GEIDE : RECHERCHE DES DOCUMENTS

Fonctionnalités de la visionneuse PDF. 1

rechercher des documents

Menu Geide/ Rechercher des documents

Cette option a pour but d’afficher, de lister tous les documents indexés dans la Geide concernant une affaire, un tiers, un document type précis.

Critères de Sélection des Documents

AGENCE : Permet de lister tous les documents rattachés à l’agence sélectionnée. Ne rien remplir lorsque la société ne gère pas les agences (Société/ Modifier/ Agences).

TIERS : Permet de lister tous les documents rattachés au tiers sélectionné. Une fenêtre s’ouvre afin d’indiquer s’il s’agit d’un client ou d’un fournisseur, et également possibilité de d’ouvrir cette fenêtre avec %.

AFFAIRE : Permet de lister tous les documents rattachés à l’affaire sélectionnée. Lorsque l’on clique de l’affaire (Affaires/ Création-MAJ/ Création et mise à jour d’une affaire, Affaires/ Affichages/ Affichage d’une affaire), cette zone est pré-renseignée. Sélectionner si l’on voir tous les documents de l’affaire de base ou de l’affaire de regroupement.

REFERENCE DU DOCUMENT : Permet de lister tous les documents dont la référence est entre ces bornes.

DATE DU DOCUMENT : Permet de filtrer les documents dont la date est comprise entre ces bornes.

TYPE DE DOCUMENT : Cocher le ou les documents entrant en compte dans la sélection. Si aucun document n’est coché (valeur par défaut), tous les documents sont pris en compte. Ils sont affichés dans l’ordre alphabétique.

Seuls les documents, auxquels l’utilisateur a le droit de consulter, s’affichent (voir Geide/ Paramètres/ Droits des utilisateurs).

Lorsqu’aucun champ n’est renseigné, il prendra en compte tout les documents indexés dans la GEIDE. Une fenêtre s’affiche indiquant le nombre de document à afficher.

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Documents

Cet onglet liste les documents demandés en fonction des critères de sélection saisis.

Pour chaque document, sur la droite de l’écran la visualisation du PDF sera effective lorsque l’utilisateur à indiquer dans ses préférences qu’il veut voir les PDF (voir Préférences utilisateur).

Sinon, il devra passer du mode OFF Une image contenant texte, symbole, logo, Police

Description générée automatiquement au mode ON pour la visionneuse PDF (voir Préférences utilisateur).

TYPE DE DOCUMENT : Affichage du libellé du document indexé dans la GEIDE.

REFERENCE DU DOCUMENT : Affichage du numéro du document indexé dans la GEIDE.

DATE : Affichage de la date du document.

AGENCE : Affichage du code de l’agence pour laquelle le document est indexé dans la GEIDE.

CODE : Affichage du code du tiers (client ou fournisseur) du document.

RAISON SOCIALE : Affichage du nom du tiers (client ou fournisseur) qui a émis le document indexé.

AFFAIRE : Affichage du numéro de l’affaire pour laquelle le document est indexé.

DESIGNATION : Affichage de la désignation de l’affaire.

Les documents qui s’affichent en rouge, indique que

- soit le PDF n’existe plus dans le stockage,

- soit le PDF a été renommé,

en conséquence de quoi, il ne pourra pas l’afficher dans la visionneuse PDF.

Une image contenant jaune, texte, conception

Description générée automatiquement

En double cliquant sur le document, ce dernier s’ouvrent dans la visionneuse PDF installée par défaut sur le poste.

: Indique que le PDF concerne plusieurs affaires.

MENU CONTEXTUEL

Dans ce menu contextuel, possibilité, lorsque le PDF ne s’affiche pas dans la visionneuse PDF de pouvoir envoyer le document par mail :

Une image contenant texte, capture d’écran, nombre, logiciel

Description générée automatiquement

Imprimer : Permet d’éditer le PDF en l’ouvrant dans la visionneuse installée par défaut sur le poste.

Mail : Permet d’ouvrir l’envoi de mail Focus Evolution

Transférer : Permet d’enregistrer le PDF dans un répertoire du poste utilisateur.

Fonctionnalités de la visionneuse PDF

Nom du document.pdf	Affichage du nom du document stocké dans la GEIDE
	Permet d’afficher le chemin de stockage du PDF.
	Permet d’aller à la première page du PDF, permet de visualiser les pages précédentes
Page 1/1	Indication du n° de page en cours de visualisation. Indication du nombre de page au total du PDF.
	Permet d’aller à la dernière page du PDF, permet de visualiser les pages suivantes.
0%	Possibilité de faire pivoter le document. Affichage du pourcentage de rotation
	Permet d’enregistrer le PDF sur le poste utilisateur
	Permet d’imprimer le PDF
	Permet d’envoyer le PDF par mail
	Permet d’ouvrir le PDF dans le lecteur PDF par défaut du poste utilisateur
	Permet d’agrandir le PDF, en sélectionnant le pourcentage d’agrandissement.

Cliquer sur pour envoyer l’édition par courrier électronique.

Pour ajouter de nouveaux destinataires et/ ou de pièces jointes :

Une image contenant texte, capture d’écran, logiciel, nombre

Description générée automatiquement

DESTINATAIRES : L’adresse Mail est reprise par défaut dans l’entête de l’affaire « adresse E-mail des coordonnées du client ». Il est possible d’ajouter des destinataires.

Pour : Destinataire principal

Copie à : Destinataires supplémentaires visibles dans le courriel

Copie Cachée à : Destinataires supplémentaires invisibles dans le courriel

PIECES JOINTES : La pièce jointe par défaut correspond au devis. Il est possible d’ajouter d’autres pièces jointes, puis cliquer sur pour rechercher une ou un lot de pièces à joindre (Exemples, cahier des charges, photo, plans…). Cliquer sur pour visualiser le PDF.

SUJET : La zone est renseignée par défaut par le numéro de l’affaire en cours d’envoi.

MESSAGE : Saisir le message à joindre à votre envoi ou sélectionner le message type (Voir Fichiers de Base / Message Type).

Puis Cliquer sur pour Valider l’envoi par Mail.

Voir documentation Générale de la Geide

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Page Mise à Jour le 12/04/2024