CLOTURE DES DEPENSES D’UNE AFFAIRE
Clôture – DECLOTURE d’une affaire
MEMO
CLOTURE DES DEPENSES D’UNE AFFAIRE
Menu
Affaires/ Clôtures/
Clôture des dépenses d’une affaire.
Ce
menu permet la possibilité de ne plus saisir des dépenses sur les affaires.
Recherche
|
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Recherche |
Recherche Plus |
|
Personnalisation |
|
|
|
Clôture
des dépenses d’une affaire |
|
|
Voir
la procédure de personnalisation.
|
|
La
personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette
fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/
Administration des Utilisateurs) Sinon un message
s’affiche pour indiquer son interdiction. |
Saisir
le numéro de l’affaire à clôturer.
Si celui-ci est inconnu,
compléter une ou plusieurs zones ci-dessous et cliquer sur Rechercher:
Les premiers
chiffres du numéro d’affaire,
Les premiers
caractères du code client,
Les premiers
caractères du nom du client.
Dans ce cas la liste des
affaires correspondantes aux critères saisis est affichée, sélectionner
l’affaire souhaitée et cliquer sur Choisir.
La recherche des affaires
peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs
/ Administration des Droits).
La recherche des affaires
permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur.
(Voir Société /
Modifier / Agences)
Pour accéder à l'ensemble
des affaires non clôturées, cliquer sur Rechercher.
Clôture
affaire
CREEE LE :
Affichage de la date de création de la clôture.
MODIFIEE LE
: Affichage de la dernière date de modification de la clôture.
Les informations ci-dessous
sont affichées mais non modifiables :
Numéro d'affaire,
Désignation
affaire,
Code client,
Adresse de
facturation,
Chargé d’affaire
/ Indicateur,
Montant total du
marché / Date du marché,
|
|
La clôture des
dépenses est prise en compte à partir de la validation de la clôture des
dépenses, et non de la date de clôture saisie. |
NIVEAUX DE REGROUPEMENT peuvent être modifiés lors de la clôture de l’affaire.
Cliquer sur la zone pour sélectionner la nouvelle valeur. Les codes saisis sont
créés dans les tables REGAN1
à REGAN5.
DATE CLOTURE DES DEPENSES : Saisir une date. Lors de la validation de la
clôture des dépenses, il ne sera plus possible de saisir des pointages, des
mouvements de stock, des commandes d'achats et des mouvements affaires. Seule
la saisie des factures fournisseurs pour les commandes d'achats passées avant
la date de validation de la clôture pourra être réalisée.
Cette date peut être remise à 00/00/0000 suite à une validation par erreur.
Affichage d’une fenêtre
indiquant :
-
le nombre de
commande en attende de livraison,
-
le nombre de
commandes d’achat en attende de facturation,
-
le nombre d’OF en
cours.
Cliquer sur le bouton Edition pour visualiser
quels documents restants en instance.
Affichage d’un message pour
solder les besoins en cours Oui / Non.
Affichage
d’un message pour remettre à 0 le reste à dépenser Oui / Non.
La suppression de la date
de clôture de dépenses est possible via le menu Affaire/
Clôture/ Clôture-Déclôture d’une affaire.
Clôture
d’une affaire
Menu
Affaires/ Clôtures/
Clôture d’une affaire.
Ce
menu permet la possibilité de ne plus saisir des dépenses et/ ou des ventes sur
les affaires. Lorsque l’affaire est clôturée, elle est uniquement disponible
dans l’affichage des affaires.
Recherche
|
|
Recherche |
Recherche Plus |
|
Personnalisation |
|
|
|
Clôture
d’une affaire |
|
|
Voir
la procédure de personnalisation.
|
|
La
personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette
fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/
Administration des Utilisateurs) Sinon un message
s’affiche pour indiquer son interdiction. |
Saisir
le numéro de l’affaire à clôturer.
Si celui-ci est inconnu,
compléter une ou plusieurs zones ci-dessous et cliquer sur Rechercher:
Les premiers
chiffres du numéro d’affaire,
Les premiers
caractères du code client,
Les premiers
caractères du nom du client.
Dans ce cas la liste des
affaires correspondantes aux critères saisis est affichée, sélectionner
l’affaire souhaitée et cliquer sur Choisir.
La recherche des affaires
peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs
/ Administration des Droits).
La recherche des affaires
permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur.
(Voir Société /
Modifier / Agences)
Pour accéder à l'ensemble
des affaires non clôturées, cliquer sur Rechercher.
Clôture affaire
CREEE LE :
Affichage de la date de création de la clôture.
MODIFIEE LE
: Affichage de la dernière date de modification de la clôture.
Les informations ci-dessous
sont affichées mais non modifiables :
Numéro d'affaire,
Désignation
affaire,
Code client,
Adresse de
facturation,
Chargé d’affaire
/ Indicateur,
Montant total du
marché / Date du marché,
|
|
Toute clôture définitive
est prise en compte à partir de la validation de la clôture affaire, et non
pas des dates de clôture saisies. |
NIVEAUX DE REGROUPEMENT peuvent être modifiés lors de la clôture de
l’affaire. Cliquer sur la zone pour sélectionner la nouvelle valeur. Les codes
saisis sont créés dans les tables REGAN1 à REGAN5.
DATE CLOTURE DES DEPENSES : Saisir une date. Lors de la validation de la
clôture des dépenses, il ne sera plus possible de saisir des pointages, des mouvements
de stock, des commandes d'achats et des mouvements affaires. Seule la saisie
des factures fournisseurs pour les commandes d'achats passées avant la date de
validation de la clôture pourra être réalisée.
Cette date peut être remise à 00/00/0000 suite à une validation par erreur.
Affichage d’une fenêtre
indiquant :
-
le nombre de
commande en attende de livraison,
-
le nombre de
commandes d’achat en attende de facturation,
-
le nombre d’OF en
cours.
Cliquer sur le bouton Edition pour visualiser
quels documents restants en instance.
Affichage d’un message pour
solder les besoins en cours Oui / Non.
Affichage
d’un message pour remettre à 0 le reste à dépenser Oui / Non.
DATE CLOTURE DE L'AFFAIRE : Saisir une date. Cette zone n'est accessible
que si une date de clôture des dépenses est saisie.
Lors de la validation de la clôture affaire, plus aucune saisie de dépenses
n'est possible.
Une fois la clôture validée, il est possible de dé clôturer l'affaire. Cette
date peut être remise à 00/00/0000 suite à une validation par erreur.
Affichage d’une fenêtre
indiquant :
-
le nombre de bons
de livraison libres non facturés,
-
le nombre de bons
de livraison non facturés,
-
le nombre de
factures libres non comptabilisées,
-
le nombre de
facture sur BL non comptabilisées.
Cliquer sur le bouton Edition pour visualiser
quels documents restants en instance.
La suppression des dates de
clôture de dépenses et/ ou de l’affaire est possible via le menu Affaire/ Clôture/ Clôture-Déclôture d’une affaire.
Clôture – DECLOTURE d’une affaire
Menu
Affaires/
Clôtures/ Clôture-Déclôture d’une affaire.
Ce
menu permet la possibilité de ne plus saisir des dépenses et des ventes sur les
affaires, mais également de lever l’interdiction de la saisie.
Recherche
|
|
Recherche |
Recherche Plus |
|
Personnalisation |
|
|
|
Clôture-Déclôture
d’une affaire |
|
|
Voir
la procédure de personnalisation.
|
|
La
personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette
fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/
Administration des Utilisateurs) Sinon un message
s’affiche pour indiquer son interdiction. |
Saisir
le numéro de l’affaire à clôturer.
Si celui-ci est inconnu,
compléter une ou plusieurs zones ci-dessous et cliquer sur Rechercher:
Les premiers
chiffres du numéro d’affaire,
Les premiers
caractères du code client,
Les premiers
caractères du nom du client.
Dans ce cas la liste des
affaires correspondantes aux critères saisis est affichée, sélectionner
l’affaire souhaitée et cliquer sur Choisir.
La recherche des affaires
peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs
/ Administration des Droits).
La recherche des affaires
permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur.
(Voir Société /
Modifier / Agences)
Pour accéder à l’ensemble
des affaires clôturées et non clôturées ou uniquement aux affaires clôturées,
cliquer sur le bouton Plus. Une fenêtre s'affiche avec
l'ensemble des critères possibles. Saisir les critères qui sont à combiner pour
rechercher l'affaire et cliquer sur le bouton Rechercher. La liste des
affaires correspondantes s'affiche.
Pour accéder à l'ensemble
des affaires non clôturées, cliquer sur Rechercher.
Clôture
affaire
CREEE LE :
Affichage de la date de création de la clôture.
MODIFIEE LE
: Affichage de la dernière date de modification de la clôture.
Les informations ci-dessous
sont affichées mais non modifiables :
Numéro d'affaire,
Désignation
affaire,
Code client,
Adresse de
facturation,
Chargé d’affaire
/ Indicateur,
Montant total du
marché / Date du marché,
|
|
Toute clôture
définitive est prise en compte à partir de la validation de la clôture
affaire, et non pas des dates de clôture saisies. |
NIVEAUX DE REGROUPEMENT peuvent être modifiés lors de la clôture de l’affaire.
Cliquer sur la zone pour sélectionner la nouvelle valeur. Les codes saisis sont
créés dans les tables REGAN1
à REGAN5.
DATE CLOTURE DES DEPENSES : Saisir une date. Lors de la validation de la
clôture des dépenses, il ne sera plus possible de saisir des pointages, des
mouvements de stock, des commandes d'achats et des mouvements affaires. Seule
la saisie des factures fournisseurs pour les commandes d'achats passées avant
la date de validation de la clôture pourra être réalisée.
Pour déclôturer, cette date doit être remise à 00/00/0000. Cette déclôture, ne
peut être fait que si la date de clôture de l’affaire soit aussi à 00/00/000
Affichage d’une fenêtre
indiquant :
-
le nombre de
commande en attende de livraison,
-
le nombre de
commandes d’achat en attende de facturation,
-
le nombre d’OF en
cours.
Cliquer sur le bouton Edition pour visualiser
quels documents restants en instance.
Affichage d’un message pour
solder les besoins en cours Oui / Non.
Affichage
d’un message pour remettre à 0 le reste à dépenser Oui / Non.
DATE CLOTURE DE L'AFFAIRE : Saisir une date. Cette zone n'est accessible
que si une date de clôture des dépenses est saisie.
Lors de la validation de la clôture affaire, plus aucune saisie de dépenses
n'est possible.
Pour déclôturer l'affaire, cette date doit être remise à 00/00/0000.
Affichage d’une fenêtre
indiquant :
-
le nombre de bons
de livraison libres non facturés,
-
le nombre de bons
de livraison non facturés,
-
le nombre de
factures libres non comptabilisées,
-
le nombre de
facture sur BL non comptabilisées.
Cliquer sur le bouton Edition pour visualiser
quels documents restants en instance.
Clôture
de plusieurs affaireS
Menu
Affaires/
Clôtures/ Clôture de plusieurs affaires.
Ce menu permet de clôturer
les dépenses et/ ou l’affaire en
fonction de plusieurs critères de sélection et non plus affaire par affaire.
CRITERES DE SELECTION
Saisir
un ou plusieurs critères de sélection
Saisir
obligatoirement une date de clôture des dépenses et une date de clôture de
l’affaire
CLIENTS : Saisir
une fourchette de clients afin de n’afficher que les affaires des clients
sélectionnées.
AFFAIRES :
Saisir une fourchette d’affaires afin de n’afficher que les affaires
sélectionnées.
CHARGE D’AFFAIRES : Saisir une fourchette de chargés d’affaires afin de n’afficher que les affaires des
chargés d’affaires sélectionnées. Les chargés d’affaires doivent être créés
dans la table AGEN.
AGENCE :
Saisir une agence afin de n’afficher que les affaires de l’agence sélectionnée.
(Si gestion des agences, voir Société
/ Modifier / Agences)
DATE CLOTURE DES DEPENSES : Zone obligatoire, saisir une date.
|
|
Si une affaire à
déjà été clôturé en dépense, la date prise en compte sera celle saisit au
préalable. Toutes les affaires
qui n’ont pas de date de clôture prendront celle saisit dans l’écran de
sélection des critères. |
DATE CLOTURE DE L'AFFAIRE : Saisir une date.
SELECTION DES CLOTURE : Cocher cette case permettra de sélectionner le
type de clôture a effectuée sur l’affaire.
Pas de Clôture
Clôturer les dépenses
Clôturer les dépenses et les affaires
Une fois la clôture validée,
il est possible de dé clôturer l'affaire. Cette date peut être remise à
00/00/0000 suite à une validation par erreur dans l’option de clôture d’une
affaire (voir Affaire/ Clôture/
Clôture-Déclôture d’une affaire).
AFFAIRES A CLOTURER
Toutes
les affaires concernées par les critères de sélection saisit apparaissent.
Les affaires grisées sont celles qui ne peuvent pas
être clôturées pour différentes raisons qui sont précisées par le point
d’exclamation en bout de ligne.
Les affaires en blanc peuvent être clôturées.
|
|
Toutes les
affaires sont désignées pour être clôturées. Pour retirer une affaire de la
sélection, il faut décocher la case ‘solder les besoins’. |
Les informations ci-dessous
sont affichées mais non modifiables :
Numéro d'affaire,
Désignation affaire,
Code client,
Raison sociale,
Clôture des dépenses,
Clôture de l’affaire,
|
|
Toute clôture
définitive est prise en compte à partir de la validation de la clôture
affaire, et non pas des dates de clôture saisies. |
SOLDER LES BESOINS : Cette case est cochée par défaut. Si on la décoche, l’affaire
ne sera pas clôturée.
METTRE LE RAD A ZERO : Cette case n’est pas cochée par défaut. Cochée cette case pour
mettre le reste à dépenser à zéro.
LE POINT D’EXCLAMATION 
:
Si l’affaire est
grisée, le point d’exclamation permet de voir ce qui bloque la clôture. (Exemple :
un BL non facturé ou une facture non comptabilisée)
Si l’affaire est
en blanc, le point d’exclamation sert d’information avec le message
suivant : « la clôture des dépenses va entraîner le solde des
besoins. »
|
|
Lors de la
validation, un message informatif de confirmation est affiché pour chaque
affaire dont le type de clôture est ‘Ne Pas Clôturer’. |
Page Mise à
Jour le 22/04/2024