Des contrôles d’ouverture de menus ont été ajoutés dans le module achats, entre l’ouverture des commandes d’achats, la réception fournisseur et la saisie des factures fournisseurs.

Tableau de la mise en place de ce contrôle d’ouverture de menu

1er Menu Ouvert	2^ème Menu Ouvert
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins non affectés
Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande pour le réapprovisionnement de stock
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Commande Fournisseur à partir des besoins (ancienne version)
Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur	Stock/ Réception fournisseur
Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur	Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur
Stock/ Réception fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur
Achats/ Facturations fournisseurs/ Facture fournisseur	Achats/ Création-MAJ/ Duplication Commande Fournisseur

Recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Facturation fournisseurs

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

Les fournisseurs peuvent être recherchés sur les critères que nous allons détailler ci-dessous.

La recherche des fournisseurs permet de n’afficher que les fournisseurs des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

CODE TIERS : Saisir le code fournisseur ou les premiers caractères du code.

MOT DIRECTEUR et / ou RAISON SOCIALE : La recherche du fournisseur peut être effectuée par interrogation alphabétique sur le mot directeur ou sur la raison sociale (saisir les premiers caractères).

Ces trois critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche, lorsque les critères sont complétés cliquer sur Rechercher, la liste des fournisseurs correspondants s’affiche.

Sélectionner le fournisseur souhaité puis cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des fournisseurs de la base de données, cliquer sur Rechercher. La liste complète des fournisseurs s'affiche. Le sélectionner et cliquer sur Choisir.

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EntEte facture

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

FOURNISSEUR : Affichage du code, de la raison sociale et de la ville du fournisseur de la commande.

FACTURE EMISE PAR : Affichage du code, de la raison sociale et de la ville du fournisseur qui envoi la facture.

Cette information s’affiche lorsque dans la fiche du fournisseur, le champ ‘Tiers émetteur de la facture’ (Voir Fichiers de base / Tiers / Renseignements Comptables) est renseigné. L’écriture comptable se fera avec ce compte.

FACTURE EN ATTENTE : Affichage du nombre de factures intégrées dans la GEIDE et non saisies en facturation pour le fournisseur sélectionné (Voir Geide/ Ajouts/ Ajouter des factures fournisseurs).

La zone référence de facture sera un menu déroulant afin de sélectionner la facture à saisir.

RENSEIGNEMENTS FACTURE

CODE DEVISE/COURS/DATE : Le code devise affiché correspond à celui défini dans la fiche fournisseur.

Le cours de la devise est affiché par défaut et peut être modifié (Voir Société / Paramétrages / Devises).

La date du cours est affichée lorsque la devise est différente de l’Euro. Si le cours est modifié, la date du cours devient la date du jour.

MODE DE RÈGLEMENT : Le mode de règlement est repris de la fiche du fournisseur. Ce code peut être modifié, il doit exister dans la table MODREG (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

ÉCHÉANCE : Le code échéance est repris de la fiche du fournisseur. Ce code peut être modifié, il doit exister dans la table CODECH (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

TYPE DE FACTURE : Indiquer s’il s’agit d’une Facture (valeur par défaut) ou d’un Avoir (cliquer sur la zone).

RÉFÉRENCE DE FACTURE : Saisir la référence de la facture fournisseur. Le libellé doit être au maximum de 30 caractères alphanumériques.

Affichage d’un message indiquant que la référence de pièce existe déjà.

Un menu déroulant peut remplacer la saisie de la zone. Ceci est le fait que les factures fournisseurs ont été intégrées dans Focus avant la saisie via la GEIDE (Voir Geide/ Ajouts/ Ajouter des factures fournisseurs). Lorsque la sélection a été faite, le PDF de la facture s’affiche sur la droite de l’écran.

AGENCE : Indiquer l’agence à laquelle est destinée la facture fournisseur. Cette zone s’affiche si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Agences). Elle se pré-rempli lorsqu’elle est renseignée dans la fiche du fournisseur.

La recherche des agences permet de n’afficher que les agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

DATE DE FACTURE : Saisir la date de la facture fournisseur. La date de facture doit être dans la période comptable non clôturée (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Exercices Comptables), et également, elle ne doit pas être avant la date du dernier arrêté d’affaire matière (Voir Suivi / Arrêtés d’Affaires / Calendrier des Arrêtés d’Affaires ).

DATE DÉPART ÉCHÉANCE : À compléter uniquement dans le cas où l'échéance doit être calculée à partir d'une date différente de la date de facture fournisseur.

ÉCHÉANCE AU : Affiche la date de l’échéance. Zone non modifiable.

LIBELLE PIECE COMPTABLE : Selon l’option choisie dans le paramétrage de la société, cette zone permet soit, d’afficher le libellé standard de la facture fournisseur (non modifiable) soit, de saisir le libellé de la facture (Voir les paramètres Facturation de la société). Le libellé doit être au maximum de 50 caractères alphanumériques.

JOURNAL DES ACHATS : Selon l’option choisie dans le paramétrage de la société, le code Journal peut être modifié lors de la saisie d’une facture fournisseur (Voir les paramètres Facturation de la société).

RÉGIME DE TVA : Indiquer si la facture est soumise à la TVA sur les Débits ou sur les Encaissements (recherche dans la table CDRGTV en cliquant sur la zone).

Le régime de TVA est repris par défaut de la fiche fournisseur.

COMPTE DE HT : Saisir le numéro de compte d'achats correspondant à la facture. Il doit exister dans le plan comptable (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Plan Comptable). Il sera proposé par défaut sur toutes les lignes ajoutées et pourra être modifié.

FACTURE SCANNEE : Dans le cas ou le module GEIDE a été activé, cliquer sur afin d’associer la facture saisie au « document facture » préalablement numérisé. Le PDF s’affiche à droite de l’écran.

La facture saisie est alors associée au document numérisé qui est donc intégré à la GEIDE.

Cette zone est préremplie lorsque la facture a été ajoutée au préalable dans la GEIDE (Voir Geide/ Ajouts/ Ajouter des factures fournisseurs).

Au préalable les factures reçues devront être scannées et stockées dans le dossier paramétré dans la fiche société (voir les Paramètres Système de la société). La pièce peut être supprimée après son intégration dans la GEIDE (Voir les paramètres Facturation de la société).

Cette opération peut être obligatoire ou facultative selon le paramétrage défini dans la fiche société (Voir les paramètres Facturation de la société).

Pour plus d’informations concernant le module GEIDE, voir : documentation Générale de la Geide

MONTANTS

MONTANT HORS TAXES : Saisir le montant hors taxe de la facture (13 entiers et 2 décimales) en devise fournisseur.

T.V.A NORMALE OU INTRACOMMUNAUTAIRE : Permet de saisir une facture faisant apparaître de la TVA intracommunautaire
Dans ce cas la TVA apparaît sur une deuxième ligne en négatif, et le Montant TTC = Montant HT

MONTANT T.V.A 1 à 4 : Saisir le ou les montants de T.V.A (13 entiers et 2 décimales).

TAUX 1 à 4 : Le code de TVA doit exister dans la table CDTVA. Le compte comptable de TVA associé doit être paramétré dans Fichiers de Base/ Gestion Comptable/ Paramétrage des comptes de TVA par régime et taux de TVA.

MONTANT T.T.C. FACTURE : Le montant TTC se calcule automatiquement avec les montants saisis précédemment. Modification possible.

PRESENTATION DE LA FACTURE

Il est possible de choisir l’ordre de tri des lignes de facturation en cliquant sur l’une des propositions de présentation.
Choisir la présentation de facture qui correspond à la présentation de la facture fournisseur. Le contrôle de la facture est ainsi simplifié.

Le critère de sélection de la facture proposé est le dernier utilisé.

NB : Une fenêtre avec un mot de passe à saisir peut apparaître lorsque l’on sélectionne :

Commande/ Ligne

Date/ Commande/ Ligne

Date/ Article/ Commande

Date/ Article.

Saisir le mot de passe pour pouvoir continuer à saisir la facture fournisseur.

Cette fenêtre apparaît si l’on gère l’accès protégé pour ajout de ligne sans BL. (Voir les paramètres Facturation de la société).

La validation des réceptions facturées peut être mise en attente pour les présentations sélectionnées ayant une *.

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SELECTION

Cet écran se compose de 3 fenêtres :

Achats en attente de facturation

Achats à facturer

Facture au format PDF (fenêtre optionnelle si l’on a associé le PDF au niveau de Facture scannée)

Un article appartenant à une famille non facturable ne sera pas affiché si la ligne de commande d'achats associée a été soldée en livraison. Il sera soldé en facturation.

pour détailler l'information et pour revenir au stade précédent.

Le bouton permet de faire passer l'ensemble des achats en attente de facturation vers les achats à facturer.
Cliquer à nouveau sur permet de revenir au stade précédent.

En ce qui concerne l'affichage des articles, le détail permet de visualiser le code article, le libellé technique et la référence du fournisseur.

Cet écran permet de sélectionner les achats à facturer.

Si tous les achats sont à facturer, cliquer sur , alors les achats en attente de facture (à gauche de l’écran) sont transférés dans les achats à facturer (à droite de l’écran).

Si tous les achats ne sont pas à facturer, sélectionner chaque achat avec la souris puis (sans lâcher la souris) faire glisser l'achat dans les achats à facturer
(à droite de l’écran), relâcher la souris et recommencer pour chaque achat à facturer.

Si les achats ne sont pas facturés intégralement, cliquer sur afin de faire apparaître le détail de chaque achat.
Puis sélectionner chaque article avec la souris puis (sans lâcher la souris) faire glisser l’article vers les achats à facturer (à droite de l’écran),
relâcher la souris et recommencer pour chaque article.

Lorsque tous les articles à facturer ont été sélectionnés, cliquer sur Facture théorique afin de valider les différentes lignes de facturation.

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Facture THEORIQUE

Cet écran se compose de 2 fenêtres :

Lignes d’achats à contrôler

Facture au format PDF (fenêtre optionnelle si l’on a associé le PDF au niveau de Facture scannée)

Les lignes sont affichées en partie haute de l’écran avec les informations suivantes :

Coche verte si la ligne a été mise en attente

Le numéro du BL

Le numéro de la commande fournisseur,

Le numéro de la ligne de commande fournisseur

Le code article et le libellé technique,

L’émetteur

La quantité à facturer

L’unité

Le prix unitaire

Le montant facturé

Le montant dépensé

: Indication que la ligne d’achat est un regroupement.

Les informations suivantes sont affichées en partie bleue en milieu d’écran :

Pour un article non géré en valeur,

la quantité commandée,

la quantité livrée,

le prix unitaire en devise de commande,

l'unité de commande,

la référence de l’article chez le fournisseur.

L’émetteur de la ligne de commande

Pour un article géré en valeur,

le montant commandé

le montant déjà facturé en devise de commande

la référence de l’article chez le fournisseur.

l’émetteur de la ligne de commande

Les informations suivantes sont affichées dans la partie basse de l’écran et permettent la saisie de la facture :

Pour un article non géré en valeur,

CODE TVA : Le code TVA correspond à celui saisi dans l'entête de la facture, mais lorsque plusieurs taux de TVA figurent dans l'entête, celui-ci peut être modifié.
Le code doit exister dans la table CDTVA (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

PRIX UNITAIRE AVANT REMISE : Saisir le prix unitaire en devise de fournisseur (complété par défaut par le prix unitaire de commande).

REMISE : Saisir le taux de remise est repris dans la commande d’achats et peut être modifié.

PRIX NET : Le prix net (ou prix remisé) est affiché mais il n’est pas modifiable.

QUANTITÉ FACTUREE / A : Saisir la quantité d'article facturée (complétée par défaut par la quantité livrée).

Affichage du prix unitaire net (remise déduite)

SOIT : Affichage du prix unitaire net en devise fournisseur. Ce prix est modifiable lorsqu’il y a un écart d’arrondi entre le prix calculé par Focus et le prix de la facture. Lorsque ce prix est modifié, le prix avant remise est modifié également.

SOLDE LA LIGNE : Par défaut, cette zone est à non cochée.
Cocher la case uniquement si le restant à facturer différent de zéro ne fera pas l'objet d'une nouvelle facture fournisseur sinon ne pas cocher.

DÉPENSE AFFAIRE : Si la facture correspond à une ligne de commande imputée à une affaire, la zone est cochée, sinon, elle est ne l’est pas.
Cocher la case pour affecter la dépense à l'affaire,

Ne pas cocher dans le cas contraire.

MAJ TARIF FOURNISSEUR : Cocher la case, pour mettre à jour le tarif fournisseur de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels), sinon ne pas cocher. La modification est possible sur les articles facturés. En ajout de ligne, la case est figée.

MAJ PU DE LA COMMANDE : Cette option permet de mettre à jour le prix unitaire de la commande fournisseur. Cette option s’affiche dès lors que le prix net de l’article est différent de celui saisi dans la commande fournisseur.

Cocher la case lors de la validation de la facture fournisseur, le prix unitaire et le taux de remise se mettent à jour dans la commande fournisseur.

Ne cocher pas la case, dans ce cas, il n’y a pas de mise à jour du prix unitaire et taux de remise dans la commande.

Cette option s’affiche si elle est paramétrée dans la fiche société (Voir les paramètres Facturation de la société).

COMPTA GENERALE : Saisir le compte de comptabilité générale à mouvementer.
Le compte affiché par défaut est lié à la famille de l'article (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Paramétrage des Comptes de Ventes et d’Achat par Famille de Produit). Sinon, elle est complétée par le compte saisi dans l’entête de la facture d’achat.

ANALYTIQUE AFFAIRE. : Si la facture correspond à un bon de commande imputé à une affaire, le numéro du compte analytique est déjà complété, Modification impossible. Saisir l'imputation analytique si la zone "Dépense affaire" est codifiée par « OUI » et ne correspond pas à une ligne de commande. Affichage du libellé de l’affaire

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires d’un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

ANALYTIQUE SECTION. : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère l’analytique section (voir les Paramètres Généraux de la société). Sélectionner la section proposée. Le code doit exister dans la table SP.

FONCTION : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère la fonction (voir les Paramètres Généraux de la société). Zone non modifiable lorsque l’on facture un BL. En ajout de ligne, cliquer sur la zone afin de sélectionner la fonction. Ce code doit exister dans la table NMCL.

BLOC : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère le bloc (voir les Paramètres Généraux de la société). Zone non modifiable lorsque l’on facture un BL. En ajout de ligne, cliquer sur la zone afin de sélectionner le bloc. Ce code doit exister dans la table NBLOC.

COMMENTAIRES DE LA LIGNE : permet l'affichage des commentaires saisis dans la commande d'achats.
Appuyer sur le bouton ECHAP pour revenir dans "livraison théorique".

: Indication que la ligne d’achat est un regroupement. Cliquer sur pour afficher le détail du regroupement.

Affichage des informations suivantes :

Code article

Désignation

Affaire

Fonction

Bloc

Date de livraison

Quantité commandée en unité de commande

Quantité à facturer

Quantité facturée

Unité de commande

Montant commandé

Solde en livraison

Montant facturé

Solde en facturation

Cliquer sur pour clore la fenêtre.

Pour un article géré en valeur,

CODE TVA : Le code TVA correspond à celui saisi dans l'entête de la facture, mais lorsque plusieurs taux de TVA figurent dans l'entête, celui ci peut être modifié.
Le code doit exister dans la table CDTVA (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

PRIX AVANT REMISE : Saisir le prix en devise de facturation (complété par défaut par le prix unitaire de commande).

REMISE : Le taux de remise est repris dans la commande d’achats et peut être modifié.

PRIX NET : Le prix net (ou prix remisé) est affiché mais il n’est pas modifiable.

MONTANT FACTURE : Le montant de la ligne est complété automatiquement en devise de facturation.

SOLDE LA LIGNE : Par défaut, cette zone est à NON.
OUI uniquement si le restant à facturer différent de zéro ne fera pas l'objet d'une nouvelle facture fournisseur sinon laisser à NON.

DEPENSE AFFAIRE : Si la facture correspond à une ligne de commande imputée à une affaire, la zone est complétée à OUI, sinon, elle est complétée à NON.
OUI pour affecter la dépense à l'affaire,

NON » dans le cas contraire.

MAJ TARIF FOURNISSEUR : Cliquer sur Oui, pour mettre à jour le tarif fournisseur de la fiche article (Voir Fichiers de Base / Articles Réels), sinon cliquer sur Non. La modification est possible sur les articles facturés. En ajout de ligne, la valeur Non est figée.

COMPTABILITÉ GENERALE : Saisir le compte de comptabilité générale à mouvementer.
Le compte affiché par défaut est lié à la famille de l'article (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Paramétrage des Comptes de Ventes et d’Achat par Famille de Produit). Sinon, elle est complétée par le compte saisi dans l’entête de la facture d’achat.

ANALYTIQUE AFFAIRE. Si la facture correspond à un bon de commande imputé à une affaire, le numéro du compte analytique et du libellé de l’affaire sont déjà complétés, Modification impossible. Saisir l'imputation analytique si la zone "Dépense affaire" est codifiée par « OUI » et ne correspond pas à une ligne de commande.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

ANALYTIQUE SECTION : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère l’analytique section (voir les Paramètres Généraux de la société). Sélectionner la section proposée. Le code doit exister dans la table SP.

COMMENTAIRES DE LA LIGNE: permet l'affichage des commentaires saisis dans la commande d'achats.

Appuyer sur le bouton ECHAP pour revenir dans "livraison théorique".

Ajouter/ supprimer des lignes de facturation

Il est possible d'ajouter une ligne de facturation dans l'onglet "facture théorique", pour le port par exemple, pour une facture issue d'une commande d'achats.

Il est possible d'ajouter une ligne de facturation pour enregistrer une facture de téléphone par exemple (sans commande d'achats à l'origine).
Dans ce cas, saisir l'entête de la facture puis aller directement dans l'onglet "facture théorique".

Les zones de saisies sont identiques à celles pour les articles non gérés en valeur, hormis les informations ci-après.

CODE ORIGINE MOUVEMENT : Cette zone apparaît uniquement dans ce type de facturation.

Elle permet de choisir le type de mouvement facturé afin d’affecter une ligne budgétaire lors de l’imputation sur l’affaire.

Le code doit exister dans la table ORIMVT (recherche dans la table en cliquant sur la zone).

COMMANDE : Saisir un numéro de commande fournisseur. Ce numéro ne doit pas exister en tant commandes d’achat. Zone à titre d’information.

Mettre la facture en attente

Il est possible de « mettre en attente » une facture afin de ne pas perdre la saisie en cours, mais de quitter la facture,
avant de revenir valider définitivement la facture.

Il est nécessaire de ressaisir l’entête facture.

Lorsqu’une facture est mise en attente, les lignes de cette facture sont systématiquement reproposées à la facturation suivante :

: Indique que les lignes ont été contrôlées avant la mise en attente de la facture.

La mise en attente d’une facture se fait dans le menu contextuel.

La mise en attente se fait uniquement dans l’onglet facture théorique.

SYNTHESE

Cet onglet affiche un récapitulatif de la facture fournisseur, et contrôle les montants de la TVA et les bases de calcul de la TVA.

Cet écran se compose de 2 fenêtres :

Résumé des différents montants (HT, TVA, TTC, écarts)

Facture au format PDF (fenêtre optionnelle si l’on a associé le PDF au niveau de Facture scannée)

RESUME DES MONTANTS FACTURES

BASE : Affichage de la base de TVA, montants issus de la facture théorique, par taux de TVA.

TAUX : Affichage des différents taux de TVA, issus de la facture théorique.

MONTANT : Affichage du montant de la TVA calculé. Ce montant est modifiable à cause des arrondis de calcul.

COMPTE : Affichage de compte général sur lequel le montant de TVA sera imputé lors de la comptabilisation de la facture fournisseur. Ce compte est affiché en fonction du régime de TVA et du Taux de TVA utilisé (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Paramétrage des Comptes de TVA par Taux et Régime de TVA).

DIFFERENCES CONSTATEES SUR LA FACTURE : Affichage en rouge du montant de TVA saisi dans l’entête de facture lorsqu’il il y a un écart entre les données saisies dans l’entête de facture et celles saisies dans la facture théorique.

Affichage de la somme de la base et de la somme de la TVA.

TVA INTRACOMMUNAUTAIRE :

Si dans l’entête facture a été sélectionné TVA Intracommunautaire.

Le montant TVA 2 est repris en négatif avec le compte paramétré en fonction du régime de TVA et du Taux de TVA utilisé (Voir Fichiers de Base / Gestion Comptable / Paramétrage des Comptes de TVA par Taux et Régime de TVA)

Le compte de TVA peut être modifié. Le montant sera imputé au crédit du compte de TVA saisi.

SYNTHESE

MONTANT HT : Affichage du montant HT calculé dans le pavé Résumé des Montants Facturés.

MONTANT TVA : Affichage du montant de la TVA calculé dans le pavé Résumé des Montants Facturés.

MONTANT TTC : Affichage du montant TTC

Affichage en rouge des écarts éventuels avec les données saisies dans l’entête facture.

S’il existe des écarts, il faut les corriger avant de valider, sinon la validation de la facture fournisseur est impossible.

Lors de la validation de la facture, la génération de l’écriture comptable se fait également, afin qu’elle soit exportée vers le logiciel de comptabilité (Voir Société / Interfaces / Comptabilité / Exportation des Ecritures).

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CONTROLE DES FACTURES DEMATERIALISEES

Menu Achats/ Facturations Fournisseur/ Contrôle des factures dématérialisées

Cet écran présente toutes les colonnes des données nécessaires à la saisie de l’entête des factures fournisseurs dans Focus Evolution après intégration des données des fichiers XML.

: Permet de mettre à jour les informations affichées.

: Permet de sauvegarder les informations mises à jour.

	Générer la (les) facture(s) cochée(s) dématérialisée(s) valide(s) dans Focus Evolution
	Supprimer la (les) facture(s) cochée(s) avant intégration dans Focus Evolution
	Supprime les fichiers XML et PDF, afin de les retraduire via Abbyy

En cliquant sur , ouverture de l’écran de Achats/ Factures Fournisseurs/ Facturation Fournisseur Dématérialisée.

: Permet d’afficher le PDF de la facture qui sera intégré après validation dans la GEIDE.

/ : Permet d’indiquer quelle ligne va être traitée, supprimée, etc.

Menu contextuel des informations du détail de la facture dématérialisée

Sélectionner tout	Coche toutes les entêtes de factures
Désélectionner tout	Décoche tous les entêtes de factures
Valider l’entête	Permet de valider l’entête en fonction du contrôle des lignes de détail.
Invalider l’entête	Permet de passer l’entête de facture en erreur afin qu’elle ne soit pas prise en compte dans la comptabilisation
Visualiser le fichier XML	Affiche le fichier XML attaché la facture sélectionnée

: Indique que l’intégration du fichier XML dans FocusEvo a généré une erreur soit dans l’entête soit dans le détail de la facture. Cette dernière ne pourra pas être intégrée dans Focus Evo. En positionnant le curseur sur cette icône, s’affiche les raisons de l’erreur.

: Indique que l’intégration du fichier XML dans Focus Evo n’a généré aucune erreur. La facture peut être intégrée dans Focus Evo via le programme Achats/ Facturations Fournisseur/ Facturation fournisseur dématérialisée

: Permet d’afficher le détail des lignes facturées, avec les données issues du fichier XML.

Menu contextuel des informations du détail de la facture dématérialisée

Ajouter	Permet d’ajouter une ligne lorsque la reconnaissance n’a pas pu identifier toutes les lignes
Supprimer	Permet de supprimer des lignes mal identifiées
Visualisation de la commande	Affiche, dans un écran supplémentaire, la globalité des lignes de la commande
Visualisation de la ligne	Affiche, dans un écran supplémentaire, la ligne de la commande
Valider la ligne	Permet de valider la ligne après modification
Invalider la ligne	Permet de passer la ligne en erreur afin que la facture ne soit pas validée avant la fin des contrôles.
Annuler la saisie	Annule la saisie en cours

: Permet de fermer l’écran du détail des factures fournisseurs.

Dans le détail, indique quelle ligne de détail bloque le processus de l’intégration des factures dématérialisées dans Focus Evolution. Et indique que la ligne de détail est correcte.

Possibilité de modifier manuellement les données de chaque colonne.

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FACTURATION FOURNISSEURS DEMATERIALISES

Menu Achats/ Facturations Fournisseur/ Facturation fournisseur dématérialisée

Ce menu permet de valider les factures dématérialisées intégrées dans Focus Evolution et de générer l’écriture comptable.

Il s’agit des mêmes écrans que la saisie de facture fournisseur (voir Achats/ Facturations/ Facturation fournisseur), avec les informations déjà alimentées via le menu Achats/ Facturations fournisseur/ Contrôle des factures dématérialisées.

Ce menu est accessible directement lorsque l’on a cliqué sur du menu Achats/ Facturations fournisseur/ Contrôle des factures dématérialisées.

Dans l’onglet Recherche, s’affiche :

	Facture présentant une anomalie. La correction pourra se faire directement dans ce menu pour qu’elle soit comptabilisée via Focus Evolution.
	Facture ne présentant pas d’anomalies. La comptabilisation se fera sans aucune modification manuelle.

Le fichier PDF relative à la facture est intégré dans la GEIDE lors de la validation.

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Facturation fournisseur dématérialisée

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

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aFFICHAGE DES FActurES fournisseur

Menu Achats/ Facturations Fournisseur/ Affichage des Factures Fournisseur

Cette option permet de visualiser la saisie des factures fournisseurs validées et également de pourvoir afficher la facture fournisseur numérisée au format PDF.

Ce menu peut être affiché à partir de l’affichage des commandes fournisseurs, par un double clic dans l’onglet Factures.

Recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Affichage des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs peuvent être recherchés sur les critères que nous allons détailler ci-dessous.

FOURNISSEUR : Saisir le code fournisseur ou les premiers caractères du code afin d’activer la recherche.

La recherche des fournisseurs permet de n’afficher que les fournisseurs des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences).

REF. FACTURE : Saisir le n° de facture fournisseur ou les premiers caractères du n° de facture. Sélectionner si l’on recherche cette référence dans les Factures (Cocher Facture), dans les Avoirs (Cocher Avoir) ou dans les Deux (cocher Tous, valeur par défaut)

DATE DE FACTURE DU / AU : Saisir une fourchette de dates de factures

BON DE LIVRAISON : Saisir le n° du BL, ou les premiers caractères du n° de BL.

COMMANDE D’ACHATS : Saisir le numéro de la commande d’achat ou les premiers caractères afin d’activer la recherche.

La recherche des commandes d’achats permet de n’afficher que les commandes d’achats des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences).

EMETTEUR : Sélectionner l’émetteur de la commande. Ce code doit exister dans la table CDEMET.

AFFAIRE : Saisir le numéro d’affaire ou les premiers caractères de l’affaire afin d’activer la recherche.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences).

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

FONCTION : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère la fonction (voir les Paramètres Généraux de la société). Ce code doit exister dans la table NMCL.

BLOC : Cette zone s’affiche lorsque l’on gère le bloc (voir les Paramètres Généraux de la société). Ce code doit exister dans la table NBLOC.

Ces critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche, lorsque les critères sont complétés cliquer sur Rechercher, la liste des factures fournisseurs correspondants s’affiche.

Sélectionner la facture fournisseur souhaité puis cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des factures fournisseurs de la base de donnée, cliquer sur Rechercher. La liste complète des factures fournisseurs s'affiche.

La recherche des factures fournisseurs permet de n’afficher que les factures fournisseurs des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences).

Le sélectionner et cliquer sur Choisir.

EntEte facture

Affichage du code, de la raison sociale et de l’adresse du fournisseur.

RENSEIGNEMENTS FACTURE

CODE DEVISE/COURS/DATE : Affichage du code de la devise.

MODE DE REGLEMENT : Affichage du mode de règlement.

ECHEANCE : Affichage de l’échéance.

TYPE DE FACTURE : Affichage du type Facture ou Avoir.

REGIME DE TVA : Affichage du régime de TVA du fournisseur

REFERENCE DE FACTURE : Affichage de la référence de la facture fournisseur.

DATE DE FACTURE : Affichage de la date de facture fournisseur.

DATE DEPART ECHEANCE : Affichage de la date de départ de l’échéance.

LIBELLE PIECE COMPTABLE : Affichage du libellé de la facture fournisseur.

ACCES GEIDE permet d’accéder à l’affichage de la facture numérisée dans la Geide (si ce module a été activé).

Pour prendre connaissance de l’utilisation du module, voir la documentation Générale de la Geide

MONTANTS

MONTANT HORS TAXES : Affichage du montant hors taxe de la facture.

MONTANT T.V.A 1à4 : Affichage du ou des montants de T.V.A.

COMPTE TVA 1 à 4. TAUX 1 à 4 : Affichage des comptes de T.V.A et du taux.

MONTANT T.T.C. FACTURE : Affichage du montant toutes taxes comprises de la facture fournisseur.

AFFICHAGE DE LA FACTURE : Dans le cas où la Module GEIDE n’a pas été activé, Permet l’affichage de l’adresse où se trouve la facture fournisseur numérisée (Voir Société / Modifier / Paramètres). L’adresse est fixe. Le document doit être numérisé sous le nom : Code fournisseur + référence de la facture avec l’extension JPG.

Cliquer sur pour ouvrir l’explorateur fin de sélectionner l’image de la numérisation de la facture fournisseur.

Cliquer sur pour afficher la facture fournisseur numérisée.

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DETAIL Facture

Affichage du détail de la facture fournisseur.

Le numéro du BL,

Le numéro de la commande d’achat,

Le numéro de la ligne de la facture fournisseur,

Le numéro de l’affaire imputée,

La référence fournisseur de l’article,

Le code de l’article,

Le libellé de l’article,

L’émetteur de l’article,

La quantité facturée,

L’unité de l’article facturé,

Le prix unitaire net,

Le montant facturé de l’article,

Le code de la fonction (si gestion de la fonction),

Le code du bloc (si gestion des blocs),

Le compte comptable,

Le montant HT de la facture en devise de facturation.

Cliquer sur l’onglet ‘Recherche’ puis sur le bouton ‘Fermer’ pour quitter l’Affichage des factures Fournisseurs.

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HISTORIQUE DES FACTURES FOURNISSEURS

Menu Achats/ Facturations Fournisseurs/ Historique des Factures Fournisseurs

Cette option permet d’éditer tout ce qui a été facturé sur un fournisseur, sur une affaire.

Critères de Sélection

AGENCE : Saisir l’agence ou laisser à blanc afin de compte toutes les agences. Cette option ne s’affiche que si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Agences).

AFFAIRE : Saisir les numéros d’affaires ou laisser à blanc afin de prendre en compte toutes les affaires.

FONCTION : Sélectionner les fonctions ou laisser à blanc afin de prendre en compte toutes les affaires. Cette option ne s’affiche que si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Paramètres).

BLOC : Sélectionner les blocs ou laisser à blanc afin de prendre en compte toutes les affaires. Cette option ne s’affiche que si l’on gère les agences (Voir Société / Modifier / Paramètres).

FOURNISSEUR : Saisir les fournisseurs ou laisser à blanc afin de prendre en compte tous les fournisseurs.

ARTICLE : Saisir les articles ou laisser à blanc afin de prendre en compte tous les articles.

DATE DE FACTURE : Saisir les dates de factures ou laisser à blanc afin de prendre en compte toutes les factures.

Structure de l’Edition

Les informations figurant sur cette édition sont les suivantes :

Le numéro de l’affaire

La désignation de l’affaire,

Le code fonction et son libellé,

Le numéro de facture,

La date de facture,

Le code fournisseur,

Le code bloc,

Le code et libellé de l’article,

La référence fournisseur,

La ligne budgétaire,

La quantité facturée,

Le prix unitaire HT en EUR,

Le montant HT Facturé en EUR,

Le total du montant HT Facturé en EUR par fonction,

Le total du montant HT Facturé en EUR par affaire,

Le total général du montant HT Facturé en EUR.

Cliquer sur pour lancer l’impression.

	Permet de sélectionner un maquettage différent de l’édition demandée. Le chemin et le nom du fichier s’affiche dans la zone Fichier.
	Envoi par mail le document
	Exporter sous Excel avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Excel uniquement les données dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter sous Word avec la mise en page dans le dossier Focusevo\Export
	Exporter au format PDF dans le dossier Focusevo\Export

Cliquer sur pour envoyer l’édition par courrier électronique.

DESTINATAIRES : L’adresse Mail est reprise par défaut dans l’entête de la commande.
Il est possible d’ajouter d’autres destinataires par le Clic Droit Ajouter.

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

AVIS DE LECTURE : Cocher la case pour que l’expéditeur du mail reçoive un accusé de lecture du destinataire.

TAILLE DE L’ENVOI : Affiche en MO le taille du mail qui sera expédié.

SIGNATURE : Affiche la signature qui sera associé au mail.

PIECES JOINTES : La pièce jointe par défaut correspond à la commande fournisseur. Il est possible d’ajouter d’autres pièces jointes par le Clic Droit Ajouter, puis cliquer sur pour rechercher la pièce à joindre (Exemples, cahier des charges, photo, plans…). Cliquer sur pour visualiser le PDF.

SUJET : La zone est renseignée par défaut par le numéro de la commande en cours d’envoi.

MESSAGE : Saisir le message à joindre à votre envoi ou sélectionner le message type (Voir Fichiers de Base / Message Type).

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CONTROLE DE L’INDEXATION DES FACTURES FOURNISSEURS DANS LA GEIDE

Menu Achats/ Facturations Fournisseur/ Contrôle de l’indexation des factures fournisseurs dans la Geide

Ce menu permet de générer une édition permettant d’afficher si la facture saisie d’un fournisseur en particulier et/ou sur une période donnée est associée à son PDF dans la GEIDE.

Critères de Sélection

Fournisseur (de – à) : Saisir une plage de codes fournisseurs ou laissez les zones à blanc afin de prendre en compte tous les fournisseurs.

Date de facture (de – à) : Saisir une période basée sur la date de facture ou laissez les zones à blanc afin de prendre en compte toutes les factures.

Prévisualiser et/ou Imprimer

Champs affichés dans l’édition :

Code Fournisseur

Référence fournisseur

Date de facture

Erreur

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Mise à jour des tarifs fournisseurs

Menu Achats/ Facturations Fournisseur/ Mise à Jour des Tarifs Fournisseurs

Cette option permet de mettre à jour les tarifs fournisseurs (connus dans les fiches articles dans l'onglet fournisseur) pour l'ensemble des articles commandés auprès d'un fournisseur.

MEMO

Sélection du fournisseur

Toutes les zones en jaune doivent être obligatoirement complétées.

CODE FOURNISSEUR : Le code fournisseur pour lequel la mise à jour des tarifs doit être réalisée.

La recherche des fournisseurs permet de n’afficher que les fournisseurs des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

FAMILLE : La famille pour laquelle la mise à jour doit être réalisée. Sélectionner le code famille, il doit exister dans la table CDFAM.

EFFECTUER UNE : Deux possibilités : soit une "Majoration" des tarifs fournisseur soit une "Minoration".

% : Indiquer le pourcentage de majoration ou de minoration à appliquer.

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Affichage / saisie des nouveaux tarifs

Affichage de la liste des articles commandés auprès du fournisseur sélectionné.

SUPPRIMER UN ARTICLE qui ne fait pas l'objet d'un changement de tarif :

Décocher la case pour ne pas mettre à jour les articles lors de la validation.

Cocher la case pour mettre à jour le prix unitaire fournisseur de l’article attaché.

ARTICLE : Affichage du code de la famille, du code de l’article et de son libellé technique.

REFERENCE FOURNISSEUR : Affichage de la référence fournisseur.

PRIX ACTUEL : Affichage du prix unitaire de commande de la fiche article.

DEVISE : Affichage de la devise associée au fournisseur,

UNITE : Affichage de l’unité du fournisseur.

REMISE (%) : Affichage du taux de remise accordée par le fournisseur.

NOUVEAU PRIX : Prix actuel sur lequel a été appliqué le pourcentage indiqué de majoration ou de minoration. Ce prix est modifiable.

DEVISE : Affichage de la devise associée au fournisseur.

La validation entraîne la mise à jour automatique, pour la liste des articles, des tarifs dans la fiche article dans l'onglet "Fournisseur".

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Page Mise à Jour le 10/05/2024