Renseignements ADMINISTRATIFS.
prospects
Menu Fichiers de
base, option Prospects.
Pour Valider ou
Annuler la mise à jour d'un prospect
:
·
Valider : Appuyer sur F9 (la tabulation ne doit pas se situer
sur l'onglet) ou Appuyer sur le bouton
droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel et choisir l'option Valider.
·
Annuler : Appuyer sur F12 (la tabulation ne doit pas se
situer sur l'onglet) ou Appuyer sur le bouton
droit de la souris afin de faire apparaître le menu contextuel et choisir l'option Annuler.
Cette option permet de créer les prospects
indépendamment du menu des tiers ce qui permet de limiter cet accès au service
commercial par exemple.
Les prospects sont des tiers qui ne sont pas encore clients de la société.
recherche
Les
fiches prospects peuvent être recherchées sur les critères que nous allons
détailler ci-dessous.
CODE
TIERS : Saisir le code tiers ou les
premiers caractères du code à rechercher.
RAISON
SOCIALE : La recherche d'un prospect peut être
effectuée par interrogation alphabétique sur la raison sociale (saisir les
premiers caractères).
NUMERO
DE TELEPHONE : La recherche d'un prospect peut être
effectuée par les premiers chiffres du numéro de téléphone.
Ces trois
critères peuvent être combinés afin d’affiner la recherche, lorsque les
critères sont complétés cliquer sur Rechercher, la liste des prospects
correspondants s’affiche, sélectionner le code souhaité puis cliquer sur Choisir.
Pour accéder à
l'ensemble des prospects de la base de donnée, cliquer sur Rechercher. La liste
complète des prospects s'affiche. Sélectionner et cliquer sur Choisir.
CREER
UN PROSPECT : Saisir le code (8 caractères
alphanumériques au maximum) et cliquer sur Créer.
COPIER
UN PROSPECT : Saisir (ou rechercher) le code
prospect à dupliquer et cliquer sur Copier.
SUPPRIMER
UN PROSPECT : Saisir (ou rechercher) le code
prospect et cliquer sur Supprimer. Un prospect ayant déjà
été utilisé ne peut pas être supprimé.
Renseignements ADMINISTRATIFS
Toutes les zones en jaune doivent être
obligatoirement complétées.
CODE
PROSPECT : Le code prospect est non
modifiable.
VISIBLE : Cocher la case pour que le prospect
apparaisse dans la recherche des prospects au niveau des devis. Valeur par
défaut.
Décocher la
case pour que le prospect n’apparaisse plus dans la recherche des prospects.
Un objet Invisible peut redevenir Visible.
CODE COMPTABLE : Saisir le code comptable qui remplacera le code tiers de Focus Evolution
lors de l'exportation des écritures lorsqu’il sera client. Par défaut le code
comptable est le code tiers.
MOT DIRECTEUR : Le mot directeur est un mot de recherche.
CODE TITRE : Indiquer le type de société de votre tiers. Ce code doit exister
dans la table CDTITR
(recherche dans la table en cliquant
sur la zone).
RAISON SOCIALE : Deux
zones permettent de saisir le nom complet de la société.
RUE
/ CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones
permettent de saisir l’adresse complète du tiers.
PAYS :
Saisir le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS (recherche dans la table en cliquant sur la
zone).
LANGUE : Saisir le code langue qui doit exister dans la table CDLANG (recherche
dans la table en cliquant sur la zone). Ce code servira à faire des éditions,
via Crystal Report dans la langue du client, du fournisseur ou du prospect.
(Voir Paramétrage
Editions par Langue)
NUMERO
DE TELEPHONE : Saisir le numéro de téléphone (zone
de recherche).
NUMERO
DE TELECOPIE : Saisir le numéro de télécopie.
ADRESSE E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail de la société. Elle sera prise en compte
lors d’envoi d’édition par courriel.
NOM DU CORRESPONDANT : Soit Indiquer le nom du correspondant, soit
renseigner l’onglet ‘Interloc.’ et affichera l’interlocuteur principal (Se
reporter à Interlocuteur).
AGENCE : Saisir le code agence afin d’affecter le tiers à une agence
données. Voir Société
/ Modifier / Agences si gestion des agences.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Utilisable uniquement en multi niveau.( Voir Clé de
Licence, Société /
Modifier / Paramètres) La
fiche des informations complémentaires doit exister dans la table FICTEQ. Ce code permet d’afficher un onglet
supplémentaire ‘Compléments’, dans lequel est affiché la structure de la fiche
des informations complémentaires.
Renseignements comptables
Toutes les zones
en jaune doivent être obligatoirement complétées.
COMPTE COLLECTIF : Saisir le compte collectif sur lequel les écritures comptables
doivent être passées. Cette zone est pré renseignée par rapport à l’onglet
‘Interfaçages’ de la fiche société (Voir Société
/ Modifier / Interfaçages). Le compte doit exister dans le plan comptable
(Voir Fichiers de Bases
/ Gestion Comptable / Plan Comptable).
FAMILLE :
Saisir le code famille auquel est associé ce prospect. Ce code doit exister
dans la table CDFAMI
(rechercher en cliquant sur la zone).
SOUS
FAMILLE : Saisir le code sous famille auquel est
associé ce prospect. Ce code
doit exister dans la table CDSFAM (rechercher
en cliquant sur la zone).
CODE
DEVISE : Saisir le code devise habituellement
utilisé avec ce prospect
Ce code doit exister dans
les devises (Voir Société
/ Paramétrage / Code Devises) (recherche en cliquant sur la zone).
CODE
PORT : Saisir le code port habituellement utilisé
avec ce prospect
Le code doit exister dans la
table CDPOR (recherche dans la table en cliquant sur la
zone)
MONTANT MINI. « FRANCO DE PORT » suivi de
la devise du tiers: Saisir
le montant minimum pour bénéficier d’un franco de port avec le fournisseur, ou le
client. Ce montant est repris pour information dans la commande d’achat.
(Numérique 13 entiers et 2 décimales). Pour information.
JOUR DE TOURNEE : Sélectionner le jour de la tournée du tiers. Pour
information.
DOMICILIATION
BANCAIRE / NUMERO DE COMPTE / CLE RIB / CODE BANQUE / CODE GUICHET:
Saisir les références bancaires du tiers. Elles seront utilisées pour les
éditions des relevés clients sous forme de traites, et des factures clients
sous forme de traites.
QUALITE
Cet onglet n’est pas accessible pour les prospects.
Adresses complémentaires
Cet écran permet de saisir les adresses
complémentaires du prospect.
Ces adresses seront proposées dans la création et mise à jour des devis.
AJOUTER
UNE ADRESSE : Cliquer sur le bouton droit de la souris
afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Ajouter.
SUPPRIMER
UNE ADRESSE : Cliquer sur le bouton droit de la souris
afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Supprimer.
RAISON
SOCIALE : Deux zones permettent de saisir le nom
complet de la société.
RUE
/ CODE POSTAL / VILLE : Quatre zones
permettent de saisir l’adresse complète du tiers.
PAYS :
Saisir le code pays qui doit exister dans la table CDPAYS
(recherche dans la table en cliquant sur la zone).
TELEPHONE / TELECOPIE : Saisir le numéro de téléphone, et le numéro
de télécopie.
ADRESSE
E-MAIL : Saisir l'adresse
e-mail de la société.
CODE
TITRE : Saisir le code titre qui doit exister dans
la table CDTADR (recherche
dans la table en cliquant sur la zone). Ce code permet d'identifier le type de
l'adresse
TITRE MANUEL
: Saisir le titre
manuel (Alphanumérique de 30 caractères). Cette zone est à titre d’information.
CODE
SITE : Saisir le site
de l’adresse complémentaire (Alphanumérique de 5 caractères). Cette zone est à
titre d’information.
Interlocuteurs
Cet écran permet
de saisir le nom des interlocuteurs du tiers. On retrouve ces interlocuteurs
dans
Les actions commerciales
Les devis
AJOUTER
UN INTERLOCUTEUR : Cliquer sur le bouton droit de la
souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Ajouter.
SUPPRIMER
UN INTERLOCUTEUR : Cliquer sur le bouton droit de la
souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Supprimer.
Toutes les zones
jaunes sont à renseignées.
TITRE :
Saisir le titre de civilité
de l’interlocuteur. Ce code doit exister dans la table TITRE (Recherche
dans la table en cliquant sur la zone).
NOM
/ PRENOM : Saisir le nom et le prénom de
l'interlocuteur.
INTERLOCUTEUR PRINCIPAL (Oui / Non) : Sélectionner si l’interlocuteur est le
principal. Si oui, il sera mis en caractère gras pour le distinguer des autres.
L’interlocuteur
principal sera mis par défaut dans l’onglet ‘Renseignements administratifs’ de
la fiche du tiers.
FONCTION :
Saisir la fonction de l'interlocuteur qui doit exister
dans la table CDFON
(recherche dans la table en cliquant sur la zone).
TELEPHONE :
Saisir le numéro de téléphone de l'interlocuteur.
TEL.
MOBILE : Saisir le numéro de portable de
l'interlocuteur.
TELECOPIE :
Saisir le numéro de télécopie de l'interlocuteur.
E-MAIL :
Saisir l'adresse e-mail de l'interlocuteur.
CODE
SITE : Saisir le code site qui correspond au code
de l'établissement. Cette zone de 5 caractères est facultative. Cette zone est à titre d’information.
Cliquer sur le
bouton ‘Commentaire’ afin de saisir un commentaire lié à
l’interlocuteur. Tabuler pour valider le commentaire. Cliquer sur ‘Fermer’
pour revenir à l’écran précédent.
Observations
Permet de saisir un commentaire général sur
le prospect. Ce commentaire est à titre d'information.
ACTIONS
COMMERCIALES
Cet onglet permet de saisir les
différentes actions successives pour un prospect.
SUPPRIMER UNE ACTION : Cliquer sur le bouton droit de la
souris afin de faire apparaître le menu contextuel, choisir l’option Supprimer.
AJOUTER UNE ACTION : Cliquer sur le bouton droit de la
souris afin de faire apparaître le menu
contextuel, choisir l’option Ajouter.
DATE : Saisir la date de l’action
commerciale, celle ci ne peut pas être inférieure à la date du jour
IDENTIFIANT : Saisir le type de l’action
commerciale. Le code doit exister dans la table ACTION
(recherche dans la table en cliquant sur la zone).
LIBELLE DE L’ACTION : Le libellé est repris
automatiquement dans la table action, et il peut être modifié.
COM : Saisir le code du commercial
chargé de cette action. Le code doit exister dans la table COMMER
(recherche dans la table en cliquant sur la zone).
INT : Saisir les initiales de
l’interlocuteur chez le tiers. Il est possible d’effectuer une recherche par le
%, dans ce cas on accède à la recherche d’un interlocuteur de la fiche tiers.
OBSERVATIONS : Saisir les observations
nécessaires sur l’action.
RAPPELS : Un rappel automatique de
l’action à effectuer par le commercial peut être demandé
Un message sera envoyé dans la boite mail du commercial 1 à 5 / jours ou Heures avant la date de l’action.
Ce rappel peut être répété tous les jours ou toutes les heures
DESTINATAIRE DES RAPPELS : L’adresse email est reprise dans la
table COMMER
et peut être modifiée.
COMPLEMENTS
Permet d’afficher
la structure de la fiche des informations complémentaires pour les prospects.
Cet onglet est visible si l’on a renseigné les renseignements
administratifs.
Voir Société /
Paramétrage / Fiches Techniques.
PERSONNALISATION
Cet onglet est visible si l’on a créé une
personnalisation des fiches tiers. (Voir Société /
Paramétrage / Personnalisation / Saisie et
Maj Clients - Fournisseurs – Prospects)
VALIDER LA CREATION OU LA MODIFICATION D’UN PROSPECT :
Appuyer sur F9 (la tabulation ne doit pas se situer sur
l'onglet) ou Appuyer sur le bouton droit de la souris afin
de faire apparaître le menu contextuel et
choisir l'option Valider.
Page Mise à Jour le 12/03/2013