUELS IL EST NECESSAIRE DE PASSER DES COMMANDES : Cocher la case pour afficher uniquement les besoins à passer en commande. Décocher la case pour afficher tous les besoins (valeur par défaut).

Cliquer sur le bouton Valider afin de lancer l’affichage des besoins à passer en commandes d’achat.

Cliquer sur le bouton Fermer afin de quitter le programme.

Les besoins sont affichés selon les critères définis ci-dessus.

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ECRAN DE L’AFFICHAGE DES BESOINS

L'affichage des besoins est trié par défaut en ordre croissant sur le code article / délai demandé (voir ci-dessus). Ils sont répertoriés par le code du fournisseur principal affecté à l’article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Cliquer sur permet de revenir aux critères de sélection afin de les modifier.

SElection du Fournisseur

AGENCE : Affichage de l’agence saisie en critères de sélection.

ACHETEUR : Affichage de l’acheteur saisi en critères de sélection.

FOURNISSEUR : Affichage du fournisseur saisi en critères de sélection. Possibilité de saisir un autre fournisseur afin de visualiser les besoins affectés.

AFFAIRE : Affichage de l’affaire saisie en critères de sélection.

DELAI BESOIN : Affichage du délai du besoin saisi en critères de sélection.

DELAI LANCEMENT : Affichage du délai de lancement saisi en critères de sélection.

DELAI DEMANDE : Affichage du délai demandé saisi en critères de sélection.

Cliquer sur ou pour défiler les besoins, fournisseurs par fournisseurs.

: Une fois les besoins affichés. Il est possible de sélectionner ceux dont le fournisseur est à modifier.

Pour sélectionner les besoins,

Appuyer sur la touche CTRL, maintenir appuyé puis sélectionner un à un les besoins
ou Appuyer sur la touche SHIFT sur le premier besoin à modifier, maintenir appuyé puis sélectionner le dernier besoin. Cette touche permet de sélectionner des besoins qui se suivent.

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur .

Dans ce cas, la fenêtre de recherche d'un fournisseur s'affiche. Rechercher le fournisseur souhaité et le choisir.

Les besoins sélectionnés sont répertoriés sur le nouveau fournisseur.

Cliquer sur pour passer les besoins sélectionnés en commande pour le stock.

Cliquer sur pour passer les besoins sélectionnés en commande sur affaire.

Origine EN COURS

: Positionner le curseur dessus pour afficher le détail du besoin. Faire glisser le curseur pour afficher le détail des autres besoins. L’affichage du détail du besoin disparaît dès lors que l’on positionne le curseur ailleurs que cette icône.

Affichage des informations suivantes :

Libellé commercial lorsqu’il est différent du libellé technique

Quantité de réapprovisionnement

Délai demandé

Code fournisseur et sa raison sociale

Prix, devise et unité d’achat

Référence fournisseur

Emetteur

Acheteur

Identification et repère

Date de création du besoin

N° et date de consultation

: Indique qu’un commentaire est affecté au besoin. Cliquer dessus pour afficher le commentaire.

ARTICLE : Affichage du code et de la désignation de l’article. En positionnant le curseur sur cette zone, affichage d’une info bulle indiquant le code et le libellé de l’article entièrement.

AFFAIRE : Affichage du n° de l’affaire

AGENCE : Affichage du code l’agence dont est associée l’affaire. L’agence s’affiche lorsque la gestion des agences est activée (Voir Société / Modifier / Agences).

STOCK SECU : Affichage de la quantité en stock de sécurité (Voir Fichiers de Base / Articles Réels)

STOCK : Affichage de la quantité en stock – la quantité en stock de sécurité

HORS STOCK GLOBAL : Affiche la quantité de l’article en hors stock toutes affaires confondues.

HORS STOCK AFFAIRE: Affiche la quantité en hors stock de l’affaire sélectionnée.

O.F. SUR AFFAIRE DE STOCK : Affichage de la quantité de l’article virtuel associé lancé en fabrication (Voir Fabrication / Ordres de Fabrication / Saisie des Ordres de Fabrication) dont la date prévue de fin de fabrication est antérieur au délai du besoin. Cliquer sur pour afficher le détail de la quantité des O.F.

ACHATS : Affichage de la quantité commandée sur stock et/ ou sur affaire dont le délai demandé est antérieur au délai du besoin. Cliquer sur pour afficher le détail de la quantité des achats.

CUMUL ACHATS A COMMANDER : Affichage de la quantité cumulée des achats pour un même article.

CUMUL BESOINS : Affichage de la quantité cumulé, pour un même article, des besoins non satisfaits.

QTE A COMMANDER : Calcul automatique de la quantité des articles à commander (Cumul des besoins – Quantité en stock – Quantité en O.F – Quantité en commande fournisseur).

Possibilité de modifier cette quantité, dans ce cas, les lignes suivantes, pour le même article seront recalculées.

Cocher la case des lignes de besoins à passer en commandes fournisseur. La case s’affiche uniquement s’il y a lieu de commander l’article.

Le champ sur un fond vert indique que l’article n’est pas à commander.

BESOINS A SATISFAIRE : Affichage de la quantité du besoin à satisfaire.

Cocher la case afin de solder le reliquat des besoins non commandés. Lorsque cette case est cochée, les besoins sont soldés et ne pourront faire l’objet d’une autre commande fournisseur ou d’une sortie de stock.

Si la commande est supprimée ou l’article est supprimé de la commande, la quantité commandée devient la quantité initiale du besoin.

DELAI DU BESOIN : Affichage du délai du besoin correspondant à la date de début de fabrication saisie dans l’affaire (Voir Affaires / Création et Mise à Jour des Affaires).

DELAI DEMANDE : Par défaut, il s’agit du délai du besoin lorsque le délai demandé n’a pas été saisi dans les critères de sélection. Sinon, on affiche la date saisie dans le critère de sélection du délai demandé.

Origine A VENIR

O.F. : Affichage de la quantité de l’article virtuel associé, lancé en fabrication (Voir Fabrication / Ordres de Fabrication / Saisie des Ordres de Fabrication) dont la date prévue de fin de fabrication est postérieure au délai du besoin. Cliquer sur pour afficher le détail de la quantité des O.F.

ACHATS : Affichage de la quantité commandée sur stock et/ou sur affaire dont le délai demandé est postérieur au délai du besoin. Cliquer sur pour afficher le détail de la quantité des achats.

AFFAIRE DE STOCK

AFFAIRE STOCK : Affichage de la quantité de l’article virtuel associé, sur affaire de stock (Voir Affaires / Affectation de Lignes d’Affaires Clients à des Affaires de Stock) non lancé en fabrication. Lorsque l’affaire de stock est clôturée, la quantité diminue. Cliquer sur pour afficher le détail de la quantité sur affaire de stock.

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Sélection des Besoins à Passer en Commande

Il existe 2 manières de sélectionner les besoins à passer en commandes d’achat.

1^ère manière :

Cocher la case de la colonne Quantité à commander.

2éme manière :

Sélection à partir du menu contextuel.

Appuyer sur la touche CTRL, maintenir appuyé puis sélectionner un à un les besoins (lignes en surbrillance bleue)
ou Appuyer sur la touche SHIFT sur le premier besoin à passer en commande, maintenir appuyé puis sélectionner le dernier besoin. Cette touche permet de sélectionner des besoins qui se suivent. Puis faire un clic droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel.

Menu Contextuel	Commentaire
Tout sélectionner	Toutes les lignes sont sélectionnées automatiquement (affichage en surbrillance bleue)
Tout désélectionner	Toutes les lignes ne sont plus sélectionnées automatiquement (disparition de la surbrillance bleue).
Inverser la sélection	Les lignes sélectionnées sont désélectionnées et vice-versa
Passer le délai demandé au	Ce menu s’affiche lorsqu’il y a plus d’une ligne sélectionnée. Il permet d’imputé le délai demandé, issu de la 1^ère ligne sélectionnée, aux autres lignes sélectionnées
Tout cocher	Toutes les lignes sont cochées automatiquement (affichage en surbrillance bleue)
Tout décocher	Toutes les lignes ne sont plus cochées automatiquement (disparition de la surbrillance bleue).
Cocher la sélection	Uniquement les lignes en surbrillance bleue seront cochées
Afficher les tarifs fournisseurs	Ouvre une fenêtre avec les tarifs de tous les fournisseurs de l’article sélectionné
Afficher le hors stock par affaire	Ouvre une fenêtre affichant la quantité en hors stock de l’article sélectionné

ECRAN DE SYNTHESE DES BESOINS A PASSER EN COMMANDE

Lors de la validation des besoins à passer en commandes pour le stock ou sur affaire, affichage d’un écran de pré-validation afin de contrôler le colisage.

Cet écran regroupe les articles suivant les critères de regroupement des achats à partir des besoins (Voir Achats / Saisie des Critères de Regroupement des Achats à Partir des Besoins).

Affichage des informations suivantes :

Quantité de réapprovisionnement

Quantité à commander : Possibilité de modifier la quantité initiale des besoins afin que le total soit un multiple de la quantité de réapprovisionnement.

Total des quantités selon les critères de regroupement définis : Lorsque le total est de couleur rouge cela signifie que la quantité à commander n’est pas un multiple de la quantité de réapprovisionnement

Total des montants selon les critères de regroupement définis

Total hors taxes de la commande

Cliquer sur pour créer la commande d’achat. (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes). Sinon cliquer sur pour revenir à l’écran de sélection des besoins à passer en commande.

Le fait de cliquer sur n’annule pas la sélection des besoins.

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CrEation de commandes POUR LE REAPPROVISIONNEMENT DE STOCK

Menu Achats/ Création et Mise à jour/ Création de Commande Pour le Réapprovisionnement de Stock.

Cette option permet de passer des commandes d'achats pour le stock.

Ce menu est disponible lorsque le paramètre Gestion automatique du réapprovisionnement de stock est activé (voir les paramètres du Stock de la société).

L’édition de réapprovisionnement (voir Stock/ Editions/ Proposition de réapprovisionnement par article réel) pilote ce menu. Il doit être obligatoirement lancé avant. C’est la dernière édition qui est prise en compte.

CREATION DE COMMANDE POUR LE REAPPROVISIONNEMENT DU STOCK

ARTICLES : Saisir l’article uniquement à afficher ou laisser le code acheteur à blanc.

Les articles en réapprovisionnement relatifs s'affichent à l'écran.

FOURNISSEUR : Saisir le fournisseur afin d’afficher les réapprovisionnements des articles relatifs au fournisseur ou laisser le code à blanc.

FAMILLE D’ARTICLES : Sélectionner le code de la famille des articles CDFAM à afficher ou laisser le code acheteur à blanc.

Les articles en réapprovisionnement relatifs la famille s'affichent à l'écran.

Cliquer sur le bouton Valider afin de lancer l’affichage des articles en réapprovisionnement à passer en commandes d’achat.

Cliquer sur le bouton Fermer afin de quitter le programme.

Les articles en réapprovisionnement sont affichés selon les critères définis ci-dessus.

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ECRAN DE L’AFFICHAGE DES ARTICLES EN REAPPROVISIONNEMENT

L'affichage des articles en réapprovisionnement est trié par défaut en ordre croissant sur le code article. Ils sont répertoriés par le code du fournisseur principal affecté à l’article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels).

Cliquer sur permet de revenir aux critères de sélection afin de les modifier.

SElection du Fournisseur

ARTICLE : Affiche le code article saisi dans les critères de sélection. Zone non modifiable.

FOURNISSEUR : Affichage du fournisseur saisi en critères de sélection. Possibilité de saisir un autre fournisseur afin de visualiser les besoins affectés.

Cliquer sur ou pour défiler les articles en réapprovisionnement, fournisseurs par fournisseurs.

: Une fois les articles en réapprovisionnement affichés. Il est possible de sélectionner ceux dont le fournisseur est à modifier.

Pour sélectionner les articles en réapprovisionnement,

Appuyer sur la touche CTRL, maintenir appuyé puis sélectionner un à un les articles
ou Appuyer sur la touche SHIFT sur le premier article à modifier, maintenir appuyé puis sélectionner le dernier article. Cette touche permet de sélectionner des articles qui se suivent.

Une fois la sélection effectuée, cliquez sur .

Dans ce cas, la fenêtre de recherche d'un fournisseur s'affiche. Rechercher le fournisseur souhaité et le choisir.

Les articles en réapprovisionnement sélectionnés sont répertoriés sur le nouveau fournisseur.

FAMILLE D’ARTICLES : Affiche la famille d’articles saisie dans les critères de sélection. Zone non modifiable.

Puis cliquer sur pour passer les articles sélectionnés en commande de réapprovisionnement pour le stock.

Affichage des informations suivantes :

Code article

Libellé technique

Libellé commercial lorsqu’il est différent du libellé technique

Code et raison sociale du fournisseur

Quantité en stock

Quantité en commande

Quantité en besoin

Stock de sécurité

Quantité OF sur stock

Quantité disponible

Quantité minimum de réapprovisionnement

Stock minimum

Quantité à commander

Délai demandé

SElection des articles

Sélection des articles en réapprovisionnement à Passer en Commande

Il existe 2 manières de sélectionner les articles en réapprovisionnement à passer en commandes d’achat.

1^ère manière :

Cocher la case de la colonne Quantité à commander.

2éme manière :

Sélection à partir du menu contextuel.

Appuyer sur la touche CTRL, maintenir appuyé puis sélectionner un à un les articles en réapprovisionnement (lignes en surbrillance bleue)
ou Appuyer sur la touche SHIFT sur le premier article en réapprovisionnement à passer en commande, maintenir appuyé puis sélectionner le dernier articles en réapprovisionnement. Cette touche permet de sélectionner des articles en réapprovisionnement qui se suivent. Puis faire un clic droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel.

Menu Contextuel	Commentaire
Tout sélectionner	Toutes les lignes sont sélectionnées automatiquement (affichage en surbrillance bleue)
Tout désélectionner	Toutes les lignes ne sont plus sélectionnées automatiquement (disparition de la surbrillance bleue).
Inverser la sélection	Les lignes sélectionnées sont désélectionnées et vice-versa
Passer le délai demandé au	Ce menu s’affiche lorsqu’il y a plus d’une ligne sélectionnée. Il permet d’imputé le délai demandé, issu de la 1^ère ligne sélectionnée, aux autres lignes sélectionnées
Tout cocher	Toutes les lignes sont cochées automatiquement (affichage en surbrillance bleue)
Tout décocher	Toutes les lignes ne sont plus cochées automatiquement (disparition de la surbrillance bleue).
Cocher la sélection	Uniquement les lignes en surbrillance bleue seront cochées
Afficher les tarifs fournisseurs	Ouvre une fenêtre avec les tarifs de tous les fournisseurs de l’article sélectionné
Afficher le hors stock par affaire	Ouvre une fenêtre affichant la quantité en hors stock de l’article sélectionné

ECRAN DE SYNTHESE DES BESOINS A PASSER EN COMMANDE

Lors de la validation des articles en réapprovisionnement à passer en commandes pour le stock, affichage d’un écran de pré-validation afin de contrôler le colisage.

Affichage des informations suivantes :

Code Article

Libelle commercial

Quantité de réapprovisionnement

Quantité à commander

Unité de stock de l’article

Quantité en unité du fournisseur du fournisseur principal

Unité du fournisseur principal

Prix unitaire du fournisseur principal

Montant

Délai demandé

Total hors taxes de la commande

Cliquer sur pour créer la commande d’achat. (Voir Achats / Création et MAJ/ Création et Mise à Jour des Commandes). Sinon cliquer sur pour revenir à l’écran de sélection des besoins à passer en commande.

Le fait de cliquer sur n’annule pas la sélection des articles en réapprovisionnement.

La quantité, le prix unitaire issus du fournisseur principal alimentent la quantité en unité de commande et le prix commandé.

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Création de commandes à partir de besoins non affectes (ANCIENNE VERSION)

Menu Achats/ Création et Mise à jour/ Création de Commandes à Partir de Besoins Non Affectés (Ancienne Version).

Cette option permet de passer des commandes d'achats pour satisfaire des besoins existants.

Les besoins affectés sur les stocks ne sont pas proposés dans la sélection (Voir La Gestion des Affectations sur les Stocks).

Les besoins en cours de consultation ne sont pas proposés dans la sélection (Voir Achats / Consultations Fournisseurs / Création et Mise à Jour des Consultations).

SELECTION DES BESOINS

Les besoins sont affichés selon les critères définis ci-dessous puis par fournisseur.

ACHETEUR : Choisir le code acheteur dans la table CDACHT (recherche dans la table en cliquant sur la zone) ou laisser le code acheteur à blanc.
Les besoins relatifs au code acheteur s'affichent à l'écran.

Affichage uniquement des besoins pour le code acheteur sélectionné et le code fournisseur affiché.

FOURNISSEUR : Tri croissant sur le code fournisseur de l'ensemble des fournisseurs (connus ou non précisés) pour lesquels des besoins ont été émis auprès de l'acheteur sélectionné.

Pour faire défiler la liste de ces fournisseurs, appuyer sur Précédent ou Suivant.

AGENCE : Saisir le code de l’agence affectée à la consultation. Cette zone s’affiche si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Agences).

L’affichage des besoins permet de n’afficher que les besoins des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

DELAI DEMANDE : Saisir la date de début et de fin des besoins à afficher pour générer les commandes d’achat.

DATE DE LIVRAISON :

Si la date de livraison est complétée, toutes les lignes de la commande d’achats reprennent cette date pour délai de livraison

Si la date de livraison n’est pas complétée, le délai de livraison de chaque ligne correspondant à la date du besoin.
Mais si cette date de besoin est dépassée, alors la date de livraison est alimentée par la date du jour de création de la commande d’achats,

TRIER PAR : Sélectionner l’ordre de tri des besoins

Par code article / délai demandé (valeur par défaut),

Par délai demandé / code article,

Par code fonction / article / délai demandé,

Par code fonction / délai demandé / article.

AFFICHAGE DES BESOINS

L'affichage des besoins est trié par défaut en ordre croissant sur le code article / délai demandé (voir ci-dessus). Ils sont répertorié par code fournisseur principal affecté à l’article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels)

Cliquer sur << ou >> pour défiler les besoins par fournisseurs.

Les informations sur les besoins sont les suivants :

Cliquer sur pour afficher le calcul des quantités si l’on gère les quantités en fonction des dimensions (Voir Société / Paramétrages / Calcul des Quantités en Fonction des Dimensions et de la Famille).

Cliquer sur pour afficher le commentaire lié au besoin (Appuyer sur Echap pour ne pas afficher le commentaire),

Le numéro d'affaire,

Le code article,

Le libellé technique,

La quantité du besoin,

La quantité en stock,

La quantité disponible,

La quantité en cours de commande pour le stock,

L’unité de stock.

Le code émetteur du besoin,

Le délai demandé,

La fonction et le bloc,

La matière

Les dimensions,

L'identification et le repère de la pièce,

La quantité disponible est la quantité en stock sauf dans un cas :

Si pour un acheteur, pour un fournisseur, des besoins sont émis pour un même article. Alors pour le premier besoin, la quantité disponible est la quantité en stock
et pour les besoins suivants, la quantité disponible est la quantité disponible du besoin précédent moins la quantité du besoin précédent.

CHANGER LE FOURNISSEUR

Une fois les besoins affichés. Il est possible de sélectionner ceux dont le fournisseur est à modifier.

Pour sélectionner les besoins,

Touche CTRL, maintenir appuyé puis sélectionner un à un les besoins
Touche SHIFT sur le premier besoin à modifier, maintenir appuyé puis sélectionner le dernier besoin. Cette touche permet de sélectionner des besoins qui se suivent.

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur la touche "Changer le fournisseur".

Dans ce cas, la fenêtre de recherche d'un fournisseur s'affiche. Rechercher le fournisseur souhaité et le choisir.
Le fournisseur du besoin est alors modifié dans l'option "Création et mise à jour des besoins".

Les besoins sélectionnés sont répertoriés sur le nouveau fournisseur.

PASSER LA SELECTION EN COMMANDE

Une fois les besoins affichés. Il est nécessaire de sélectionner ceux à passer en commande.

Pour sélectionner les besoins,

Une fois la sélection effectuée, appuyez sur la touche "Passer la sélection en commande".

Si la numérotation des commandes d'achats s'effectue manuellement, une fenêtre s’affiche avec la zone COMMANDE. Elle est obligatoire. Saisir le numéro de la commande d'achats.

Il y a génération automatique d'une commande d'achats (Voir Achats / Création et Mise à Jour des Commandes), qui reprend automatiquement tous les éléments saisis dans la création du besoin et qui peuvent ensuite être modifiés.

Pour chaque article, la mise à jour du tarif fournisseur est par défaut à OUI.

Dans le corps de la commande la liste des besoins sélectionnés est reprise. Le prix unitaire de chaque article est complété en automatique de deux façons :

Si le fournisseur est référencé dans la fiche article, le prix correspond au prix unitaire renseigné dans l'onglet fournisseur,

Si le fournisseur n'est pas référencé dans la fiche article, le prix est complété par défaut à 0.

Après la validation de chaque commande d'achats, cliquer sur le bouton Fermer (dans "Mise à jour des commandes d'achats") afin de quitter le module des commandes d'achats et revenir à "Sélection des besoins à passer en commande".

SI suppression d’une ligne de commande générées à partir des besoins, le besoins redevient un besoins en cours.

QUITTER LA SAISIE À PARTIR BESOINS

Appuyer sur le bouton Fermer la fenêtre.

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Duplication d’une commande d'achats

Menu Achats/ Création et Mise à jour/ Duplication d’une Commande d’Achats.

Cette option permet de créer une commande d'achats à partir d’une commande d'achats existante dans Focus.
Tous les éléments de la commande d'achats seront copiés.

NUMERO DE COMMANDE A DUPLIQUER : Saisir le numéro de la commande d'achats à dupliquer.
Saisir % pour accéder à la recherche d’une commande d’achats. Le numéro de commande à dupliquer sera la commande d’achats sélectionnée.

La recherche des commandes permet de n’afficher que les commandes des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

NUMERO DE COMMANDE A CREER : Cette zone apparaît uniquement lorsque les commandes d'achats sont numérotées manuellement, dans ce cas, saisir le numéro de la commande d'achats à créer.

DELAI DEMANDE : Saisir le nouveau délai demandé pour l'ensemble des lignes de la commande d'achats, si le délai n’est pas complété il sera automatiquement égal à la date du jour.

FOURNISSEUR : Saisir le nouveau code fournisseur pour lequel la commande d'achats doit être créée. Dans le cas où il est inconnu, saisir les premiers caractères du code afin d’accéder à l’écran de recherche d’un fournisseur.

La recherche des fournisseurs permet de n’afficher que les fournisseurs des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

Si le fournisseur n’est pas renseigné, la commande sera créée avec le même fournisseur que la commande d’origine, sauf s’il possède une date de fermeture. (Voir option de mise à jour des tiers)

AFFAIRE : Saisir le numéro d'affaire pour l'ensemble des lignes de la commande d'achats si nécessaire. Dans le cas ou il est inconnu, saisir les premiers caractères du numéro afin d’accéder à l’écran de recherche d’une affaire.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

Si le numéro d’affaire n’est pas renseigné, la commande sera créée avec la ou les mêmes affaires que celles de la commande d’origine.

INITIALISER L’EMETTEUR : A cocher si besoin puis saisir l’émetteur pour affecter la commande d’achats à l’émetteur souhaité. Affichage de la sélection du nouvel émetteur de la commande. Ce code doit exister dans la table CDEMET.

Si le code émetteur n’est pas initialisé, la commande sera créée avec les codes émetteurs de la commande d’origine.

AFFICHER LA COMMANDE D’ACHATS CREEE : Cette zone est cochée par défaut, elle permet d’accéder en mise à jour immédiate de la commande à la suite de la duplication.

Cliquer sur le bouton ‘Dupliquer’ afin de lancer la duplication de la commande d’achats.

VALIDATION IMPUTATION AFFAIRES

Affichage d’un écran, indiquant l’imputation des affaires de la commande dupliqué et de la nouvelle commande. Possibilité de modifier l’imputation affaire de la commande à créer.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

Si le numéro d’affaire n’est pas renseigné, la commande sera créée pour le stock.

Cliquer sur Valider pour créer la commande d’achat.

Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter le programme.

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Page Mise à Jour le 10/05/2024