CONTROLES DES DOCUMENTS ASSOCIES

CONTROLE DES DOCUMENTS ASSOCIES 1

Recherche. 1

Documents associés. 1

CONTROLE DES DOCUMENTS ASSOCIES

Menu Suivi/ Contrôle des documents associés

Ce menu permet de lister les documents associés aux affaires qui ont été soit édités, soit envoyés par mail.

Ces documents sont issus de l’affaire (voir Affaires/ Création-Mise à jour/ Création et mise à jour des affaires).

Recherche

	Recherche	Recherche Plus
Personnalisation
Contrôle des documents associés

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs) Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

La recherche permet de sélectionner une affaire en particulier ou plusieurs en fonction de la liste du code REGAN défini dans le paramétrage des documents associés (voir les paramètres des Affaires de la société).

AFFAIRE : Saisir le numéro de l’affaire afin de visualiser les documents associés. Laisser la zone à blanc pour afficher l’ensembles des affaires ayant des documents associés.

CLIENT : Laisser la zone à blanc.

CODE REGAN : Affichage du code REGAN. Pour prendre en compte tous les code REGAN, ne cocher aucunes des cases. Pour en sélectionner un ou plusieurs, cochez ceux désirés.

LIBELLE CODE REGAN : Affichage du libellé du code REGAN.

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Documents associés

Cet écran affiche les documents associés des affaires, en indiquant si le document a été imprimé et/ ou envoyé par mail.

Sur fond Jaune	: Affichage du n° de l’affaire et de sa désignation
Sur fond Vert	: Affichage de la catégorie du document associé

EDIT : Indique le document associé à imprimer.

N° : Affichage du numéro du document (voir Société/ Paramétrage/ Publipostage/ Association des documents à l’affaire).

LIBELLE DOCUMENTS : Affichage du libellé du document associé (voir Société/ Paramétrage/ Publipostage/ Association des documents à l’affaire).

DOSSIER GEIDE ASSOCIE : Affichage du dossier dans lequel le document est stocké dans la GEIDE (voir Société/ Paramétrage/ Publipostage/ Association des documents à l’affaire).

EMAIL DESTINATAIRE : Affichage de l’adresse mail du correspondant à laquelle le document a été envoyé.

DATE EDITION : Affichage de la date de l’édition du document.

EDITE PAR : Affichage du profil Focus Evolution qui a édité le document.

ENVOYE PAR MAIL : Affichage de la date de l’envoi du document par mail.

ENVOYE PAR : Affichage du profil Focus Evolution qui a envoyé le document par mail.

 : Permet de visualiser le PDF du document associé.

Ce bouton s’affiche uniquement lorsque le module GEIDE est activé. S’il ne l’est pas, seule l’édition du document permet de le voir.

Il est possible d’éditer ou de rééditer un document associé à partir de ce menu.

Cocher le document à éditer dans la colonne Edit, puis à partir du menu contextuel , sélectionner Editer les documents.

Lorsque des documents ont déjà été édités, il demande si l’on souhaite réédités ces derniers.

Création d’un nouvel onglet dont le nom est le nom du document suivi du n° de l’affaire.

Détail des fonctionnalités de la visionneuse PDF

N° affaire_nom du document.pdf	Affichage du nom du document stocké dans la GEIDE
	Permet d’afficher le chemin de stockage du PDF.
	Permet d’aller à la première page du PDF, permet de visualiser les pages précédentes
Page 1/1	Indication du n° de page en cours de visualisation. Indication du nombre de page au total du PDF.
	Permet d’aller à la dernière page du PDF, permet de visualiser les pages suivantes.
0%	Possibilité de faire pivoter le document. Affichage du pourcentage de rotation
	Permet d’enregistrer le PDF sur le poste utilisateur
	Permet d’imprimer le PDF
	Permet d’envoyer le PDF par mail
	Permet d’ouvrir le PDF dans le lecteur PDF par défaut du poste utilisateur
	Permet d’agrandir le PDF, en sélectionnant le pourcentage d’agrandissement.

Cliquer sur pour envoyer l’édition par courrier électronique.

Pour ajouter de nouveaux destinataires et/ ou de pièces jointes :

DESTINATAIRES : L’adresse Mail est reprise par défaut depuis la colonne Email Destinataire. Il est possible d’ajouter des destinataires.

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

PIECES JOINTES : La pièce jointe par défaut correspond au document associé. Il est possible d’ajouter d’autres pièces jointes, puis cliquer sur pour rechercher une ou un lot de pièces à joindre (Exemples, cahier des charges, photo, plans…). Cliquer sur pour visualiser le PDF.

SUJET : Saisir le sujet du mail.

MESSAGE : Saisir le message à joindre à votre envoi ou sélectionner le message type (Voir Fichiers de Base / Message Type).

Puis Cliquer sur pour Valider l’envoi par Mail.

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Page Mise à Jour le 23/04/2024