BONS DE LIVRAISON LIBRES

CREATION BON LIVRAISON LIBRE. 1

MODIFICATION BON DE LIVRAISON LIBRE. 1

eNTETE. 1

BON DE LIVRAISON. 1

ADRESSE DE LIVRAISON. 1

ADRESSE DE FACTURATION. 1

SAISIE DE BONS DE LIVRAISON LIBRES NON FACTURABLES. 1

EDITION DES BONS DE LIVRAISON LIBRES. 1

DUPLICATION DES BONS DE LIVRAISON LIBRES. 1

EDITION ET COMPTABILISATION DES FACTURES EN ATTENTE 1

MEMO

SAISIE DES BONS DE LIVRAISON LIBRES

Menu Livraisons/ Libre/ Saisie des Bons de Livraison Libres

Cette option permet de créer des bons de livraison affectés ou non à des affaires, de livrer des articles existants en base ou non.

Pour les articles existant en base, le stock est mouvementé en automatique.

Permet de générer la facture directement après le bon de livraison.

Recherche

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Personnalisation
Saisie des bons de livraison libres

Voir la procédure de personnalisation.

La personnalisation est possible lorsque l’utilisateur est autorisé pour cette fonctionnalité. (Voir Société/ Utilisateurs/ Administration des Utilisateurs)

Sinon un message s’affiche pour indiquer son interdiction.

CREATION BON LIVRAISON LIBRE

Il faut obligatoirement que la numérotation des bons de livraison soit automatique (Voir Société / Modifier / Paramètres).

Cliquer sur Créer.

MODIFICATION BON DE LIVRAISON LIBRE

Seuls les bons de livraison non facturés sont modifiables.

Saisir le numéro du BL libre à modifier.

Si celui-ci est inconnu, compléter une ou plusieurs zones ci-dessous :

Les premiers chiffres du numéro du BL,

Les premiers caractères du code du client à livrer,

Les premiers caractères du nom du client.

Dans ce cas la liste des BL en attente correspondantes aux critères saisis est affichée, sélectionner le BL libre souhaité et cliquer sur Choisir.

Pour accéder à l'ensemble des BL en cours, cliquer sur Rechercher.

eNTETE

Cet onglet permet de créer l’entête du BL.

CREE LE : Affichage de la date création du BL libre

MODIFIE LE : Affichage de la date de modification du BL libre.

BON DE LIVRAISON

NUMERO DE BL : Affichage du n° du BL libre. Zone non modifiable.

EMETTEUR : Saisir de l’émetteur du BL libre. Par défaut, il affiche les 3 premiers caractères de l’utilisateur (voir la table CDEMEL).

DATE BL : Saisir la date du BL Libre. Par défaut, il affiche la date du jour.

BON DE COMMANDE / DU : Saisir les références de la commande du client. Lorsque la zone est saisie, affichage de la date de la commande. Par défaut, c’est la date du jour. Cette zone est modifiable.

SITE : Sélectionner le site afin que les mouvements de sorties de stock s’effectuent (voir la table CODSIT).

AGENCE : Cette zone apparaît lorsque l’on gère les agences dans Focus Evolution (voir Société / Modifier / Agences). Saisir le code de l’agence d’affectation de l’affaire ou les premiers caractères afin d’accéder aux critères de recherche d’une agence.

CLIENT A LIVRER : Saisir le code du tiers. Possibilité de lancer une recherche par la touche % puis tabulation ou en saisissant les premiers caractères du code. Le client doit exister dans la base des tiers (Voir Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

AFFAIRE Le numéro de l’affaire à livrer peut être saisi. Celui-ci sera ensuite proposé par défaut sur chaque ligne à livrer dans l’onglet « Détail ». L’affaire renseignée affichera l’adresse de livraison et de facturation issues de l’affaire ainsi que le code client à livrer et à facturer.

ADRESSE DE LIVRAISON

Ces informations sont reprises de l’affaire livrée lorsqu’elle est renseignée ou de la fiche du client dans le cas contraire.

RAISON SOCIALE RUE / CODE POSTAL / VILLE : Ces informations sont reprises en automatique de la fiche du client et elles sont modifiables.

PAYS : Indiquer le pays (voir la table CDPAYS).

Cliquer sur pour accéder à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client, saisie dans la fiche du client (Voir Fichiers de base / Tiers / Adresses complémentaires)

Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est FAC pour facturation sont au début de la liste des adresses proposées.

Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées de facturation client.

TELEPHONE : Cette information est reprise en automatique de la fiche du client et elle est modifiable.

CORRESPONDANT : Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

Cliquer sur pour accéder à la recherche d’un correspondant pour un client. Les correspondants doivent être créés dans la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients).

Cliquer sur le bouton Rechercher.

Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner le correspondant qui correspond aux coordonnées du client.

E-MAIL : Saisir l'adresse e-mail du client (260 caractères alphanumériques). Par défaut, il affiche celle saisie dans la fiche tiers (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients)

ADRESSE DE FACTURATION

Ces informations sont reprises de l’affaire facturée lorsqu’elle est renseignée.

Dans le cas contraire, dans la fiche du client, si le champ Tiers destinataire facture est renseigné, c’est ce dernier qui sera pris par défaut.

CLIENT FACTURE : Indique quel est le client qui est facturé. Il est issu de l’affaire lorsqu’elle est renseignée (voir Affaires / Création Mise à Jour des Affaires / Adresse), ou de la fiche du client, si le ‘Tiers Destinataire facture’, lorsqu’il n’y pas d’affaire de renseignée, (Voir Fichiers de base / Tiers / Renseignements Comptables) est renseigné.

Affichage en rouge d’un message indiquant que le client facturé est différent du client à livrer.

RAISON SOCIALE RUE / CODE POSTAL / VILLE : Ces informations sont reprises en automatique de la fiche du client lorsque le numéro de l’affaire n’est pas renseigné. Elles sont modifiables.

Lorsque le numéro de l’affaire est renseigné, ce sont les informations de l’adresse de facturation au niveau de l’affaire qui sont prises en compte.

PAYS : Indiquer le pays (Voir la table CDPAYS).

Cliquer sur pour accéder à la recherche d'une adresse complémentaire pour un client, saisie dans la fiche du client (Voir Fichiers de base / Tiers / Adresses complémentaires)

Cliquer sur le bouton Rechercher. Les adresses pour lesquelles le code titre est FAC pour facturation sont au début de la liste des adresses proposées.

Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner l'adresse qui correspond aux coordonnées de facturation client.

TELEPHONE : Cette information est reprise en automatique de la fiche du client et elle est modifiable.

CORRESPONDANT : Saisir le nom du correspondant. Par défaut, il prend l’interlocuteur principal de la fiche tiers.

Cliquer sur le bouton Rechercher.

Cliquer sur le bouton Choisir pour sélectionner le correspondant qui correspond aux coordonnées du client.

EXPEDITION

TRANSPORTEUR : Saisir le nom du transporteur.

TRANSPORTEUR (Colisage)/ RAISON SOCIALE : Saisir le code fournisseur du transporteur. Le transporteur doit exister en tant que fournisseur (Voir Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Saisie et Mise à Jour des Fournisseurs).

Pour accéder à l'écran de recherche d'un fournisseur, taper les premiers caractères du code dans la zone. Le code fournisseur peut être alors recherché par interrogation alphabétique sur le code, sur le mot directeur ou sur le nom. Sélectionner le fournisseur puis cliquer sur Choisir.

Ces champs apparaissent lorsque la gestion du colisage est activée (voir les Paramètres Généraux de la société).

NUMERO DE TRANSPORT : Saisir le numéro de transport.

CODE PORT : Saisir le code port (Voir la table CDPOR).

NOMBRE DE COLIS : Saisir le nombre de colis à livrer.

POIDS TOTAL (en kg) : Saisir le poids total en kg des colis à livrer.

Ces informations sont facultatives, mais deviennent nécessaires lorsque l’on gère le colisage (voir les Paramètres Généraux de la société).

Ils apparaissent sur l’édition du bon de livraison.

FACTURATION

DEVISE : Affichage de la devise du client. Par défaut, elle est issue de la fiche client. Ce code doit exister dans les devises (Voir Société / Paramétrage / Devises)

TAUX DE TVA : Affichage du taux de TVA. Par défaut, il est issu de la fiche client (Voir la table CDTVA).

MODE DE REGLEMENT : Affichage du mode de règlement. Par défaut, il est issu de la fiche client (Voir la table MODREG).

CODE ECHEANCE : Affichage du taux de TVA. Par défaut, il est issu de la fiche client (Voir la table CODECH).

BANQUE : Sélectionner la banque afin de faire figurer le RIB sur la facture qui découlera de ce BL. La banque doit être définie dans Société/ Paramétrages/ Banque. Par défaut, la banque est reprise de la fiche du client (Voir Fichiers de Base / Tiers / Mise à des Jour des Tiers, Fichiers de Base / Tiers / Mise à Jour des Clients).

Toutes ces zones sont modifiables.

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DETAIL

Cet onglet permet la saisie des articles à livrer au client.

: Permet de saisir un commentaire sur l’article. Par défaut il reprend le commentaire lié à l’article (Voir Ficher de Base / Articles Réels).

: permet de modifier un commentaire associé à l’item livré.

N° : Affiche le numéro de ligne du BL libre.

TYPE : Sélectionner le type d’article à insérer dans le BL Libre.

U : Article Utilisateur : Article n’existant pas en base,

R : Référencé, article. Par défaut, le type R est coché.

ARTICLE : Saisir le code de l’article à livrer. Lancer la recherche par la touche % puis tabulation ou avec les premiers caractères du code puis tabulation.

DESIGNATION : Affichage du libellé de l’article issu de la fiche article pour les articles référencés. Possibilité de modifier ce libellé. Pour les articles utilisateurs, saisir la désignation.

FAMILLE PRODUIT : Affichage de la famille de produit pour les articles référencés. Pour les articles de type utilisateur, sélectionner la famille de l’article (Voir la table CDFAM).

AFFAIRE : Saisir l’affaire livrée. Par défaut, cette zone reprend la valeur saisie dans l’entête du BL. Possibilité d’avoir plusieurs affaires pour un BL Libre.

Lancer la recherche d’une affaire avec % puis tabulation ou saisir le début du n° de l’affaire puis tabulation.

La recherche des affaires permet de n’afficher que les affaires des agences appartenant à l’utilisateur. (Voir Société / Modifier / Agences)

La recherche des affaires peut ne faire apparaître que les affaires propres à un chargé d’affaire. (Voir Société / Utilisateurs / Administration des Droits).

FONCTION : Sélectionner la fonction associée à la livraison (Voir la table NMCL). Ceci dans le but d’alimenter la sortie de stock sur affaire.

Cette zone est modifiable, si l’on gère les fonctions (voir les Paramètres Généraux de la société).

QTE STOCK : Affichage de la quantité en stock des articles de type référencé en fonction du site saisi dans l’entête du BL libre.

QTE LIVREE : Saisir la quantité livrée. La quantité livrée est limité à la quantité en stock. Le surplus est automatiquement affecté dans la quantité restant à livrer.

Un écran supplémentaire s’affiche lorsque l’article est de type R (Référencé) et que le stock est suffisamment approvisionné afin de générer les sorties de stock sur l’affaire et la fonction sélectionnée.

DATE D’ENTREE : Affiche la date d’entrée en stock de l’article.

EMPLACEMENT : Affichage de l’emplacement de stockage (si la gestion des emplacements de stockage est activée. Voir Société/ Modifier/ Achats et Stock).

LOT : Affichage du n° de lot (Voir table CDFAM).

REFERENCE : Affichage de la référence (Voir table CDFAM)

QUANTITE DISPONIBLE : Affichage de la quantité disponible.

QUANTITE A SORTIR : Saisir la quantité à sortir.

ORIGINE : Affichage de l’origine de stockage, soit le stock, soit le Hors Stock.

Cliquer sur le bouton Valider pour générer les mouvements de stock (Le code de mouvement est le SBL pour Sortie comptoir) (Voir table TYPMST).

La suppression de la ligne entraine un mouvement d’entrée en stock (EBL pour Retour BL). Cela mettra à jour les dépenses sur l’affaire et la fonction.

L’emplacement de stockage pour le retour sera celui paramétré dans la fiche article.

QTE RESTE A LIVRER : Saisir la quantité restante à livrer au client. Cette zone est alimentée dès lors que la quantité livrée est supérieure à la quantité en stock.

DATE PREVUE : Saisir la date de livraison prévue pour les articles qui ont une quantité restant à livrer.

UNITE : Affichage de l’unité de l’article issu de la fiche article pour les articles de type référencé. Pour les articles de type utilisateur, sélectionner l’unité (Voir la table CDUNT).

P.U. (EUR) : Affichage du prix unitaire modifiable. Pour les articles référencés, le prix de revient, prix de vente ou le prix avec les conditions tarifaires. Pour les articles utilisateurs, saisir le prix unitaire.

% REM. : Saisir le pourcentage de remise accordé.

MONTANT (EUR) : Affichage du montant net HT de l’article.

GRATUIT : Cocher la case pour indiquer que l’article est gratuit. Les articles gratuits ne seront pas pris en compte dans le montant total de la facture.

Affichage du montant total du BL Libre en bas.

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COMMENTAIRES

Permet de saisir un commentaire général sur le BL libre. Possibilité d’insérer un ou plusieurs commentaires types en cliquant sur .

Les commentaires types sont créés à partir du menu Facturation/ Commentaires Type/ Saisie Commentaires Type Entête et Pied.

Les commentaires sont saisis sous un format « Texte enrichi » ou HTML (voir les Paramètres Systèmes de la société) et peuvent être mise en forme avec les boutons affichés dans la barre d’outils (Type de Police, taille des caractères, gras, italique, souligné, alignement, centrage, …).

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BL NON VALORISE

Cet onglet permet d’éditer le BL sans les prix unitaires et les montants. Les modifications du BL sont permises.

Cette édition affiche les informations suivantes :

Les coordonnées de la société,

Le n° du BL et la date de création,

Les coordonnées de livraison,

Le nom de l’émetteur,

Les références de la commande du client,

Le code de l’article,

Le libellé de l’article,

L’unité de l’article,

La quantité restante à livrer,

Le délai prévu,

La quantité livrée,

Le nom du transporteur,

Les conditions de port,

Le nombre de colis,

Le poids total en kg

Cliquer sur ‘Choix de l’imprimante’ pour changer d’imprimante.

Envoi par mail

Cliquer sur ‘Mail’ pour envoyer l’édition par courriel.

Destinataires

Saisir les destinataires du courriel, par un clic droit ‘Ajouter’, et sélectionner le type de destinataire :

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

Le destinataire est pré alimenté lorsque l’adresse mail a été saisie dans l’onglet ‘Entête’ de la livraison.

Pièces Jointes

Le document envoyé, est transformé en pdf et insérer en pièce jointe. Pour l’ajout de nouvelles pièces jointes, faire un clic droit ‘Ajouter’ et cliquer sur le bouton afin de sélectionner la pièce à joindre. La pièce peut un document office autre que le pdf.

Sujet

Le sujet est pré alimenté avec le n° du document envoyé.

Message

Saisir le message du courriel. Possibilité de sélectionner un message type, en le sélectionnant dans le menu ‘Message Type’ et ainsi de le personnaliser pour chaque envoi. Ces messages types doivent être créés préalablement (voir Fichier de Base / Messages Type).

Cliquer sur ‘Envoyer’ ou sur ‘Annuler’.

Cliquer sur pour lancer l’impression.

Sélectionner l'imprimante souhaitée et cliquer sur OK.

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BL VALORISE

Cet onglet permet d’éditer le BL avec les prix unitaires et les montants. Les modifications du BL sont permises.

Cette édition affiche les informations suivantes :

Les coordonnées de la société,

Le n° du BL et la date de création,

Les coordonnées de livraison,

Le nom de l’émetteur,

Les références de la commande du client,

Le code de l’article,

Le libellé de l’article,

L’unité de l’article,

La quantité restante à livrer,

Le délai prévu,

La quantité livrée,

Le prix unitaire net HT,

Le montant HT,

Le montant total HT,

Le nom du transporteur,

Les conditions de port

Le nombre de colis,

Le poids total en kg

Cliquer sur ‘Choix de l’imprimante’ pour changer d’imprimante.

Envoi par mail

Cliquer sur ‘Mail’ pour envoyer l’édition par courriel.

Destinataires

Saisir les destinataires du courriel, par un clic droit ‘Ajouter’, et sélectionner le type de destinataire :

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

Le destinataire est pré alimenté lorsque l’adresse mail a été saisie dans l’onglet ‘Entête’ de la livraison.

Pièces Jointes

Sujet

Le sujet est pré alimenté avec le n° du document envoyé.

Message

Cliquer sur ‘Envoyer’ ou sur ‘Annuler’.

Cliquer sur pour lancer l’impression.

Sélectionner l'imprimante souhaitée et cliquer sur OK.

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FACTURE

Cet onglet permet d’éditer la facture résultant du BL libre.

Cet onglet n’est pas disponible via le menu Saisie de Bons de Livraison Libres Non Facturables.

Génération d’un document PDF si utilisation de l’archivage des factures sous format PDF (voir les Paramètres Généraux de la société).

Les modifications du BL ne sont plus permises dès lors que la facture est éditée.

En fonction du paramétrage de la société, les factures issues des BL libres peuvent être directement comptabilisées, donc non modifiables par la suite (voir les Paramètres Facturation de la société).

Les informations figurants sur cette édition sont les suivantes :

L'adresse de la société,

Le n° Siren de la société,

Le n° de la TVA Intracommunautaire de la société,

Le numéro et la date de facture (date du jour),

Les coordonnées du client facturé,

Le code client,

Le n° de TVA intracommunautaire du client,

Les commentaires de début,

Le numéro d'affaire associé,

Le n° du BL,

Le code article ou de l’opération,

Le libellé,

Les commentaires de l'article,

La quantité facturée avec l'unité,

Le prix unitaire brut,

Le pourcentage de remise accordé,

Le prix unitaire net

Le montant HT,

Le taux de TVA,

Les commentaires de fin,

Le montant total HT,

Le montant de la TVA,

Le montant TTC,

Le détail de la TVA avec le code TVA, la base, le taux de TVA et le montant TVA

Les échéances avec le mode de règlement, la date d'échéance et le montant TTC à verser par le client.

Cliquer sur ‘Choix de l’imprimante’ pour changer d’imprimante.

Envoi par mail

Cliquer sur ‘Mail’ pour envoyer l’édition par courriel.

Destinataires

Saisir les destinataires du courriel, par un clic droit ‘Ajouter’, et sélectionner le type de destinataire :

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

Le destinataire est pré alimenté lorsque l’adresse mail a été saisie dans l’onglet ‘Entête’ de la facturation.

Pièces Jointes

Sujet

Le sujet est pré alimenté avec le n° du document envoyé.

Message

Cliquer sur ‘Envoyer’ ou sur ‘Annuler’.

Cliquer sur pour lancer l’impression.

Sélectionner l'imprimante souhaitée et cliquer sur OK.

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SAISIE DE BONS DE LIVRAISON LIBRES NON FACTURABLES

Menu Livraisons/ Libre/ Saisie de Bons de Livraison Libres Non Facturables

Ce menu reprend le même fonctionnement que le menu Saisie des Bons de Livraison Libres, mais sans la possibilité de générer la facture client (onglet Facture).

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E DITION DES BONS DE LIVRAISON LIBRES

Menu Livraisons/ Libre/ Edition des Bons de Livraison Libres

Cette option permet d'éditer les BL libres selon deux options :

UN SEUL BON DE LIVRAISON : Permet d'éditer un BL libre particulier.
Dans ce cas, la zone ‘Référence BL’ s’affiche afin de saisir le numéro du BL libre à éditer.

TOUS LES BONS DE LIVRAISON CREES ENTRE DEUX DATES ET EN ATTENTE D’EDITION : Permet d'éditer les BL libres en attente d'édition d'une journée ou d'une période. Dans ce cas, les zones suivantes sont affichées :

La date de début souhaitée,

La date de fin souhaitée,

BON DE LIVRAISON VALORISES : les BL libres sont éditées en non valorisés. Si la zone est décochée, les BL édités seront valorisés.

METTRE A JOUR LA DATE D'EDITION DES BONS DE LIVRAISON : pour les factures en attente d'édition c'est à dire les factures dont la date d'édition est 00/00/0000.

Option est cochée : la date d'édition des BL libres deviendra la date du jour et les BL libres ne seront plus en attente d'édition.

Option est décochée : la date d'édition des BL libres restera 00/00/0000. Elle est inchangée. Les BL libres restent en attente d'édition.

Cliquer sur OK pour sélectionner l’imprimante.

Sélectionner si l’on souhaite un BL valorisé ou non valorisé. La valeur par défaut est BL valorisé.

Cliquer sur ‘Choix de l’imprimante’ pour changer d’imprimante.

Envoi par mail

Cliquer sur ‘Mail’ pour envoyer l’édition par courriel.

Destinataires

Saisir les destinataires du courriel, par un clic droit ‘Ajouter’, et sélectionner le type de destinataire :

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

Le destinataire est pré alimenté lorsque l’adresse mail a été saisie dans l’onglet ‘Affaire’.

Pièces Jointes

Sujet

Le sujet est pré alimenté avec le n° du document envoyé.

Message

Cliquer sur ‘Envoyer’ ou sur ‘Annuler’.

Cliquer sur pour lancer l’impression.

Sélectionner l'imprimante souhaitée et cliquer sur OK.

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DUPLICATION DES BONS DE LIVRAISON LIBRES

Menu Livraisons/ Libre/ Duplication des Bons de Livraison Libres

Cette option permet de dupliquer des bons de livraison libres préalablement saisis

Numéro de BL à dupliquer : indiquer le numéro d’un BL libre (un contrôle est effectué sur son existence)

Client à livrer : si cette zone est à blanc, le client sera celui du BL d’origine, sinon saisir le code du tiers.
Il est possible d’effectuer une recherche par la touche % puis tabulation ou en saisissant les premiers caractères du code.
Le client doit exister dans la base des tiers (Voir Fichiers de Base / Saisie et Mise à Jour des Tiers).

Le numéro du BL créé est affiché, il peut ensuite être mis à jour dans l’option Saisie des Bons de Livraison Libres Facturables ou pas.

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EDI TION ET COMPTABILISATION DES FACTURES EN ATTENTE

Menu Livraisons/ Libre/ Edition et comptabilisation des Factures en Attente

Cette option permet de transformer et d’éditer tous les BL libres édités en facture.

Il est nécessaire que les BL Libres aient été, préalablement, édités.

Génération d’un document PDF si utilisation de l’archivage des factures sous format PDF (voir les Paramètres Généraux de la société).

Les modifications des BL ne sont plus permises dès lors que les factures sont validées.

DATE BL : Saisie la date des BL à transformer en facture. Par défaut, c’est la date du jour. Seuls les BL à cette date seront édités en facture.

FICHIER : Permet d’éditer la facture avec une maquette différente de l’édition standard. Cliquer sur pour afficher l’explorateur Windows afin de sélectionner la maquette.